wordt gevoerd. Een trias informatica, of trias transparantia, zo u wilt'.39 In de visie van Berendse vinden archivaris, informatiebeheerder en maatschappelijk belang hebbende elkaar in een overleg dat regisseert wat wanneer publiekelijk openbaar wordt. De visie van de ARA vond steun in de zogeheten 'Selectiebrief' van 2010.40 Deze kabinetsbrief was een (aangekondigd) vervolg op de eerdere kabinetsreactie op het advies van de beide raden.41 De brief kondigt op het gebied van archiefselectie vier maatregelen aan, waaronder 'een ketengerichte organisatie van waardering en selec tie in een digitale informatiehuishouding'.42 De maatregel komt erop neer dat het bestaande driehoeksoverleg (op rijksniveau) wordt vervangen door een strategisch informatieoverleg (SIO), bestaande uit de Chief Information Officer (CIO), of een daarmee gelijk te stellen functionaris, van elk departement en de ARA. Door OCW wordt als derde partij een onafhankelijk lid benoemd dat in het afwegingsproces een onafhankelijke stem heeft ten aanzien van de selectievoorstellen. In het SIO worden ook vraagstukken besproken die samenhangen met waardering en selectie, zoals openbaarheid en informatiebeveiliging. Eventuele knelpunten worden direct opgelost, rekening houdend met alle belangen in de informatieketen. Ten slotte wordt aangekondigd dat in overleg met het Interprovinciaal Overleg van en voor provincies (IPO), de VNG en de Unie van Waterschappen (UvW) zal worden gekeken hoe het SIO bij de decentrale overheden zal worden vormgegeven. De 'Selectiebrief' van het kabinet bevat veel elementen van de visie van de ARA, maar het ambitieuze concept van een trias informatica is van tafel. Uit het kamer stuk blijkt niet dat de regie op het archief- en informatiebeleid bij het SIO komt te liggen en ook niet dat daar tevens een brede maatschappelijke discussie dient te worden gevoerd. Als opvolger van het driehoeksoverleg wordt het SIO primair geposi tioneerd als onderdeel van een vernieuwd instrumentarium voor archiefselectie. Voornaamste doel van het SIO is om selectiebeslissingen tijdig en op het juiste niveau te nemen. Actieve openbaarheid wordt van ultiem doel teruggebracht tot bespreekpunt en als zodanig op gelijke voet gesteld met haar tegenpool, informatie beveiliging. Versterking van de samenwerking tussen het NA en de departementen was al kabinetsbeleid geworden, en als het SIO daaraan kon bijdragen, was dat mooi meegenomen. Het SIO werd aldus voorzichtig omarmd in Haagse burelen als nieuw concept voor ketensamenwerking met maatschappelijke inbreng bij archiefselectie. Maar het achterliggende idee was daarmee wel 'salonfahig' geworden. 6.1. Formele instelling van het SIO De invoering van het SIO voor de (gehele) overheid maakte nieuwe regelgeving nodig. Wie dacht dat BZK en OCW als voorbeeld van ketensamenwerking met een gezamenlijke regeling zouden komen, kwam bedrogen uit. In lijn met de 'Selectiebrief' werd gekozen voor een minimale wettelijke aanpassing, die vooral gericht was op het wegnemen van belemmeringen voor de ontwikkeling van het SIO. Dat kwam neer op een aanpassing door OCW van het Archiefbesluit 1995.43 Binnen dat formele kader werd het SIO alleen verplicht als het gaat om het ontwerpen van een selectielijst. Dit verplichte 'smalle' SIO heeft dus geen betrekking op andere ketengerichte onderwerpen. Maar de aan het besluit toegevoegde Nota van Toelichting geeft duidelijk aan dat er in het SIO ruimte bestaat voor een breder struc tureel overleg over functioneren en kwaliteit van de informatiehuishouding, waarin alle beschikbare kennis en expertise zijn gebundeld. Dat 'brede' SIO is met name bedoeld de archivaris in de gelegenheid te stellen om meer en effectiever vooraan in de informatieketen te acteren. Selectie aan de bron vergt immers een optimaal func tionerende informatieketen, vanaf de inrichting van systemen en voorzieningen tot en met opname van digitaal archief in het e-depot van een archiefbewaarplaats. Dat is in lijn met wat ook de raden in 2008 hadden geadviseerd.44 Naast formele invoering van het SIO bevat de wijziging van het Archiefbesluit 1995 nog een andere maatregel: de systematiek van een nieuwe selectielijst diende aan te sluiten op de ordeningsstructuur van het archief, een idee dat al in Gewaardeerd Verleden was terug te vinden en aansloot op aanbevelingen van Een dementerende overheid De minimale aanpassing vergde vernieuwing van artikel 3 van het Archiefbesluit 1995, dat betrekking heeft op de samenstelling van het overleg over een ontwerp- selectielijst. De opgave was om binnen bestaande kaders een regeling voor de gehele overheid te ontwerpen, ook voor zorgdragers die geen CIO hebben en voor decentrale overheden waar geen archivaris is benoemd. De nieuwe redactie luidt: Artikel 3 1. De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste: a. de persoon die hij binnen zijn organisatie uit hoofde van diens verantwoorde lijkheid voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen; b. indien deze is benoemd de archivaris die de beheerder is van de archiefbewaar plaats die is bestemd of mede is bestemd voor de bewaring van de archief bescheiden van de zorgdrager; c. in afwijking van onderdeel b de algemene rijksarchivaris indien de in dat onderdeel bedoelde archiefbewaarplaats een rijksarchiefbewaarplaats is; d. een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Ieder van deze deelnemers is nodig om ervoor te zorgen dat alle specifieke compo nenten van het SIO aan bod komen, respectievelijk de strategische, de ketengerichte en de maatschappelijke component. Strategische component: de ambtelijk verantwoordelijke/CIO. De twee inhoudelijk deskundigen uit het vroegere driehoeksoverleg zijn in het SIO vervangen door één functionaris met ambtelijke verantwoordelijkheid, namelijk degene die door de zorgdrager is aangewezen als verantwoordelijke voor nieuwe trends en ontwikkelingen 39 M. Berendse, Het archief als open source. Over het recht op informatie, openbaarheid van bestuur en digitale toegankelijkheid (Den Haag 2009), zie: http://www.gahetna.nl/sites/default/files/bijlagen/3_16691_0.pdf (geraadpleegd april 2017). 40 Kamerstukken II, 2010/2011, 29362, 186. De bijlage met kenmerk NA/10/6.639 gaat in op inhoudelijke aspecten van het vernieuwde archiefselectiebeleid en vormt een uitwerking van Gewaardeerd Verleden. 41 Zie noot 37. 228 robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg 42 De drie andere maatregelen zijn: toepassing van de vernieuwde selectieaanpak op de achterstanden in de bewerking van de archieven van het rijk; toepassing van de nieuw geformuleerde selectiedoelstelling als basis voor waardering en selectie van archieven; integratie van checks en balances in het selectieproces waardoor advisering achteraf door de Raad voor Cultuur bij elke afzonderlijke selectielijst vervalt. 43 Staatsblad 2012, 444. 44 In het raadsadvies Informatie: grondstof met toekomstwaarde werd aanbevolen dat archief- en informatiespeci alisten reeds bij de inrichting van ICT-systemen stelselmatig zouden worden betrokken met het oog op de duurzame toegankelijkheid van de informatie. 229

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 116