wordt gevoerd. Een trias informatica, of trias transparantia, zo u wilt'.39 In de visie
van Berendse vinden archivaris, informatiebeheerder en maatschappelijk belang
hebbende elkaar in een overleg dat regisseert wat wanneer publiekelijk openbaar
wordt.
De visie van de ARA vond steun in de zogeheten 'Selectiebrief' van 2010.40 Deze
kabinetsbrief was een (aangekondigd) vervolg op de eerdere kabinetsreactie op het
advies van de beide raden.41 De brief kondigt op het gebied van archiefselectie vier
maatregelen aan, waaronder 'een ketengerichte organisatie van waardering en selec
tie in een digitale informatiehuishouding'.42 De maatregel komt erop neer dat het
bestaande driehoeksoverleg (op rijksniveau) wordt vervangen door een strategisch
informatieoverleg (SIO), bestaande uit de Chief Information Officer (CIO), of een
daarmee gelijk te stellen functionaris, van elk departement en de ARA. Door OCW
wordt als derde partij een onafhankelijk lid benoemd dat in het afwegingsproces een
onafhankelijke stem heeft ten aanzien van de selectievoorstellen. In het SIO worden
ook vraagstukken besproken die samenhangen met waardering en selectie, zoals
openbaarheid en informatiebeveiliging. Eventuele knelpunten worden direct
opgelost, rekening houdend met alle belangen in de informatieketen. Ten slotte
wordt aangekondigd dat in overleg met het Interprovinciaal Overleg van en voor
provincies (IPO), de VNG en de Unie van Waterschappen (UvW) zal worden
gekeken hoe het SIO bij de decentrale overheden zal worden vormgegeven.
De 'Selectiebrief' van het kabinet bevat veel elementen van de visie van de ARA,
maar het ambitieuze concept van een trias informatica is van tafel. Uit het kamer
stuk blijkt niet dat de regie op het archief- en informatiebeleid bij het SIO komt te
liggen en ook niet dat daar tevens een brede maatschappelijke discussie dient te
worden gevoerd. Als opvolger van het driehoeksoverleg wordt het SIO primair geposi
tioneerd als onderdeel van een vernieuwd instrumentarium voor archiefselectie.
Voornaamste doel van het SIO is om selectiebeslissingen tijdig en op het juiste
niveau te nemen. Actieve openbaarheid wordt van ultiem doel teruggebracht tot
bespreekpunt en als zodanig op gelijke voet gesteld met haar tegenpool, informatie
beveiliging. Versterking van de samenwerking tussen het NA en de departementen
was al kabinetsbeleid geworden, en als het SIO daaraan kon bijdragen, was dat mooi
meegenomen. Het SIO werd aldus voorzichtig omarmd in Haagse burelen als nieuw
concept voor ketensamenwerking met maatschappelijke inbreng bij archiefselectie.
Maar het achterliggende idee was daarmee wel 'salonfahig' geworden.
6.1. Formele instelling van het SIO
De invoering van het SIO voor de (gehele) overheid maakte nieuwe regelgeving
nodig. Wie dacht dat BZK en OCW als voorbeeld van ketensamenwerking met een
gezamenlijke regeling zouden komen, kwam bedrogen uit. In lijn met de
'Selectiebrief' werd gekozen voor een minimale wettelijke aanpassing, die vooral
gericht was op het wegnemen van belemmeringen voor de ontwikkeling van het SIO.
Dat kwam neer op een aanpassing door OCW van het Archiefbesluit 1995.43 Binnen
dat formele kader werd het SIO alleen verplicht als het gaat om het ontwerpen van
een selectielijst. Dit verplichte 'smalle' SIO heeft dus geen betrekking op andere
ketengerichte onderwerpen. Maar de aan het besluit toegevoegde Nota van
Toelichting geeft duidelijk aan dat er in het SIO ruimte bestaat voor een breder struc
tureel overleg over functioneren en kwaliteit van de informatiehuishouding, waarin
alle beschikbare kennis en expertise zijn gebundeld. Dat 'brede' SIO is met name
bedoeld de archivaris in de gelegenheid te stellen om meer en effectiever vooraan in
de informatieketen te acteren. Selectie aan de bron vergt immers een optimaal func
tionerende informatieketen, vanaf de inrichting van systemen en voorzieningen tot
en met opname van digitaal archief in het e-depot van een archiefbewaarplaats.
Dat is in lijn met wat ook de raden in 2008 hadden geadviseerd.44
Naast formele invoering van het SIO bevat de wijziging van het Archiefbesluit 1995
nog een andere maatregel: de systematiek van een nieuwe selectielijst diende aan te
sluiten op de ordeningsstructuur van het archief, een idee dat al in Gewaardeerd
Verleden was terug te vinden en aansloot op aanbevelingen van Een dementerende
overheid
De minimale aanpassing vergde vernieuwing van artikel 3 van het Archiefbesluit
1995, dat betrekking heeft op de samenstelling van het overleg over een ontwerp-
selectielijst. De opgave was om binnen bestaande kaders een regeling voor de gehele
overheid te ontwerpen, ook voor zorgdragers die geen CIO hebben en voor decentrale
overheden waar geen archivaris is benoemd. De nieuwe redactie luidt:
Artikel 3
1. De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste:
a. de persoon die hij binnen zijn organisatie uit hoofde van diens verantwoorde
lijkheid voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen;
b. indien deze is benoemd de archivaris die de beheerder is van de archiefbewaar
plaats die is bestemd of mede is bestemd voor de bewaring van de archief
bescheiden van de zorgdrager;
c. in afwijking van onderdeel b de algemene rijksarchivaris indien de in dat
onderdeel bedoelde archiefbewaarplaats een rijksarchiefbewaarplaats is;
d. een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en
de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.
Ieder van deze deelnemers is nodig om ervoor te zorgen dat alle specifieke compo
nenten van het SIO aan bod komen, respectievelijk de strategische, de ketengerichte
en de maatschappelijke component.
Strategische component: de ambtelijk verantwoordelijke/CIO.
De twee inhoudelijk deskundigen uit het vroegere driehoeksoverleg zijn in het
SIO vervangen door één functionaris met ambtelijke verantwoordelijkheid,
namelijk degene die door de zorgdrager is aangewezen als verantwoordelijke voor
nieuwe trends en ontwikkelingen
39 M. Berendse, Het archief als open source. Over het recht op informatie, openbaarheid van bestuur en digitale
toegankelijkheid (Den Haag 2009), zie: http://www.gahetna.nl/sites/default/files/bijlagen/3_16691_0.pdf
(geraadpleegd april 2017).
40 Kamerstukken II, 2010/2011, 29362, 186. De bijlage met kenmerk NA/10/6.639 gaat in op inhoudelijke
aspecten van het vernieuwde archiefselectiebeleid en vormt een uitwerking van Gewaardeerd Verleden.
41 Zie noot 37.
228
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
42 De drie andere maatregelen zijn: toepassing van de vernieuwde selectieaanpak op de achterstanden in de
bewerking van de archieven van het rijk; toepassing van de nieuw geformuleerde selectiedoelstelling als basis
voor waardering en selectie van archieven; integratie van checks en balances in het selectieproces waardoor
advisering achteraf door de Raad voor Cultuur bij elke afzonderlijke selectielijst vervalt.
43 Staatsblad 2012, 444.
44 In het raadsadvies Informatie: grondstof met toekomstwaarde werd aanbevolen dat archief- en informatiespeci
alisten reeds bij de inrichting van ICT-systemen stelselmatig zouden worden betrokken met het oog op de
duurzame toegankelijkheid van de informatie.
229