van vastlegging van informatie tot en met blijvende bewaring dan wel vernietiging.
Niet alleen sturing op samenwerking tussen verschillende functionele onderdelen
bij een zorgdrager is dus geboden, ook ketensamenwerking tussen archiefvormer en
archiefbeheerder is noodzakelijk. Wat betreft archiefselectie betoogt de nota echter
dat de verschillende belangen - bedrijfsvoering en verantwoording enerzijds; histo
risch onderzoek en erfgoedwaarde anderzijds - er baat bij zouden hebben als die
helder bij betrokken partijen worden belegd, uitgaande van ieders verantwoordelijk
heden. Als consequentie daarvan bepleit de nota afschaffing van het driehoeks
overleg. In plaats daarvan geven de archiefvormers in een selectielijst aan wat en
wanneer op grond van de aflopende betekenis voor bedrijfsvoering en verantwoor
ding te vernietigen is, en bepaalt de ARA vanuit erfgoedperspectief in een apart
bewaarbesluit welke bescheiden voor toekomstige generaties van vernietiging
worden uitgezonderd. Dat zou bijdragen aan de efficiëntie en effectiviteit van het
proces van waardering en selectie. De achtergrond van de redenering was dat de
archiefwet werd beschouwd als een erfgoedwet, die niet geëigend was om digitaal
informatiebeheer te regelen.
Strategische sturing: bestuurlijk perspectief en erfgoedbelang
In vervolg op Informatie op Orde vragen de bewindslieden van OCW en BZK in 2008
aan de Raad voor het openbaar bestuur en de Raad voor Cultuur om een gezamenlijk
advies over de manier waarop de kwaliteit van het informatiebeheer bij het Rijk kan
worden verbeterd. In het door de beide raden uitgebrachte advies34 wordt het
bestuurlijk perspectief gehanteerd. Vanuit dat gezichtspunt wordt de insteek van
Informatie op Orde als te instrumenteel gezien. Het gaat niet om het toedelen van
ambtelijke verantwoordelijkheden maar om het aanbrengen van bestuurlijke samen
hang. Die is nodig, want ter voorkoming van een dreigend 'informatie-infarct' in de
digitale toekomst moet het informatie- en archiefbeleid hoger op de bestuurlijke en
ambtelijke agenda komen. Gepleit wordt voor een rijksbreed integraal beleid en voor
het beleggen bij elk ministerie van de algehele verantwoordelijkheid voor het archief-
en informatiebeleid bij het topmanagement. Het advies van de raden mondt erin
uit dat het archiefbeleid niet vooral vanuit het erfgoedperspectief moet worden
benaderd, maar vanuit het belang van de openbaarheid van bestuur. Alleen die
benadering kan op strategisch niveau een gemeenschappelijke agenda en dus ook
goede ketensamenwerking opleveren. Uiteindelijk zou er een algemene informatie-
wet moeten komen, waarin de archiefwet werd geïntegreerd.
Wat betreft archiefselectie lag er nu een complexe opgave. De Raad voor Cultuur had
namelijk enige jaren eerder een advies uitgebracht35 in het kader van een herijking
van het erfgoedselectiebeleid van OCW. De raad had in dit advies een lans gebroken
voor de emancipatie van het erfgoedbelang en het belang voor het historisch onder
zoek in het proces van waardering en selectie. De maatschappelijke functie van
archieven was onvoldoende gediend met een reconstructie van het overheids
handelen op hoofdlijnen, de selectiedoelstelling van PIVOT. Archiefselectie moest
dienstbaar zijn aan een bredere missie: het documenteren van de samenleving. Met
dit raadsadvies kreeg de eerdere kritiek op PIVOT uit de historische vakwereld een
weidser, meer maatschappelijk perspectief. Daarom gaf de algemene rijksarchivaris
Maarten van Boven in 2007 een breed samengestelde ad-hoc commissie onder
voorzitterschap van Charles Jeurgens de opdracht om een nieuwe methodiek voor
waardering en selectie te ontwerpen. De commissie formuleerde een nieuwe selectie
doelstelling, waarin het documenteren van de samenleving centraal stond. Ook
werd een aanpak ontwikkeld om deze ambitieuze doelstelling te realiseren. Het viel
echter buiten de opdracht aan de commissie om voorstellen te doen over de manier
waarop ketenpartners daarin zouden moeten samenwerken.36
6. Strategisch informatieoverleg als ketensamenwerking
In zijn reactie37 op het advies van de twee raden koos het kabinet ervoor om in plaats
van forse bestuurlijke en wettelijke ingrepen in te zetten op versterking van de
samenwerking in de informatie- en archiefketen bij het Rijk, met een duidelijke rol
voor het Nationaal Archief (NA). Samenwerking met de zorgdragers moet het
mogelijk maken dat digitaal archief snel wordt overgebracht naar het inmiddels
ingerichte e-depot van het NA. Maar om de digitale archiefvorming in goede banen
te leiden, moet de archivaris als adviseur 'naar voren in de keten'. De samenwerking
dient in het teken te staan van bevordering van (actieve) openbaarheid, wat ook een
meer eigentijdse archiefselectie vereist: 'Om belangrijke informatie vindbaar en toe
gankelijk te houden, moeten wij tijdig, zo mogelijk al bij de vorming van informatie,
bepalen welke informatie lang (duurzaam) toegankelijk gehouden moet worden.
Om dat mogelijk te maken is vernieuwing van het (archief)selectiebeleid noodzake
lijk'.
De in 2008 aangetreden algemene rijksarchivaris Martin Berendse zag het wettelijk
verankerde driehoeksoverleg als springplank bij uitstek om de gewenste ketensamen-
werking mogelijk te maken en als mogelijkheid om tegelijk invulling te geven aan de
oproep om maatschappelijke belangen beter te laten doorklinken bij archiefselectie.
Van formele opheffing van het driehoeksoverleg, zoals bepleit in Informatie op Orde,
kon daarom geen sprake zijn. Na 2008 zien we dit voornemen ook niet meer terug
keren in beleidsnota's. Er moest een opgeschaald driehoeksoverleg komen, waarin
ook ruimte zou zijn voor maatschappelijke inbreng, niet alleen bij archiefselectie
zoals de Raad voor Cultuur in 2005 had bepleit, maar ook bij andere onderwerpen
op de agenda. Want als (actieve) openbaarheid het centrale thema werd voor een
strategisch overleg tussen archiefvormer en archiefbeheerder, was dat thema tegelijk
ook hét onderwerp voor overleg tussen burger en overheid.
Deze visie heeft Berendse uiteengezet in oktober 2009 bij gelegenheid van de jaarlijk
se Ketelaarlezing: ons archiefrecht levert de basis voor de, door overheid én burger
gewenste, impuls voor actieve openbaarmaking. Zoals ik al zei hoort daar ook het
opschalen van het huidige driehoeksoverleg bij. Ik zie dat als een bestuurlijk
overleg tussen de CIO's38 van de departementen en andere overheidsorganisa
ties, een brede vertegenwoordiging van het belanghebbende veld en de algemene
rijksarchivaris. Een overleg waar de regie op het informatie- en archiefbeleid van de
overheid ligt én de brede maatschappelijke discussie over de informatiebelangen
nieuwe trends en ontwikkelingen
34 Raad voor Cultuur en Raad voor het Openbaar Bestuur, Informatie: grondstof met toekomstwaarde.
Contouren van een visie op de rol en betekenis van informatie (Den Haag 2008).
35 Raad voor Cultuur, Het tekort van het teveel: over de rijksverantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed
(Den Haag 2005).
226
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
36 K.J.P.F.M. Jeurgens, A.C.V.M. Bongenaar en M.C. Windhorst, Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor
een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven (Den Haag 2007).
37 Kamerstukken II, 2008/2009, 29362, 156.
38 Chief Information Officers, zie hierna.
227