worden gelegd en dat ingekomen visies in een opnieuw heropend driehoeksoverleg
moesten worden besproken. Na publicatie in de Staatscourant konden belangheb
benden de vaststelling aanvechten. Dat alles bracht (en brengt) naast allerlei
formele correspondentie vooral veel administratieve handelingen met zich mee,
zowel voor de archiefvormer als de archivaris. De vraag in hoeverre selectielijsten er
bij al die drukte kwalitatief beter van zijn geworden, valt buiten het bestek van dit
artikel. In het eerste decennium van deze eeuw is de procedure, die al in het simpelste
geval vanaf het indienen van een eerste ontwerp (start van het driehoeksoverleg)
tot en met publicatie in de Staatscourant meer dan een half jaar in beslag nam,26
stapsgewijs gestroomlijnd.27 De meest recente vereenvoudiging is het schrappen van
het verplichte advies van de Raad voor Cultuur, met ingang van 2013. Dit gebeurde
in samenhang met de wijziging van het Archiefbesluit 1995, waarbij het SIO is
ingesteld.
Samenvattend kampte het driehoeksoverleg na de eeuwwisseling bij de centrale
overheid met een aantal structurele problemen:
Erfenis uit het verleden was dat het overleg op laag niveau werd gevoerd en dat
de beschikbare deskundigheid vanuit de zorgdrager steeds minder toereikend
was, zeker in het licht van de toenemende complexiteit van de overheid en de
versnippering van het informatiebeheer.
PIVOT bood een uitweg, waarbij enerzijds samenwerking op strategisch niveau
werd ingezet en anderzijds een nieuwe methodiek (institutioneel onderzoek)
werd toegepast die verder inhoudelijk overleg van archivaris en deskundigen
feitelijk overbodig maakte.
Maar omdat PIVOT zich in de praktijk alleen richtte op het maken van
selectielijsten en niet op de overbrenging zelf, raakte de basis voor de samen
werking tussen archivaris en administratie als ketenpartners buiten beeld.28
Door formalisering van de procedure werd opstelling van een selectielijst een
stroperig ambtelijk proces.
Ten slotte ontbeerde dit driehoeksoverleg een welomschreven inbreng van
buiten. Bespraakte historici hadden voor hun beroepsgroep enige invloed
verworven en burgers mochten sinds 1996 hun zegje doen, maar de echte
belangenafweging was voorbehouden aan de zorgdrager en de ARA.
5. Nieuwe kaders: een digitale en toegankelijke overheid
Terwijl het driehoeksoverleg verzandde, dienden zich nieuwe vraagstukken aan die
direct of indirect raakten aan het archiefselectiebeleid. Daarbij zijn twee algemene
ontwikkelingen van invloed geweest: enerzijds de technologische ontwikkeling naar
een digitale informatiehuishouding, anderzijds de toenemende maatschappelijke
behoefte aan een meer open en toegankelijke overheid. Beide ontwikkelingen zijn
momenteel nog volop aan de orde. In de analyse van de effecten van deze ontwikke
lingen voor het archiefbeheer en bij de formulering van nieuw beleid zijn en worden
verschillende en soms tegenstrijdige accenten gelegd. Aan de ene kant is bepleit dat
archiefvormers en archivarissen veel intensiever en op meer strategisch niveau gaan
samenwerken, met als gemeenschappelijke basis voor overleg de openbaarheid van
bestuur. Tegelijk is opgeroepen om archiefselectie niet alleen te benaderen vanuit het
perspectief van de overheid, maar het documenteren van de samenleving voorop te
stellen.29
Digitale archiefvorming als taak van het management
In 2005 luidt de Rijksarchiefinspectie de noodklok met een nog altijd relevant
rapport.30 De algemene boodschap is dat bij het Rijk de digitale informatie niet op
orde is en dat 'het management zelf'31 ter verbetering het heft in handen moet
nemen. Anders dreigen onherroepelijk gaten in het institutionele geheugen te
ontstaan, met alle gevolgen van dien voor de bedrijfsvoering, de externe verant
woording en de reconstructie van het overheidshandelen op de lange termijn.
Het management moet sturen op samenwerking van de DIV (Documentaire
Informatie Voorziening) met de Informatie- en Communicatie Technologie (ICT)
en het proces- en kwaliteitsmanagement. Aanbevolen wordt dat de betrokken
bewindspersonen, thans OCW en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
(BZK) het thema duurzaam beheer van digitale overheidsinformatie vanuit hun
politieke verantwoordelijkheid samen oppakken.
Selectie moet beginnen bij de bron
Terwijl na 2000 de overbrenging van de papieren archieven na 1945 bij het Rijk op
gang komt, begint het besef te dagen dat selectie en overbrenging van digitale archie
ven vrijwel onmogelijk zal zijn als de selectie niet al bij creatie wordt geregeld.32 Dat
gaat verder dan wat eerder was betoogd. PIVOT had ermee geadverteerd dat selectie
lijsten bij uitstek konden worden gebruikt om de toekomstige informatiehuishou
ding te ordenen. En voordien luidde het advies van archivarissen sinds jaar en dag
om vernietigingslijsten al toe te passen bij afsluiting van de dynamische fase. Een
dementerende overheidschudt de vrijblijvendheid af. Het benadrukt de noodzaak dat
selectiebeslissingen direct worden geïmplementeerd in de dynamische (digitale)
informatiehuishouding, in die zin dat bij het ontstaan van bijvoorbeeld een digitaal
dossier dit direct kan worden gekoppeld aan een categorie archiefbescheiden in de
selectielijst. Selectie achteraf van digitaal archief is vrijwel ondoenlijk. De dringende
aanbeveling laat in het midden wat er concreet voor nodig is om dat te bereiken.
Afschaffing van het driehoeksoverleg
Het rapport van de archiefinspectie trof doel en leidde in 2006 tot de kabinetsnota
Informatie op Orde,33 een coproductie van de ministeries van BZK en OCW. De nota
stelt dat goed informatiebeheer met zich meebrengt dat partijen die vanuit verschil
lende belangen opereren daarvoor samen verantwoordelijk zijn: vanaf het moment
nieuwe trends en ontwikkelingen
224
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
26 Erfgoedinspectie, Inspectierapport over het project wegwerken achterstanden archieven, tweede deelrapportage
(Den Haag 2008) 10.
27 Onder meer door digitale ter inzage legging en door (digitale) publicatie van alleen het vaststellingsbesluit,
niet de selectielijst zelf.
28 Opvallend is dat concrete ketensamenwerking, waarbij selectie, overbrenging en openbaarheid in samen
hang worden besproken, vooral in het kader van incidentele vernietiging heeft plaatsgevonden. Dit werd
afgeschaft in 1996.
29 Zie voor een overzicht van de ontwikkeling van het archiefselectiebeleid in de periode 2005-2014 Een nieuwe
waarderingsmethode en selectieaanpak: waar komen we vandaan en waar staan we nu? (Den Haag 2014), zie:
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20140627_notitie_waarderingsmethode_
selectieaanpakrevakdefa.pdf (geraadpleegd juli 2017).
30 Rijksarchiefinspectie, Een dementerende overheid? De risico's van digitaal beheer van verantwoordingsinformatie
bij de centrale overheid (Den Haag 2005).
31 Er wordt niet gespecificeerd op welk niveau en vanuit welke functie deze sturing zou moeten plaatsvinden.
32 Dit kwam voor het eerst duidelijk naar voren bij inventarisatie en selectie in 2002 van het digitale archief
van de opgeheven Arbeidsvoorziening. Dit voorbeeld van 'digitale archeologie' is beschreven in de inleiding
van de Inventaris van het digitale archief van de Arbeidsvoorziening 1994-2001, zie: http://www.gahetna.nl/
collectie/archief/pdf/NL-HaNA_2.25.07.ead.pdf (geraadpleegd april 2017).
33 Informatie op orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie (Den Haag 2006) (Kamerstukken II,
2005/2006, 29362, 101).
225