opgenomen in lijsten.18 Daarmee werd vooruitgelopen op de Archiefwet 1995. Ook bij de decentrale overheden kwam meer aandacht voor selectielijsten, met name in generieke vorm. Dat wil zeggen dat gestreefd wordt naar lijsten voor alle overheids organen in een bepaalde bestuurslaag (gemeenten, provincies, waterschappen). Daarbij speelden archiefinspecteurs, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en diens Centraal Adviesbureau voor Organisatie, Documentatie, Registratie en Personeelsbeheer (ODRP) een belangrijke rol.19 Het ontbreken van een verplichting tot vernietiging, dat wil zeggen het daadwerkelijk toepassen van selectielijsten, bleek een knelpunt toen de overheid zich in de tachti ger jaren voornam om de wettelijke overbrengingstermijn te verkorten van 50 naar 20 jaar omwille van vergroting van de openbaarheid van overheidsarchieven.20 De bewerkingsachterstanden, met name bij de rijksoverheid, waren namelijk gigan tisch. Het inkorten van de wettelijke overbrengingstermijn naar 20 jaar betekende sowieso een intensivering van de contacten tussen archiefvormers en archivarissen, maar de achterstanden in bewerking en overbrenging stelden beide ketenpartners daarbij voor een gezamenlijke opgave. Daarom werd in 1991 bij het Rijk het tienjarige Project verkorting overbrengingster mijn (PIVOT) gestart.21 Vanuit de toenmalige Rijksarchiefdienst was de algemene rijksarchivaris Eric Ketelaar de drijvende kracht. PIVOT liep vooruit op de Archiefwet 1995, die voorschrijft dat alleen op basis van een selectielijst geschoond archief in aanmerking komt voor overbrenging. Het project was een samenwerkingsverband tussen de Rijksarchiefdienst en de departementen met als eerste doel het opstellen van een dekkend net van selectielijsten voor de centrale overheid, dat alle archief bescheiden gevormd vanaf 1945 tot dan toe zou bestrijken. De lijsten hadden niet alleen betrekking op de te vernietigen, maar ook op de te bewaren bescheiden en waren zo de eerste 'echte' selectielijsten. De samenwerking werd op hoog niveau gesmeed. De ARA sloot met de secretaris-generaal van elk departement een convenant af. Het benodigde overzicht voor de selectie werd verkregen door een insti tutioneel onderzoek per beleidsterrein, in teamverband uitgevoerd, waarbij vanuit Rijksarchiefdienst en ministeries een gelijke onderzoekscapaciteit werd ingezet. PIVOT heeft veel betekend voor de ontwikkeling van theorie en aanpak van archief selectie. Voor het eerst formuleerden archivaris en administratie een overkoepelende selectiedoelstelling, die werd uitgewerkt in een set bewaarcriteria en geoperationali seerd in een heldere methodiek. Ook was het project op strategisch niveau een ultieme vorm van ketensamenwerking. Maar de projectmatige en resultaatgerichte aanpak vereiste ook dat zaken buiten beschouwing bleven. Bij het toepassen van de methodiek werd bewust niet gekeken naar de inrichting van de informatiehuishou ding, maar vooral gelet op formele taken.22 Het institutioneel onderzoek kon zich dus vooral beperken tot bureauonderzoek. Daarnaast concentreerde PIVOT zich in de praktijk vooral op het produceren van selectielijsten, de daadwerkelijke selectie en de overbrenging waren bij afsluiting van het project nog niet aan bod gekomen.23 In het kader van PIVOT beperkte het driehoeksoverleg zich - enigszins gechargeerd - tot het vaststellen door de ARA en het departement van een tamelijk abstracte concept-selectielijst die in coproductie was opgesteld volgens vaste 'productspecifica ties'. Het vitale aspect van het driehoeksoverleg, een eendrachtige en deskundige samenwerking tussen ketenpartners aan de hand van een overzicht van de infor matiehuishouding, raakte daarmee op de achtergrond. Daarbij is het de vraag in hoeverre het ideaalbeeld van het driehoeksoverleg ooit heeft gestrookt met de werke lijkheid. Het overleg heeft namelijk in de praktijk - althans bij het Rijk - nooit een hoge status gehad. De ARA liet zich in de regel vertegenwoordigen door een van zijn ambtenaren. En voor hen was het in de praktijk nauwelijks mogelijk zich te verdie pen in de informatiehuishouding van alle overheidsorganisaties. Voor de registra tuur met haar beperkte status binnen de organisatie was het vaak lastig om genoeg expertise van beleidsambtenaren te verkrijgen. Ook werd de registratuur zelf meer en meer gedecentraliseerd. En wat er aan dynamische archieven werd gevormd, bleef voor de beheerder van een semi-statisch archief steeds meer buiten beeld. PIVOT moet daarom vooral worden gezien als een poging om met inachtneming van die realiteit, en in het licht van gigantische achterstanden in bewerking en overbren ging, tot een zo objectief en effectief mogelijke aanpak van archiefselectie te komen.24 Het KB van 1972 gaf uitdrukkelijk ruimte ook anderen te betrekken bij het opstellen van een selectielijst. De al genoemde handleiding van de VAN raadt de archivaris daarom aan om zich in voorkomende gevallen te laten bijstaan door externe deskun digen. Niet omwille van het belang voor het historisch onderzoek - dat kon een wetenschappelijk geschoolde en ervaren archivaris zelf wel behartigen - maar vooral om uit burgerperspectief naar een vernietigingslijst te kijken. De projectmatige aanpak van PIVOT liet weinig ruimte voor maatschappelijke inbreng in het drie hoeksoverleg. Die werd - na druk uit het historisch veld - ad hoc vormgegeven door een 'materiedeskundige' historicus in de rol van adviseur van de ARA nog eens kritisch naar een lijst te laten kijken. Hiertoe zijn afspraken gemaakt met de beroeps vereniging van historici, het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap (KNHG), en later met het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis (thans Huygens ING).25 Van een bewust nagestreefde maatschappelijke inbreng in het driehoeks overleg is tot de visievorming over het SIO echter geen sprake geweest. 4. Verzanding driehoeksoverleg De inbedding van het driehoeksoverleg in het formele vaststellingstraject van een selectielijst maakte dat het overleg zelf de neiging had ook te formaliseren. Van begin af aan moest het overleg worden heropend als de Raad voor Cultuur bij zijn verplich te advies over de lijst vragen of opmerkingen had. Sinds PIVOT werd het overleg al eerder heropend, wanneer het advies van de materiedeskundige historicus op tafel lag. De nieuwe Archiefwet 1995 moest rekening houden met de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dat betekent dat een concept-selectielijst ook ter inzage moest nieuwe trends en ontwikkelingen 18 Ibidem. 19 A.J.M. den Teuling, in: Voor burger en bestuur, 130-133. 20 Nota Archiefbeleid, 9. 21 Over de inhoudelijke kant van PIVOT is vrij veel gediscussieerd en gepubliceerd, zie de verwijzing in noot 8. Inzicht in PIVOT als project is te vinden in: De handelingen gewaardeerd. Evaluatie van het Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT), (Den Haag 2000). 222 robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg 22 Rijksarchiefdienst, Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen. Een methode voor de vervaardiging van een archiefselectie-instrument uitgaande van het handelen van de overheid (Den Haag 1992). 23 De handelingen gewaardeerd, 29-49. 24 Deze passage is gebaseerd op mijn indrukken als lid van het PIVOT-team in de periode 1993-1998. 25 N. Schreuder, 'Historisch of administratief?', in: Selectie, 126 (zie noot 8). De inbreng van historici komt elders in dit jaarboek aan bod in het artikel van A. Kolle en F. Limburg, 'Van trendanalyse naar hotspot monitor'. 223

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 113