opgenomen in lijsten.18 Daarmee werd vooruitgelopen op de Archiefwet 1995.
Ook bij de decentrale overheden kwam meer aandacht voor selectielijsten, met name
in generieke vorm. Dat wil zeggen dat gestreefd wordt naar lijsten voor alle overheids
organen in een bepaalde bestuurslaag (gemeenten, provincies, waterschappen).
Daarbij speelden archiefinspecteurs, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten
(VNG) en diens Centraal Adviesbureau voor Organisatie, Documentatie, Registratie
en Personeelsbeheer (ODRP) een belangrijke rol.19
Het ontbreken van een verplichting tot vernietiging, dat wil zeggen het daadwerkelijk
toepassen van selectielijsten, bleek een knelpunt toen de overheid zich in de tachti
ger jaren voornam om de wettelijke overbrengingstermijn te verkorten van 50 naar
20 jaar omwille van vergroting van de openbaarheid van overheidsarchieven.20
De bewerkingsachterstanden, met name bij de rijksoverheid, waren namelijk gigan
tisch. Het inkorten van de wettelijke overbrengingstermijn naar 20 jaar betekende
sowieso een intensivering van de contacten tussen archiefvormers en archivarissen,
maar de achterstanden in bewerking en overbrenging stelden beide ketenpartners
daarbij voor een gezamenlijke opgave.
Daarom werd in 1991 bij het Rijk het tienjarige Project verkorting overbrengingster
mijn (PIVOT) gestart.21 Vanuit de toenmalige Rijksarchiefdienst was de algemene
rijksarchivaris Eric Ketelaar de drijvende kracht. PIVOT liep vooruit op de Archiefwet
1995, die voorschrijft dat alleen op basis van een selectielijst geschoond archief in
aanmerking komt voor overbrenging. Het project was een samenwerkingsverband
tussen de Rijksarchiefdienst en de departementen met als eerste doel het opstellen
van een dekkend net van selectielijsten voor de centrale overheid, dat alle archief
bescheiden gevormd vanaf 1945 tot dan toe zou bestrijken. De lijsten hadden niet
alleen betrekking op de te vernietigen, maar ook op de te bewaren bescheiden en
waren zo de eerste 'echte' selectielijsten. De samenwerking werd op hoog niveau
gesmeed. De ARA sloot met de secretaris-generaal van elk departement een
convenant af. Het benodigde overzicht voor de selectie werd verkregen door een insti
tutioneel onderzoek per beleidsterrein, in teamverband uitgevoerd, waarbij vanuit
Rijksarchiefdienst en ministeries een gelijke onderzoekscapaciteit werd ingezet.
PIVOT heeft veel betekend voor de ontwikkeling van theorie en aanpak van archief
selectie. Voor het eerst formuleerden archivaris en administratie een overkoepelende
selectiedoelstelling, die werd uitgewerkt in een set bewaarcriteria en geoperationali
seerd in een heldere methodiek. Ook was het project op strategisch niveau een
ultieme vorm van ketensamenwerking. Maar de projectmatige en resultaatgerichte
aanpak vereiste ook dat zaken buiten beschouwing bleven. Bij het toepassen van de
methodiek werd bewust niet gekeken naar de inrichting van de informatiehuishou
ding, maar vooral gelet op formele taken.22 Het institutioneel onderzoek kon zich
dus vooral beperken tot bureauonderzoek. Daarnaast concentreerde PIVOT zich in
de praktijk vooral op het produceren van selectielijsten, de daadwerkelijke selectie en
de overbrenging waren bij afsluiting van het project nog niet aan bod gekomen.23
In het kader van PIVOT beperkte het driehoeksoverleg zich - enigszins gechargeerd -
tot het vaststellen door de ARA en het departement van een tamelijk abstracte
concept-selectielijst die in coproductie was opgesteld volgens vaste 'productspecifica
ties'. Het vitale aspect van het driehoeksoverleg, een eendrachtige en deskundige
samenwerking tussen ketenpartners aan de hand van een overzicht van de infor
matiehuishouding, raakte daarmee op de achtergrond. Daarbij is het de vraag in
hoeverre het ideaalbeeld van het driehoeksoverleg ooit heeft gestrookt met de werke
lijkheid. Het overleg heeft namelijk in de praktijk - althans bij het Rijk - nooit een
hoge status gehad. De ARA liet zich in de regel vertegenwoordigen door een van zijn
ambtenaren. En voor hen was het in de praktijk nauwelijks mogelijk zich te verdie
pen in de informatiehuishouding van alle overheidsorganisaties. Voor de registra
tuur met haar beperkte status binnen de organisatie was het vaak lastig om genoeg
expertise van beleidsambtenaren te verkrijgen. Ook werd de registratuur zelf meer en
meer gedecentraliseerd. En wat er aan dynamische archieven werd gevormd, bleef
voor de beheerder van een semi-statisch archief steeds meer buiten beeld. PIVOT
moet daarom vooral worden gezien als een poging om met inachtneming van die
realiteit, en in het licht van gigantische achterstanden in bewerking en overbren
ging, tot een zo objectief en effectief mogelijke aanpak van archiefselectie te
komen.24
Het KB van 1972 gaf uitdrukkelijk ruimte ook anderen te betrekken bij het opstellen
van een selectielijst. De al genoemde handleiding van de VAN raadt de archivaris
daarom aan om zich in voorkomende gevallen te laten bijstaan door externe deskun
digen. Niet omwille van het belang voor het historisch onderzoek - dat kon een
wetenschappelijk geschoolde en ervaren archivaris zelf wel behartigen - maar vooral
om uit burgerperspectief naar een vernietigingslijst te kijken. De projectmatige
aanpak van PIVOT liet weinig ruimte voor maatschappelijke inbreng in het drie
hoeksoverleg. Die werd - na druk uit het historisch veld - ad hoc vormgegeven door
een 'materiedeskundige' historicus in de rol van adviseur van de ARA nog eens
kritisch naar een lijst te laten kijken. Hiertoe zijn afspraken gemaakt met de beroeps
vereniging van historici, het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap
(KNHG), en later met het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis (thans Huygens
ING).25 Van een bewust nagestreefde maatschappelijke inbreng in het driehoeks
overleg is tot de visievorming over het SIO echter geen sprake geweest.
4. Verzanding driehoeksoverleg
De inbedding van het driehoeksoverleg in het formele vaststellingstraject van een
selectielijst maakte dat het overleg zelf de neiging had ook te formaliseren. Van begin
af aan moest het overleg worden heropend als de Raad voor Cultuur bij zijn verplich
te advies over de lijst vragen of opmerkingen had. Sinds PIVOT werd het overleg al
eerder heropend, wanneer het advies van de materiedeskundige historicus op tafel
lag. De nieuwe Archiefwet 1995 moest rekening houden met de Algemene wet
bestuursrecht (Awb). Dat betekent dat een concept-selectielijst ook ter inzage moest
nieuwe trends en ontwikkelingen
18 Ibidem.
19 A.J.M. den Teuling, in: Voor burger en bestuur, 130-133.
20 Nota Archiefbeleid, 9.
21 Over de inhoudelijke kant van PIVOT is vrij veel gediscussieerd en gepubliceerd, zie de verwijzing in noot 8.
Inzicht in PIVOT als project is te vinden in: De handelingen gewaardeerd. Evaluatie van het Project Invoering
Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT), (Den Haag 2000).
222
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
22 Rijksarchiefdienst, Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen. Een methode voor de vervaardiging
van een archiefselectie-instrument uitgaande van het handelen van de overheid (Den Haag 1992).
23 De handelingen gewaardeerd, 29-49.
24 Deze passage is gebaseerd op mijn indrukken als lid van het PIVOT-team in de periode 1993-1998.
25 N. Schreuder, 'Historisch of administratief?', in: Selectie, 126 (zie noot 8). De inbreng van historici komt
elders in dit jaarboek aan bod in het artikel van A. Kolle en F. Limburg, 'Van trendanalyse naar hotspot
monitor'.
223