steeds vaker voorkwam om archiefbestanden van na 1813 over te brengen. Deze optie was alleen bedoeld in geval van ondeugdelijkheid van een oude vernietigings- lijst of overbrenging van een afgesloten bestand.9 Volgens het Archiefbesluit 1968 is het vaststellen van een vernietigingslijst of een machtiging tot vernietiging geen zaak meer van alleen de overheidsadministraties, waarbij een archivaris hooguit adviseert. Door vernietiging wordt immers bepaald wat niet (en impliciet wat wel) naar een archiefbewaarplaats zal worden over gebracht. Bij vaststelling van een lijst, respectievelijk een incidentele machtiging, is daarom ook altijd 'Onze minister' betrokken, dat wil zeggen de minister die over de overgebrachte archieven gaat (art. 3, lid 3 en lid 4), tegenwoordig de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW). Daarnaast moet over elke vernieti gingslijst de in 1968 ingestelde Archiefraad een advies uitbrengen.10 In alle gevallen speelt ook de ARA een belangrijke rol: hij is door 'Onze minister' gemandateerd om het besluit tot vaststelling van een lijst te nemen, en ook treedt hij op als vaste adviseur bij het verlenen van machtiging tot incidentele vernietiging. Naast het vastleggen van bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden is nadere invulling van de wijze van opstellen van vernietigingslijsten van belang. Dat is later geregeld, in het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden 1972.11 Dit KB legt beproefde experimentele werkwijzen vast en weerspiegelt de uitkomsten van jarenlange beraadslagingen onder archivarissen, vooral gevoerd binnen de VAN.12 Het besluit geeft aan hoe het opstellen van een vernietigingslijst moet gebeuren, wie daarbij betrokken zijn en met welke gezichts punten en belangen rekening moet worden gehouden. Met name het laatste is nogal fundamenteel, omdat de wetgever daarmee voor het eerst zegt op grond waarvan overheidsarchief eigenlijk bewaard moet worden. De opsomming in het KB van 1972 is in grote trekken overgenomen in art. 2 van het Archiefbesluit 1995. Gezichtspunten zijn de taak van het desbetreffende overheidsorgaan en de verhou ding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen. Daarbij moet worden gelet op het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor over heidsorganen, voor recht- of bewijszoekende burgers en voor historisch onderzoek. Tot slot moet ook rekening worden gehouden met de waarde van de archiefbeschei den als bestanddeel van het cultureel erfgoed.13 Voor het opstellen van een vernietigingslijst werd uiteenlopende expertise nodig geacht. Het KB van 1972 schrijft voor wie ten minste bij het opstellen van een lijst moesten worden betrokken. Een circulaire vanuit het ministerie van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk (CRM) uit hetzelfde jaar geeft daarbij de nodige specificaties.14 Ten eerste gaat het om een of meer personen die op de hoogte moeten zijn van de taak van het overheidsorgaan waarop de lijst betrekking heeft. Daaronder zijn beleidsambtenaren van de archiefvormer te verstaan. Ten tweede een of meer personen die geacht kunnen worden deskundig te zijn ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de archiefvormer. Daarbij wordt gedoeld op de registratuur. Ten derde de ARA of een van diens ambtenaren als vertegenwoordiger, die op het niveau van de centrale overheid de toekomstige beheerder vertegenwoor digt. Bij het opstellen van lijsten voor decentrale overheden moeten bovendien de inspecteurs en archivarissen worden betrokken die ingevolge het Archiefbesluit 1968 al een adviestaak bij de vaststelling van een lijst hebben. Wat het KB niet expliciet vermeldt en waar de circulaire van CRM de nadruk op legt, is dat de genoemde experts hun werk in gezamenlijk overleg doen: een zogeheten 'driehoeksoverleg'. Het opstellen van een vernietigingslijst is weliswaar de verant woordelijkheid van de zorgdrager, maar het gesprek over een eerste concept, opgesteld door de registratuur, moet na overweging van alle relevante aspecten uiteindelijk resulteren in een gezamenlijk gedragen eindconcept dat vervolgens voor formeel advies en bestuurlijke vaststelling wordt doorgeleid. De circulaire zegt niet welke deelnemer welke aspecten voor zijn rekening moet nemen. Ze moeten er samen uitkomen. Hoe een en ander in de praktijk kan worden uitgevoerd wordt in 1977 beschreven in een handleiding van de Vereniging van Archivarissen in Nederland (VAN).15 Het driehoeksoverleg was niet voorgeschreven bij een aanvraag voor incidentele vernietiging. In dat geval speelden echter dezelfde gezichtspunten en belangen een rol als bij het opstellen van een vernietigingslijst en was dus ook dezelfde deskundig heid geboden. Het lijkt erop dat in de praktijk wel degelijk een (informeel) driehoeks overleg werd gevoerd, een ketenoverleg en nauwe samenwerking tussen oude en nieuwe archiefbeheerder. Een ambtelijke discussienota uit 1982 bepleit in elk geval om het driehoeksoverleg ook bij incidentele vernietiging formeel verplicht te stellen.16 Dat is uiteindelijk niet doorgezet, omdat deze vorm van selectie volgens de Archiefwet 1995 niet langer is toegestaan. Sindsdien mogen overheden hun archief alleen vernietigen conform een vastgestelde selectielijst en moeten zij een selectielijst als zodanig ook toepassen. 3. Bewerkingsachterstanden: nieuwe selectieaanpak In de jaren zeventig en tachtig ontstond verdere toenadering tussen archivaris en registratuur door geregeld en intensief overleg in het kader van inspectie, overbren ging en het opstellen van selectielijsten. Vernietiging op basis van selectielijsten werd bij de rijksoverheid steeds meer beschouwd als vast onderdeel van goed archief beheer.17 In het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie 1980 (opvolger van het eerdergenoemde Besluit uit 1950) is de bevoegdheid om te vernietigen aangescherpt tot een verplichting voor zover de bescheiden zijn nieuwe trends en ontwikkelingen 9 Circulaire van de ARA van 4 juli 1991, in: Nederlandse Staatswetten. Editie Schuurman en Jordens 90 (Zwolle 1993 12e druk) 169-172. 10 Deze rol is ingevolge wijzigingen in de formele adviseringsstructuur later overgenomen door de Raad voor het Cultuurbeheer en daarna de Raad voor Cultuur. 11 Staatscourant 1972: 109. 12 Zie noot 15. 13 Het besluit van 1972 noemt nog niet de waarde van archief voor het cultureel erfgoed. Archiefbesluit 1995 art. 2 heeft daarnaast een wijdere strekking: het is ook van toepassing bij het vaststellen van een selectielijst (dus niet alleen het opstellen) en tevens bij de voorbereiding van besluiten over vervanging of vervreemding. 220 robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg 14 Circulaire van de staatssecretaris van CRM van 31 oktober 1972 aan de ministers, in: Nederlandse Staatswetten. Editie Schuurman en Jordens 90, 166-169. 15 H.J. van Meerendonk, Handleiding voor selectie en vernietiging van archiefbescheiden (1977). De VAN gaf in 1970 de opdracht om een handleiding te maken. Een tweede versie werd in 198 5 gepubliceerd door de Stichting Archiefpublicaties (S@P). 16 Commissie nota archiefbeleid, Discussienota Archiefbeleid, (Den Haag 1982) 30-31. Dit stuk legde de basis voor de Nota Archiefbeleid van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (Kamerstukken II, 1984/198 5, 19068). Op haar beurt stelde deze ministeriële nota de beleidskaders voor de Archiefwet 1995 vast. 17 W.E. Goelema, in: Voor burger en bestuur, 125. 221

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 112