steeds vaker voorkwam om archiefbestanden van na 1813 over te brengen. Deze
optie was alleen bedoeld in geval van ondeugdelijkheid van een oude vernietigings-
lijst of overbrenging van een afgesloten bestand.9
Volgens het Archiefbesluit 1968 is het vaststellen van een vernietigingslijst of een
machtiging tot vernietiging geen zaak meer van alleen de overheidsadministraties,
waarbij een archivaris hooguit adviseert. Door vernietiging wordt immers bepaald
wat niet (en impliciet wat wel) naar een archiefbewaarplaats zal worden over
gebracht. Bij vaststelling van een lijst, respectievelijk een incidentele machtiging, is
daarom ook altijd 'Onze minister' betrokken, dat wil zeggen de minister die over de
overgebrachte archieven gaat (art. 3, lid 3 en lid 4), tegenwoordig de minister van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW). Daarnaast moet over elke vernieti
gingslijst de in 1968 ingestelde Archiefraad een advies uitbrengen.10 In alle gevallen
speelt ook de ARA een belangrijke rol: hij is door 'Onze minister' gemandateerd om
het besluit tot vaststelling van een lijst te nemen, en ook treedt hij op als vaste
adviseur bij het verlenen van machtiging tot incidentele vernietiging.
Naast het vastleggen van bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden is nadere
invulling van de wijze van opstellen van vernietigingslijsten van belang. Dat is later
geregeld, in het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten
archiefbescheiden 1972.11 Dit KB legt beproefde experimentele werkwijzen vast en
weerspiegelt de uitkomsten van jarenlange beraadslagingen onder archivarissen,
vooral gevoerd binnen de VAN.12 Het besluit geeft aan hoe het opstellen van een
vernietigingslijst moet gebeuren, wie daarbij betrokken zijn en met welke gezichts
punten en belangen rekening moet worden gehouden. Met name het laatste is nogal
fundamenteel, omdat de wetgever daarmee voor het eerst zegt op grond waarvan
overheidsarchief eigenlijk bewaard moet worden. De opsomming in het KB van 1972
is in grote trekken overgenomen in art. 2 van het Archiefbesluit 1995.
Gezichtspunten zijn de taak van het desbetreffende overheidsorgaan en de verhou
ding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen. Daarbij moet worden
gelet op het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor over
heidsorganen, voor recht- of bewijszoekende burgers en voor historisch onderzoek.
Tot slot moet ook rekening worden gehouden met de waarde van de archiefbeschei
den als bestanddeel van het cultureel erfgoed.13
Voor het opstellen van een vernietigingslijst werd uiteenlopende expertise nodig
geacht. Het KB van 1972 schrijft voor wie ten minste bij het opstellen van een lijst
moesten worden betrokken. Een circulaire vanuit het ministerie van Cultuur,
Recreatie en Maatschappelijk Werk (CRM) uit hetzelfde jaar geeft daarbij de nodige
specificaties.14 Ten eerste gaat het om een of meer personen die op de hoogte moeten
zijn van de taak van het overheidsorgaan waarop de lijst betrekking heeft. Daaronder
zijn beleidsambtenaren van de archiefvormer te verstaan. Ten tweede een of meer
personen die geacht kunnen worden deskundig te zijn ten aanzien van het beheer
van de archiefbescheiden van de archiefvormer. Daarbij wordt gedoeld op de
registratuur. Ten derde de ARA of een van diens ambtenaren als vertegenwoordiger,
die op het niveau van de centrale overheid de toekomstige beheerder vertegenwoor
digt. Bij het opstellen van lijsten voor decentrale overheden moeten bovendien de
inspecteurs en archivarissen worden betrokken die ingevolge het Archiefbesluit 1968
al een adviestaak bij de vaststelling van een lijst hebben.
Wat het KB niet expliciet vermeldt en waar de circulaire van CRM de nadruk op legt,
is dat de genoemde experts hun werk in gezamenlijk overleg doen: een zogeheten
'driehoeksoverleg'. Het opstellen van een vernietigingslijst is weliswaar de verant
woordelijkheid van de zorgdrager, maar het gesprek over een eerste concept,
opgesteld door de registratuur, moet na overweging van alle relevante aspecten
uiteindelijk resulteren in een gezamenlijk gedragen eindconcept dat vervolgens voor
formeel advies en bestuurlijke vaststelling wordt doorgeleid. De circulaire zegt niet
welke deelnemer welke aspecten voor zijn rekening moet nemen. Ze moeten er
samen uitkomen. Hoe een en ander in de praktijk kan worden uitgevoerd wordt in
1977 beschreven in een handleiding van de Vereniging van Archivarissen in
Nederland (VAN).15
Het driehoeksoverleg was niet voorgeschreven bij een aanvraag voor incidentele
vernietiging. In dat geval speelden echter dezelfde gezichtspunten en belangen een
rol als bij het opstellen van een vernietigingslijst en was dus ook dezelfde deskundig
heid geboden. Het lijkt erop dat in de praktijk wel degelijk een (informeel) driehoeks
overleg werd gevoerd, een ketenoverleg en nauwe samenwerking tussen oude en
nieuwe archiefbeheerder. Een ambtelijke discussienota uit 1982 bepleit in elk geval
om het driehoeksoverleg ook bij incidentele vernietiging formeel verplicht te
stellen.16 Dat is uiteindelijk niet doorgezet, omdat deze vorm van selectie volgens de
Archiefwet 1995 niet langer is toegestaan. Sindsdien mogen overheden hun archief
alleen vernietigen conform een vastgestelde selectielijst en moeten zij een selectielijst
als zodanig ook toepassen.
3. Bewerkingsachterstanden: nieuwe selectieaanpak
In de jaren zeventig en tachtig ontstond verdere toenadering tussen archivaris en
registratuur door geregeld en intensief overleg in het kader van inspectie, overbren
ging en het opstellen van selectielijsten. Vernietiging op basis van selectielijsten
werd bij de rijksoverheid steeds meer beschouwd als vast onderdeel van goed archief
beheer.17 In het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie
1980 (opvolger van het eerdergenoemde Besluit uit 1950) is de bevoegdheid om
te vernietigen aangescherpt tot een verplichting voor zover de bescheiden zijn
nieuwe trends en ontwikkelingen
9 Circulaire van de ARA van 4 juli 1991, in: Nederlandse Staatswetten. Editie Schuurman en Jordens 90
(Zwolle 1993 12e druk) 169-172.
10 Deze rol is ingevolge wijzigingen in de formele adviseringsstructuur later overgenomen door de Raad voor
het Cultuurbeheer en daarna de Raad voor Cultuur.
11 Staatscourant 1972: 109.
12 Zie noot 15.
13 Het besluit van 1972 noemt nog niet de waarde van archief voor het cultureel erfgoed. Archiefbesluit 1995
art. 2 heeft daarnaast een wijdere strekking: het is ook van toepassing bij het vaststellen van een selectielijst
(dus niet alleen het opstellen) en tevens bij de voorbereiding van besluiten over vervanging of vervreemding.
220
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
14 Circulaire van de staatssecretaris van CRM van 31 oktober 1972 aan de ministers, in: Nederlandse
Staatswetten. Editie Schuurman en Jordens 90, 166-169.
15 H.J. van Meerendonk, Handleiding voor selectie en vernietiging van archiefbescheiden (1977). De VAN gaf in
1970 de opdracht om een handleiding te maken. Een tweede versie werd in 198 5 gepubliceerd door de
Stichting Archiefpublicaties (S@P).
16 Commissie nota archiefbeleid, Discussienota Archiefbeleid, (Den Haag 1982) 30-31. Dit stuk legde de basis
voor de Nota Archiefbeleid van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (Kamerstukken II,
1984/198 5, 19068). Op haar beurt stelde deze ministeriële nota de beleidskaders voor de Archiefwet 1995
vast.
17 W.E. Goelema, in: Voor burger en bestuur, 125.
221