1. Registrator en archivaris: van gescheiden werelden naar contact
Tot halverwege de 20e eeuw hadden de beheerders van openbare archiefbewaar
plaatsen (archivarissen) en de beheerders van het moderne overheidsarchief
(registratoren) weinig contact met elkaar. Er was ook geen directe noodzaak tot
overleg door het ontbreken in de vigerende Archiefwet 1918 van een verplichting tot
overbrenging van archieven jonger dan 1813. De archivaris kon zich concentreren
op het toegankelijk maken van het historisch belangwekkende oud-archief, terwijl de
registrator de handen vol had aan het beheer van het steeds meer uitdijende
moderne archief. Het waren twee gescheiden werelden, elk met een eigen beroeps
vereniging, respectievelijk de Vereniging van Archivarissen in Nederland (VAN) en
de Vereniging Studiekring voor Overheidsdocumentatie (SOD).
De invoering van de Archiefwet 1962 (in 1968) betekende een grote verandering:
overheidsorganen werden verplicht om hun archieven ouder dan 50 jaar over te
brengen naar een openbare archiefbewaarplaats. Deze ommezwaai kwam niet uit de
lucht vallen. Vanaf 1950 is aan een nieuwe wettelijke regeling van het archiefwezen
gewerkt. De algemene rijksarchivaris D.P.M. Graswinckel hield in 1951 een gedenk
waardige rede voor de ledenvergadering van de VAN, waarin hij meer samenwerking
met de registratuur bepleitte: de archivaris van nu moet zijn expertise beschikbaar
stellen en de registratuur met raad en daad te hulp schieten om te zorgen dat de
moderne archieven in een goede en geordende staat verkeren. Daarbij hoort ook een
regelmatig schonen van die archieven op basis van selectielijsten.2
De toenadering tussen archivaris en registratuur kwam niet van één kant, zoals
blijkt uit het Besluit Post- en Archiefzaken 1950 voor de rijksadministratie, uitgevaar
digd onder verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken.3 Dit KB
schreef periodieke overbrenging van de archieven van de departementen naar het
Algemeen Rijksarchief voor, en wel na 40 jaar. Ook moesten de ministeries vernieti-
gingslijsten voor hun archiefbescheiden vaststellen. Daarnaast werd een structureel
interdepartementaal overleg ingesteld, de Permanente Commissie Post- en
Archiefzaken, waarin naast de hoofden Post- en Archiefzaken van de departementen
ook de ARA zitting kreeg. Ten slotte gaf het KB de eerste aanzet voor een archiefin
spectie bij het Rijk, uit te oefenen door de ARA. Ook op lagere bestuursniveaus
kwamen dergelijke regelingen voor post- en archiefzaken tot stand.4
De nieuwe archiefwet plaatste in de woorden van de toenmalige algemene rijksarchi
varis A.E.M. Ribberink duidelijker dan de oude wet 'registrator en archivaris naast
elkaar'.5 Daarbij stonden vier centrale thema's van archiefbeheer ter bespreking:
1) Overbrenging. De verplichting om archiefbescheiden over te brengen naar
een archiefbewaarplaats wanneer deze vijftig jaar oud waren (art. 5, lid 1)
betekende het periodiek maken van afspraken over overbrenging, eventueel
opschorting, of juist vervroegde overbrenging (art. 5, lid 2).
2) Openbaarheid. De nieuwe wet stelde dat door overbrenging de archief
bescheiden in beginsel openbaar werden, maar dat daaraan bij overbrenging
ook beperkingen konden worden gesteld (art. 7). Ook na overbrenging
stonden archivaris en archiefvormer over openbaarheid met elkaar in contact,
namelijk als het ging om het buiten toepassing laten of opheffen van beper
kingen op de openbaarheid.6
3) Goede en geordende staat. De verplichting voor archiefvormers om hun
archiefbescheiden in goede en geordende staat te brengen en te houden (art.
2, lid 1) bood de archivaris steun en handvatten om voorafgaand aan over
brenging kwaliteitseisen te stellen. Om de goede en geordende staat te bevor
deren werd bovendien met de nieuwe wet een dekkend stelsel van toezicht op
de archiefvorming ingevoerd, waarbij professioneel geschoolde archivarissen
in beginsel de dienst uitmaakten (o.a. art. 19 en art. 22).
4) Selectie. De Archiefwet 1962 gaf overheden de bevoegdheid, niet de verplich
ting, om hun archiefbescheiden te vernietigen (art. 2, lid 2).7 De breed
gedragen overtuiging, dat het overgrote deel van het overheidsarchief, dat
sinds de 19e eeuw was gevormd, niet in aanmerking kwam voor blijvende
bewaring maakte het stellen van regels voor selectie noodzakelijk.8 Deze
werden vastgelegd in het Archiefbesluit 1968 (bestuurlijke taken en bevoegd
heden) en in het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten
archiefbescheiden 1972 (ambtelijke en inhoudelijke aspecten). De verplich
ting tot vernietiging - met toepassing van specifieke selectiecriteria - zou pas
worden opgenomen in de Archiefwet 1995.
2. Selectielijsten en driehoeksoverleg
Het Archiefbesluit 1968 stelt dat de archiefvormer als zorgdrager twee manieren
heeft om gebruik te maken van zijn bevoegdheid om te vernietigen: regelmatige
vernietiging op basis van een formeel vastgestelde vernietigingslijst (art. 3) of inci
dentele vernietiging op grond van een officiële machtiging (art. 4). Daarmee
worden twee bestaande werkwijzen exclusief voorgeschreven. Vernietigingslijsten
bestonden immers al sinds de 19e eeuw en hadden een wettelijke status gekregen in
de Archiefwet 1918. In principe kon met die lijsten al bij het aflopen van de dyna
mische fase een eerste selectie plaatsvinden, om de omvang van het semi-statisch
archief beheersbaar te houden. Wanneer dat ook nog eens werd geordend op
vernietigingsjaar, stond op het moment van overbrenging een voor blijvende bewa
ring bestemd bestand gereed. Een vernietigingslijst was daarmee het instrument
bij uitstek voor een efficiënte en effectieve selectie. Het opstellen en toepassen van
lijsten was echter geen algemene praktijk bij overheden.
Met incidentele vernietiging hadden archivarissen en registratuur in de voorgaande
decennia ruime ervaring opgedaan, omdat het vooruitlopend op de nieuwe wet
nieuwe trends en ontwikkelingen
2 D.P.M. Graswinckel, 'Hercules op de tweesprong', Nederlands Archievenblad 5 5:3 (1950/1951) 107-116.
3 Staatsblad 1950, K425.
4 De ontwikkeling van de relatie tussen archivarissen en registratoren in de periode 1950-1988 komt aan bod
bij W.E. Goelema en A.J.M. den Teuling, 'Twintig jaar registratuur. Twee impressies', in: P. Brood (ed.),
Voor burger en bestuur; twintig jaar Nederlands archiefwezen 1968-1988 (Hilversum 1988).
5 Volledig citaat bij F.C.J. Ketelaar, 'Archiefwezen 1968-1988', in: Voor burger en bestuur, 12.
218
robbert jan hageman van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg
6 Wegens invoering van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) in 1992 werd de regeling van beperking
van de openbaarheid zowel inhoudelijk als procedureel in de Archiefwet 1962 nieuw uitgewerkt in art. 7a.
7 De plicht om te selecteren had voor registratuur en inspecties een stok achter de deur kunnen zijn om
aandacht en middelen te krijgen voor het tijdig opschonen van de moderne archieven, en zo beheerslasten
terug te dringen en vertraging bij overbrenging door bewerkingsachterstanden te voorkomen.
8 Zie voor de ontwikkeling van het beleid en de opvattingen over archiefselectie tot 2005: N. Schreuder,
'Historisch of administratief? De selectie van archieven gewogen', in: P. Brood (ed.), Selectie. Waardering,
selectie en acquisitie van archieven (Den Haag 2005) 108-129.
219
