Van driehoeksoverleg naar
strategisch informatieoverleg
Bijlage
-
-
inleiding
Sinds 1972 kennen we in Nederland bij de overheid een wettelijk voorgeschreven
overleg tussen de algemene rijksarchivaris (ARA) en vertegenwoordigers van archief
vormers, waarvan de archieven bestemd zijn voor overbrenging naar een openbare
archiefbewaarplaats, met als doel het opstellen van selectielijsten. Dit overleg werd
het driehoeksoverleg genoemd, omdat de deelnemers geacht werden drie soorten
expertise in te brengen bij het selectieproces: kennis van de taken van het overheids
orgaan en de relatie tot andere overheidsorganen (beleidsambtenaar), kennis van
het archiefbeheer (registrator) en inzicht in de historische waarde (ARA).
Dit overleg veranderde in een periode van dertig jaar van karakter door wijziging van
doelstellingen en methodiek van het selectiebeleid. Het bleek in de praktijk op een
gegeven moment niet meer naar tevredenheid te functioneren en bovendien niet
toereikend te zijn voor beheer van digitaal archief.
Vanaf 2005 werden verschillende pogingen ondernomen om te komen tot een
nieuwe aanpak. Dit mondde in 2013 uit in de instelling van het strategisch informa
tieoverleg (SIO). Dat is kort samengevat een structureel overleg tussen archiefvor
mer, archivaris en archiefgebruiker. Deze drie staan naast elkaar als partners in de
informatieketen, die loopt van de creatie tot en met het (her)gebruik van overheids
informatie. De naam geeft aan dat het overleg op hoog niveau moet plaatsvinden en
een breder terrein bestrijkt dan alleen waardering en selectie van archieven.
In dit artikel wordt stil gestaan bij de ontwikkeling en tekortkomingen van het
driehoeksoverleg, de noodzaak van samenwerking van ketenpartners voor het reali
seren van integraal informatiebeheer, en de totstandkoming, start en geleidelijke
invoering van het SIO. Daarbij nemen we vooral het SIO bij de centrale overheid
onder de loep, omdat daar tot nu toe de meeste ervaring mee is opgedaan. Nader
onderzoek en analyse zijn nodig om de resultaten van het nieuwe beleid te evalueren,
eventueel bij te stellen en verder uit te werken.1
nieuwe trends en ontwikkelingen
Serie dossiers overheidsopdrachten (B01_SL0009_V01_000_011)
Omschrijving Deze dossiers omvatten onder meer de beslissing tot het plaatsen van de opdracht,
het bijzonder bestek, de aankondiging, de uitnodiging tot kandidaatstelling of de
indiening van offertes, alle kandidaatstellingen (ook de niet-geselecteerde), alle
ingediende offertes (ook van de niet-gekozen inschrijvers), de gemotiveerde selectie
beslissing, het gunningsverslag, de gemotiveerde gunningsbeslissing, de informatie
aan de deelnemers, de sluitingsbrief, het vastleggingsdossier en alle briefwisseling
met betrekking tot de procedure.
Datering
1998 - lopende
Bewaarniveau
Vlaamse overheid: Strategische Adviesraad
Bestemming
Vernietigen
Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridisch
administratieve en geen cultureel-maatschappelijke waarde meer. De essentie van het
dossier, namelijk de kost, is terug te vinden in de financiële rapportages.
Administratieve
bewaartermijn
Wettelijke
10 jaar na afhandeling van het informatieobject
bewaartermijn
Met afhandeling wordt hier verwezen naar het moment waarop de opdracht wordt
gegund of naar het moment waarop werd afgezien van de gunning.
Art. 161 van het Koninklijk Besluit Plaatsing Overheidsopdrachten Klassieke Sectoren van
15 juli 2011 bepaalt het volgende: "De aanbestedende overheid bewaart alle documen
ten betreffende de gunning van de opdracht of van de concessie voor openbare werken
tenminste gedurende tien jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum
waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht."
Raadplegingsregime
In principe openbaar
Gevoelige
Neen
persoonsgegevens?
Hergebruik
In principe herbruikbaar
Art. 2/1. 3° van het Hergebruikdecreet stelt dat dit decreet niet van toepassing is op
"de bestuursdocumenten of onderdelen ervan waarvoor de toegang is uitgesloten op
basis van de geldende regeling inzake toegang tot bestuursdocumenten". Concreet
dient er dus verwezen te worden naar art 14 3° van het Decreet van 26 maart 2004
betreffende de openbaarheid van bestuur. Delen van deze dossiers zijn dus herbruikbaar
(bv. bestek), maar andere delen, denk aan de offertes dan weer niet.
Relaties
Parent -
Child -
Associatief B01_SL0009_V01_000_005
Metadata -
Opmerkingen
216
robbert jan hageman
1 Het stuk over het SIO bij de centrale overheid is samengesteld op basis van mondelinge en schriftelijke
informatie van diverse collega's bij het Nationaal Archief, werkzaam in de afdeling Kennis en Advies binnen
de clusters Waardering en Selectie en Strategisch Relatiemanagement. Vooral de collega's Florence Limburg
en Cynthia Schokker dank ik voor hun kritische opmerkingen. Aan ex-collega Iris Heidebrink ben ik veel
dank verschuldigd voor haar waardevolle adviezen en redactionele inbreng bij het samenstellen van dit
artikel. Niettemin draagt de auteur op persoonlijke titel alle verantwoordelijkheid voor de inhoud.
217