Van driehoeksoverleg naar strategisch informatieoverleg Bijlage - - inleiding Sinds 1972 kennen we in Nederland bij de overheid een wettelijk voorgeschreven overleg tussen de algemene rijksarchivaris (ARA) en vertegenwoordigers van archief vormers, waarvan de archieven bestemd zijn voor overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats, met als doel het opstellen van selectielijsten. Dit overleg werd het driehoeksoverleg genoemd, omdat de deelnemers geacht werden drie soorten expertise in te brengen bij het selectieproces: kennis van de taken van het overheids orgaan en de relatie tot andere overheidsorganen (beleidsambtenaar), kennis van het archiefbeheer (registrator) en inzicht in de historische waarde (ARA). Dit overleg veranderde in een periode van dertig jaar van karakter door wijziging van doelstellingen en methodiek van het selectiebeleid. Het bleek in de praktijk op een gegeven moment niet meer naar tevredenheid te functioneren en bovendien niet toereikend te zijn voor beheer van digitaal archief. Vanaf 2005 werden verschillende pogingen ondernomen om te komen tot een nieuwe aanpak. Dit mondde in 2013 uit in de instelling van het strategisch informa tieoverleg (SIO). Dat is kort samengevat een structureel overleg tussen archiefvor mer, archivaris en archiefgebruiker. Deze drie staan naast elkaar als partners in de informatieketen, die loopt van de creatie tot en met het (her)gebruik van overheids informatie. De naam geeft aan dat het overleg op hoog niveau moet plaatsvinden en een breder terrein bestrijkt dan alleen waardering en selectie van archieven. In dit artikel wordt stil gestaan bij de ontwikkeling en tekortkomingen van het driehoeksoverleg, de noodzaak van samenwerking van ketenpartners voor het reali seren van integraal informatiebeheer, en de totstandkoming, start en geleidelijke invoering van het SIO. Daarbij nemen we vooral het SIO bij de centrale overheid onder de loep, omdat daar tot nu toe de meeste ervaring mee is opgedaan. Nader onderzoek en analyse zijn nodig om de resultaten van het nieuwe beleid te evalueren, eventueel bij te stellen en verder uit te werken.1 nieuwe trends en ontwikkelingen Serie dossiers overheidsopdrachten (B01_SL0009_V01_000_011) Omschrijving Deze dossiers omvatten onder meer de beslissing tot het plaatsen van de opdracht, het bijzonder bestek, de aankondiging, de uitnodiging tot kandidaatstelling of de indiening van offertes, alle kandidaatstellingen (ook de niet-geselecteerde), alle ingediende offertes (ook van de niet-gekozen inschrijvers), de gemotiveerde selectie beslissing, het gunningsverslag, de gemotiveerde gunningsbeslissing, de informatie aan de deelnemers, de sluitingsbrief, het vastleggingsdossier en alle briefwisseling met betrekking tot de procedure. Datering 1998 - lopende Bewaarniveau Vlaamse overheid: Strategische Adviesraad Bestemming Vernietigen Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridisch administratieve en geen cultureel-maatschappelijke waarde meer. De essentie van het dossier, namelijk de kost, is terug te vinden in de financiële rapportages. Administratieve bewaartermijn Wettelijke 10 jaar na afhandeling van het informatieobject bewaartermijn Met afhandeling wordt hier verwezen naar het moment waarop de opdracht wordt gegund of naar het moment waarop werd afgezien van de gunning. Art. 161 van het Koninklijk Besluit Plaatsing Overheidsopdrachten Klassieke Sectoren van 15 juli 2011 bepaalt het volgende: "De aanbestedende overheid bewaart alle documen ten betreffende de gunning van de opdracht of van de concessie voor openbare werken tenminste gedurende tien jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht." Raadplegingsregime In principe openbaar Gevoelige Neen persoonsgegevens? Hergebruik In principe herbruikbaar Art. 2/1. 3° van het Hergebruikdecreet stelt dat dit decreet niet van toepassing is op "de bestuursdocumenten of onderdelen ervan waarvoor de toegang is uitgesloten op basis van de geldende regeling inzake toegang tot bestuursdocumenten". Concreet dient er dus verwezen te worden naar art 14 3° van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Delen van deze dossiers zijn dus herbruikbaar (bv. bestek), maar andere delen, denk aan de offertes dan weer niet. Relaties Parent - Child - Associatief B01_SL0009_V01_000_005 Metadata - Opmerkingen 216 robbert jan hageman 1 Het stuk over het SIO bij de centrale overheid is samengesteld op basis van mondelinge en schriftelijke informatie van diverse collega's bij het Nationaal Archief, werkzaam in de afdeling Kennis en Advies binnen de clusters Waardering en Selectie en Strategisch Relatiemanagement. Vooral de collega's Florence Limburg en Cynthia Schokker dank ik voor hun kritische opmerkingen. Aan ex-collega Iris Heidebrink ben ik veel dank verschuldigd voor haar waardevolle adviezen en redactionele inbreng bij het samenstellen van dit artikel. Niettemin draagt de auteur op persoonlijke titel alle verantwoordelijkheid voor de inhoud. 217

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 110