4. Selectie in de praktijk: casus Departement Financiën en Begroting
Wat betekent dit alles in de praktijk voor een entiteit? De casus van het Departement
Financiën en Begroting maakt dit duidelijk.
Na 10 jaar was het informatiebeheersplan van het Departement Financiën en
Begroting aan een grondige update toe. De hoofdprocessen zijn min of meer gelijk
gebleven, maar de informatieobjecten die uit die taken voortvloeien zijn sterk
geëvolueerd, wetgeving is gewijzigd, enzovoort. Hoog tijd dus om het bestaande
informatiebeheersplan tegen het licht te houden en te updaten waar nodig.
Eén van de kerntaken van het Departement Financiën en Begroting is de 'coördi
natie van de begrotingsopmaak van de Vlaamse overheid'. De entiteiten van de
Vlaamse overheid, de Vlaamse Regering en het Vlaams Parlement zijn allen betrok
ken partij bij de opmaak van de begroting. Dit betekent dat ze in het kader van dit
proces allemaal - al dan niet unieke - informatie creëren en ontvangen. Het is dus
van groot belang om duidelijke afspraken te maken rond bewaarniveaus, bewaar
termijnen en bestemmingen. Dergelijke 'generieke' processen lenen zich ertoe om
generieke afspraken te maken en generieke richtlijnen uit te werken.21 Net daarom
was dit een ideale eerste aanzet voor een algemene selectielijst.
Het Departement Financiën en Begroting wil prioritair werk maken van actuele
informatiebeheersplannen. De vorige versies waren niet alleen sterk verouderd,
het management zag en ziet ook het nut van kwalitatieve, goed onderbouwde en
geactualiseerde plannen in. Een informatiebeheersplan - de naam zegt het zelf -
zorgt er namelijk voor dat de organisatie haar informatie beheerst. Dat ze weet welke
informatie ze in huis heeft of moet hebben en wat ze met de informatie aan moet:
wie moet de informatie bewaren, hoe moet ze worden georganiseerd/samengesteld,
hoe lang moet ze worden bewaard, zijn er wettelijke (bewaar)termijnen te respecte
ren en zo ja, welke? Daarenboven biedt het informatiebeheersplan een grote meer
waarde door de informatieobjecten te toetsen aan de regels van openbaarheid van
bestuur, de Belgische privacywet en het hergebruikdecreet. Op deze manier neemt
de entiteit proactief een standpunt in tegenover de recht- en informatiezoekende
burger.
Door alle processen en alle informatie gedetailleerd in kaart te brengen en door heel
wat tijd en middelen te investeren in de analyse, kan niet alleen het bewaarniveau
duidelijk worden gedefinieerd of de bewaartermijn vastgelegd worden, maar wordt
duidelijk waar proces- en informatieoptimalisatie mogelijk is. Welk proces kan nog
efficiënter? Welke stukken in een dossier zijn eigenlijk overbodig en pure administra
tieve overlast? Door deze onvolmaaktheden op korte tot middellange termijn weg
te werken, verhoogt de efficiëntie van de organisatie.
Er is gekozen om de analyses van het generieke proces 'opmaak van de begroting' en
de opmaak van de algemene selectielijst en van het informatiebeheersplan voor het
Departement Financiën en Begroting gelijktijdig te laten verlopen.
Samen met de begrotingsspecialisten van het Departement Financiën en Begroting
werd in een eerste fase het volledige proces op basis van onder andere bestaande
procestekeningen, informatie uit het Proceshuis,22 oude informatiebeheersplannen,
wetgeving, draaiboeken in kaart gebracht. Op deze manier werd een boomstructuur
of kapstok voor het informatiebeheersplan en de algemene selectielijst opgesteld.
Vervolgens werden de informatieobjecten aan de processen gekoppeld. Dit eerste
ontwerp werd afgetoetst met begrotingsspecialisten van meerdere entiteiten en met
Informatie Vlaanderen wat de bewaartermijnen, serievorming en dergelijke betreft.
In een tweede fase werden beheersregels aan de informatieobjecten toegekend.
De informatieobjecten werden zorgvuldig omschreven en de bewaartermijn werd in
kaart gebracht. Met de begrotingsspecialisten, de archivarissen/informatiebeheer
ders en het management van het Departement Financiën en Begroting werd de
bestemming en het bewaarniveau van elk informatieobject vastgelegd. Specifiek op
maat van het informatiebeheersplan voor het Departement Financiën en Begroting
werd elk informatieobject afgetoetst aan de nodige decreten. Hierbij werden ook
specifieke adviezen gevraagd aan de specialisten inzake openbaarheid en hergebruik.
Na een analyse van ongeveer 20 mandagen - verdeeld over 6 vakspecialisten gespreid
over een periode van 4 maand - is zowel de algemene selectielijst met betrekking tot
begrotingsopmaak als het specifieke informatiebeheersplan voor het Departement
Financiën en Begroting zo goed als klaar. De steun van het management was hierbij
van onschatbaar belang. Zonder deze steun kan dit soort analyses niet grondig
gebeuren en kunnen ook geen harde standpunten rond bewaarniveau, openbaarheid
en hergebruik ingenomen worden.
Conclusie
De Vlaamse overheid is volledig bevoegd voor de selectie van overheidsinformatie
van het eigen bestuursniveau, maar voor onderliggende bestuursniveaus (provincies,
gemeenten, OCMW's) wordt de bevoegdheid gedeeld met de federale overheid.
Het Archiefdecreet wijst de bevoegdheid inzake selectie en waardering toe aan een
selectiecommissie per bestuursniveau. Voor de Vlaamse overheid ligt deze bevoegd
heid bij de selectiecommissie voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest
(opgericht op 18 december 2015). Een commissievorm heeft als voordeel dat de
expertise die aanwezig is binnen de Vlaamse overheid gebundeld wordt en dat
subjectiviteit tijdens waardering zoveel mogelijk uitgesloten wordt. De keuze voor
één bevoegd orgaan biedt bovenal het voordeel dat overheidsbrede afspraken rond
bewaarniveaus gemaakt kunnen worden en consistentie in bewaartermijnen
nagestreefd kan worden.
De selectiecommissie stelt algemene selectielijsten op die gelden voor alle entiteiten
en keurt informatiebeheersplannen en vernietigingsaanvragen goed die opgemaakt
zijn door de verschillende entiteiten van de Vlaamse overheid. Tenslotte wil de selec
tiecommissie inzetten op sensibilisering van de administraties en andere betrokken
actoren zoals de Privacycommissie en de Beroepscommissie Openbaarheid van
Bestuur.
De selectiecommissie kiest hierbij telkens resoluut voor een pragmatische aanpak
waarbij eerst de overheidsinformatie wordt gewaardeerd die in quasi elke entiteit
voorkomt en waarbij de nadruk in eerste instantie op de bewaartermijnen ligt en
in tweede instantie pas op een duidelijk uitgewerkt kader voor waardering.
De selectiecommissie is op dit moment op zoek naar het antwoord op de vraag:
wat is essentiële overheidsinformatie? Dit antwoord wil ze bekomen door enerzijds
een kader uit te tekenen voor waardering en anderzijds afstemming te zoeken
met stakeholders zoals de wetenschappelijke wereld, journalisten en recht- en
informatiezoekende burgers.
nieuwe trends en ontwikkelingen
21 Generiek moet hier begrepen worden als 'overal terugkerend'. Niet als 'op dezelfde manier voorkomend'.
22 Het Vlaams proceshuis bracht de processen van de Vlaamse overheid in kaart. Meer informatie over het
Proceshuis is te vinden op: https://overheid.vlaanderen.be/proceshuis.
214
quincy oeyen en katlijn vanhee naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid
voor de vlaamse overheid
215
