plan toe dat er transparant en eenvoudig vernietigd kan worden. Bijkomend draagt
het ook bij aan vlottere bewaargevingen aan het Depot Vilvoorde.
Op termijn is het de bedoeling dat informatiebeheersplannen steeds meer gevoed
worden door de algemene selectielijsten. Het uiteindelijke doel dat voor de Vlaamse
overheid wordt nagestreefd is namelijk niet dat er algemene selectielijsten zijn, maar
dat alle taken die de Vlaamse overheid heeft, gaande van personeelsbeheer over de
aanleg van wegen tot het verlenen van wetenschapssubsidies, gedekt worden door
een informatiebeheersplan.
De definitieve versies van informatiebeheersplannen worden door de entiteiten ter
goedkeuring voorgelegd aan de selectiecommissie. Als de selectiecommissie een
informatiebeheersplan ontvangt, dan verdeelt de secretaris het werk over de leden.
Elk informatieobject uit het ingediende informatiebeheersplan wordt door minstens
twee personen bekeken. De schriftelijke feedback wordt gecentraliseerd door het
secretariaat, dat ook nakijkt of er discussiepunten zijn tussen de leden. Als er een
consensus is, wordt de feedback gefinaliseerd en zowel mondeling als schriftelijk aan
de indienende entiteit bezorgd. De entiteit wordt vervolgens door het secretariaat
gecoacht om de feedback te verwerken. Als de entiteit de feedback verwerkt heeft,
wordt de nieuwe versie ingediend bij de selectiecommissie die dan, mits correcte ver
werking van de feedback heeft plaatsgevonden, overgaat tot definitieve goedkeuring.
De selectiecommissie zal enkel goedkeuringen verlenen voor de bewaartermijnen en
bestemmingen die aan de informatieobjecten worden toegekend. De selectiecom
missie legt geen vernietigingsverplichtingen op, enkel toestemmingen. Een entiteit
kan dus steeds, indien haar specifieke situatie dat vereist en ze dit duidelijk kan
motiveren, opteren om informatieobjecten langer te bewaren, maar andersom kan
echter niet. Over de overige inhoud van een informatiebeheersplan (openbaarheid,
hergebruik, privacy) kan de selectiecommissie enkel een advies uitbrengen,
aangezien dit niet tot haar decretale bevoegdheid behoort. Net als de algemene
selectielijsten worden de informatiebeheersplannen tot slot ter bekrachtiging aan
de Vlaamse Regering voorgelegd.
Goedkeuren van vernietigingsaanvragen
Entiteiten mogen overheidsinformatie te allen tijde vernietigen overeenkomstig
bekrachtigde selectielijsten of informatiebeheersplannen. Indien bepaalde informa
tieobjecten hier nog niet in zijn opgenomen, moet een vernietigingsaanvraag
ingediend worden bij de selectiecommissie. Met een goedgekeurde vernietigings-
aanvraag kunnen entiteiten zich in juridische betwistingen steeds tegenover een
recht- en informatiezoekende burger verantwoorden als er informatie ontbreekt,
zelfs als een entiteit niet over een bekrachtigd informatiebeheersplan beschikt of als
er voor dat informatieobject geen algemene selectielijst bestaat. Deze vernietigings
aanvragen zijn een overgangsmaatregel totdat alle overheidsinformatie gedekt is
door ofwel een algemene selectielijst ofwel een informatiebeheersplan.
Het goedkeuren van informatiebeheersplannen en vernietigingsaanvragen en
het opmaken van selectielijsten moet ertoe leiden dat de selectiecommissie een
helikoptervisie ontwikkelt op de Vlaamse overheidsinformatie. Dit moet bijdragen
aan een werkbaar en goed onderbouwd selectie- en waarderingsbeleid.
Door enkel en alleen selectielijsten op te maken en informatiebeheersplannen en
vernietigingsaanvragen goed te keuren zal de selectiecommissie er nooit voor
kunnen zorgen dat alle overheidsinformatie binnen de Vlaamse overheid ten eerste
in kaart is gebracht en ten tweede ook nog eens over selectierichtlijnen beschikt.
De selectiecommissie zal dus veel tijd moeten investeren in de sensibilisering van
zowel de administraties als een aantal andere actoren die mogelijkerwijze raken aan
de bestemming van overheidsinformatie, zoals de Beroepscommissie Openbaarheid
van Bestuur en de Privacycommissie. De selectiecommissie wil de wetgever op
(middellange) termijn actief gaan adviseren met betrekking tot selectie. Ze wil op
deze manier bekomen dat nieuwe wet- en regelgeving onmiddellijk compatibel is met
het vooropgestelde beleid, waarbij aandacht besteed wordt aan het bewaarniveau en
consistente bewaartermijnen.
3. De weg naar een nieuw en werkbaar selectie- en waarderingsbeleid
Als overheidsinformatie haar administratieve en juridische waarde verliest, behoudt
ze mogelijk nog een cultureel-maatschappelijke waarde. Naast de wetenschappelijke
wereld heeft ook de archiefvormer en de recht- en informatiezoekende burger een
blijvend belang bij het permanent bewaren van 'essentiële overheidsinformatie'.
Dit omwille van diverse redenen:
verantwoording aan de burger;
faciliteren van alle mogelijke vormen van wetenschappelijk onderzoek;
reconstructie van het overheidshandelen.
Wat is 'essentiële overheidsinformatie'? Informatiebeheerders of archivarissen
waardeerden tot voor kort informatieobjecten meestal individueel. Waardering was
dan ook veelal afhankelijk van de achtergrond, interesses, etc. van de persoon in
kwestie.
Op dit ogenblik worden informatieobjecten nog steeds gewaardeerd door een infor
matiebeheerder of archivaris, maar sinds 1 februari 2016 wordt deze waardering
geëvalueerd door een collectief orgaan, namelijk de selectiecommissie. Door te
opteren voor een commissievorm - waarbij de waarderingsbeslissing wordt genomen
door een team van specialisten - heeft de decreetgever deze subjectiviteit verkleind.
Om deze subjectiviteit nog verder te verkleinen en transparantie te vergroten, wil de
selectiecommissie een duidelijk selectie- en waarderingsbeleid uittekenen.
Het waarderingsbeleid dat de selectiecommissie wil voeren, moet zo objectief moge
lijk zijn en heeft tot doel om het beleid en de acties van de overheid, de structuur en
de beslissingsprocessen binnen de overheid en de interactie tussen de overheid en de
maatschappij (burger, bedrijfswereld, enzovoort) te (kunnen) documenteren.
Daarom werkt de selectiecommissie momenteel criteria uit, die bovenstaande
elementen verduidelijken en specificeren. Deze criteria zullen echter evolueren in
de tijd, steeds intrinsiek subjectief blijven en steeds in hun context bekeken moeten
worden. Om ervoor te zorgen dat het selectie- en waarderingsbeleid breed gedragen
wordt en tegemoet komt aan specifieke noden, zoekt de selectiecommissie naar
afstemming met stakeholders zoals de wetenschappelijke wereld, journalisten,
burgers, het Rijksarchief en de administraties van de Vlaamse overheid. Verkennende
gesprekken maken nu al duidelijk dat onder andere het betrekken van de weten
schappelijke wereld een werk van lange adem zal zijn.
We kunnen dus zeker concluderen dat de selectiecommissie Vlaamse overheid nog
een lange weg af te leggen heeft, maar door in te zetten op sensibilisering van het
(top)management, de entiteiten zelf en stakeholders zoals de wetenschappelijke
wereld en het Rijksarchief wordt langzaam aan deze weg getimmerd.
nieuwe trends en ontwikkelingen
Sensibiliseren en adviseren
212
quincy oeyen en katlijn vanhee naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid
voor de vlaamse overheid
213
