informatie
objecten
Opstellen van algemene selectielijsten
Om sneller tot algemene selectielijsten te komen, heeft de selectiecommissie
werkgroepen opgericht. In eerste instantie focust de selectiecommissie zich op de
informatie die voortvloeit uit de ondersteunende en management processen,
aangezien deze bij zo goed als elke entiteit aan bod komen (zoals financieel beheer,
personeelsbeheer, opmaak van regelgeving en organisatiebeheersing). Elke werk
groep neemt een thema voor zijn rekening en stelt hiervoor in samenwerking met
verschillende informatiebeheerders en (beleidsdomein)archivarissen ontwerpselec-
tielijsten op. Waar nodig maakt ze gebruik van de inhoudelijke expertise van
bijvoorbeeld juristen en dossierbehandelaars binnen en buiten de Vlaamse overheid.
Deze consultatie is nodig omdat:
niet alle kennis gecentraliseerd is binnen de selectiecommissie;
de uitgevaardigde richtlijnen ook door de entiteiten zelf gedragen en
uitgedragen moeten worden;
de richtlijnen van de selectiecommissie effect kunnen hebben op de
achterliggende processen.
De ontwerpselectielijsten worden aan de plenaire selectiecommissie voorgelegd om
ze principieel goed te keuren. De commissie kan daarna feedback vragen aan ver
schillende stakeholders (bv. de financieel deskundigen van verschillende entiteiten).
Na afloop van deze feedbackrondes wordt overgegaan tot de definitieve goedkeuring.
Vervolgens worden de selectielijsten ter bekrachtiging aan de Vlaamse Regering
voorgelegd zodat ze kracht van wet krijgen.17
Goedkeuren van informatiebeheersplannen
Volgens de Omzendbrief van 24 april 2008 betreffende de Interne organisatie van het
archiefbeheer bij de Vlaamse overheid moet elke entiteit van de Vlaamse overheid over
een goedgekeurd informatiebeheersplan beschikken.18 Om een informatiebeheers
plan op te maken, kunnen entiteiten bij verschillende instanties terecht voor onder
steuning. De beleidsdomeinarchivarissen zijn het eerste aanspreekpunt voor alle
materies met betrekking tot archief- en informatiebeheer. Een beleidsdomeinarchi
varis is verantwoordelijk voor de verschillende entiteiten binnen één beleidsdomein.
De Vlaamse overheid bestaat op dit ogenblik uit 12 verschillende beleidsdomeinen
(bv. het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken of het beleidsdomein Leef
milieu, Natuur en Energie). De tweedelijnsondersteuning wordt waargenomen door
Informatie Vlaanderen die veelal de meest complexe vragen beantwoordt.19 De selec
tiecommissie staat in voor de derdelijnsondersteuning: onder andere het nemen
van strategische beslissingen over bijvoorbeeld bewaarniveaus of bestemmingen.20
De opmaak van een informatiebeheersplan vraagt heel wat tijd en middelen van
een entiteit, maar de voordelen zijn legio: een totaaloverzicht van de beschikbare
informatie binnen een organisatie, een kader voor informatieveiligheid en organis-
atiebeheersing, ondersteuning van de evolutie naar meer digitaal werken, maar
bovenal draagt het bij aan een efficiëntere informatiehuishouding en toont het de
mogelijkheden voor procesoptimalisaties aan. Tenslotte laat een informatiebeheers-
nieuwe trends en ontwikkelingen
Een vernietigingsaanvraag is een eenmalige
vraag van een entiteit aan de selectiecommissie
om een duidelijk in tijd afgebakend informatie
object te vernietigen (bv. de facturen voor de
periode 2003-2013).15
Algemene selectielijst Informatiebeheers-plan Vernietigings-aanvraag
Opgemaakt door
Selectiecommissie
Vlaamse overheid
Entiteit
Entiteit
Wat?
Algemene lijst voor
gelijksoortige processen
Maatwerk per organisatie
Maatwerk per vernietigings-
aanvraag en per organisatie
Van toepassing voor
Volledige bestuursniveau
1 entiteit
1 entiteit
Geldigheid
10 jaar of tot actualisatie
10 jaar of tot actualisatie
1 vernietiging
Welke
informatieobjecten
Alle informatieobjecten,
gekoppeld aan één
bepaald thema
Alles dat aanwezig is
in 1 entiteit
Beperkte set van informatie
objecten waarbij zeer duidelijk
de datering wordt aangegeven
Bevat
Regels over selectie
Regels over:
- Selectie
- Openbaarheid
- Persoonsgegevens
- Hergebruik
Regels over selectie
Minimumtermijn
Respecteert minimum
termijn, maar kan wat
bewaartermijn betreft naar
boven afwijken
Respecteert minimum
termijn, maar kan
wat bewaartermijn betreft
naar boven afwijken16
15 Meer lezen over een vernietigingsaanvraag zie: http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/
vernietigen.
16 Entiteiten kunnen geen kortere bewaartermijn toepassen dan de algemene selectielijst voorschrijft.
Indien de algemene selectielijst voorschrijft dat bepaalde overheidsinformatie bewaard moet blijven, dan
kunnen entiteiten hiervan niet afwijken. Een entiteit kan echter wel opteren om haar overheidsinformatie
een langere bewaartermijn te geven en overheidsinformatie toch permanent bewaren in plaats van te
vernietigen.
210
quincy oeyen en katlijn vanhee naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid
voor de vlaamse overheid
17 Artikel 24 van het besluit van de Vlaamse Regering van 2 oktober 2015 tot wijziging van het besluit van
de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot regeling van het archiefbeheer.
18 Omzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/3.
19 Het Agentschap Informatie Vlaanderen heeft als missie een coherent overheidsbreed informatie- en
archiefbeleid uit te bouwen en de transitie van de Vlaamse overheid naar een informatiegedreven overheid
te ondersteunen en mee te realiseren.
20 De concrete rolverdeling tussen de verschillende actoren wordt duidelijk op:
https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/netwerk-informatiebeheerders en
https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/beleidsondersteuner.
211