informatie objecten Opstellen van algemene selectielijsten Om sneller tot algemene selectielijsten te komen, heeft de selectiecommissie werkgroepen opgericht. In eerste instantie focust de selectiecommissie zich op de informatie die voortvloeit uit de ondersteunende en management processen, aangezien deze bij zo goed als elke entiteit aan bod komen (zoals financieel beheer, personeelsbeheer, opmaak van regelgeving en organisatiebeheersing). Elke werk groep neemt een thema voor zijn rekening en stelt hiervoor in samenwerking met verschillende informatiebeheerders en (beleidsdomein)archivarissen ontwerpselec- tielijsten op. Waar nodig maakt ze gebruik van de inhoudelijke expertise van bijvoorbeeld juristen en dossierbehandelaars binnen en buiten de Vlaamse overheid. Deze consultatie is nodig omdat: niet alle kennis gecentraliseerd is binnen de selectiecommissie; de uitgevaardigde richtlijnen ook door de entiteiten zelf gedragen en uitgedragen moeten worden; de richtlijnen van de selectiecommissie effect kunnen hebben op de achterliggende processen. De ontwerpselectielijsten worden aan de plenaire selectiecommissie voorgelegd om ze principieel goed te keuren. De commissie kan daarna feedback vragen aan ver schillende stakeholders (bv. de financieel deskundigen van verschillende entiteiten). Na afloop van deze feedbackrondes wordt overgegaan tot de definitieve goedkeuring. Vervolgens worden de selectielijsten ter bekrachtiging aan de Vlaamse Regering voorgelegd zodat ze kracht van wet krijgen.17 Goedkeuren van informatiebeheersplannen Volgens de Omzendbrief van 24 april 2008 betreffende de Interne organisatie van het archiefbeheer bij de Vlaamse overheid moet elke entiteit van de Vlaamse overheid over een goedgekeurd informatiebeheersplan beschikken.18 Om een informatiebeheers plan op te maken, kunnen entiteiten bij verschillende instanties terecht voor onder steuning. De beleidsdomeinarchivarissen zijn het eerste aanspreekpunt voor alle materies met betrekking tot archief- en informatiebeheer. Een beleidsdomeinarchi varis is verantwoordelijk voor de verschillende entiteiten binnen één beleidsdomein. De Vlaamse overheid bestaat op dit ogenblik uit 12 verschillende beleidsdomeinen (bv. het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken of het beleidsdomein Leef milieu, Natuur en Energie). De tweedelijnsondersteuning wordt waargenomen door Informatie Vlaanderen die veelal de meest complexe vragen beantwoordt.19 De selec tiecommissie staat in voor de derdelijnsondersteuning: onder andere het nemen van strategische beslissingen over bijvoorbeeld bewaarniveaus of bestemmingen.20 De opmaak van een informatiebeheersplan vraagt heel wat tijd en middelen van een entiteit, maar de voordelen zijn legio: een totaaloverzicht van de beschikbare informatie binnen een organisatie, een kader voor informatieveiligheid en organis- atiebeheersing, ondersteuning van de evolutie naar meer digitaal werken, maar bovenal draagt het bij aan een efficiëntere informatiehuishouding en toont het de mogelijkheden voor procesoptimalisaties aan. Tenslotte laat een informatiebeheers- nieuwe trends en ontwikkelingen Een vernietigingsaanvraag is een eenmalige vraag van een entiteit aan de selectiecommissie om een duidelijk in tijd afgebakend informatie object te vernietigen (bv. de facturen voor de periode 2003-2013).15 Algemene selectielijst Informatiebeheers-plan Vernietigings-aanvraag Opgemaakt door Selectiecommissie Vlaamse overheid Entiteit Entiteit Wat? Algemene lijst voor gelijksoortige processen Maatwerk per organisatie Maatwerk per vernietigings- aanvraag en per organisatie Van toepassing voor Volledige bestuursniveau 1 entiteit 1 entiteit Geldigheid 10 jaar of tot actualisatie 10 jaar of tot actualisatie 1 vernietiging Welke informatieobjecten Alle informatieobjecten, gekoppeld aan één bepaald thema Alles dat aanwezig is in 1 entiteit Beperkte set van informatie objecten waarbij zeer duidelijk de datering wordt aangegeven Bevat Regels over selectie Regels over: - Selectie - Openbaarheid - Persoonsgegevens - Hergebruik Regels over selectie Minimumtermijn Respecteert minimum termijn, maar kan wat bewaartermijn betreft naar boven afwijken Respecteert minimum termijn, maar kan wat bewaartermijn betreft naar boven afwijken16 15 Meer lezen over een vernietigingsaanvraag zie: http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/ vernietigen. 16 Entiteiten kunnen geen kortere bewaartermijn toepassen dan de algemene selectielijst voorschrijft. Indien de algemene selectielijst voorschrijft dat bepaalde overheidsinformatie bewaard moet blijven, dan kunnen entiteiten hiervan niet afwijken. Een entiteit kan echter wel opteren om haar overheidsinformatie een langere bewaartermijn te geven en overheidsinformatie toch permanent bewaren in plaats van te vernietigen. 210 quincy oeyen en katlijn vanhee naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid voor de vlaamse overheid 17 Artikel 24 van het besluit van de Vlaamse Regering van 2 oktober 2015 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot regeling van het archiefbeheer. 18 Omzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/3. 19 Het Agentschap Informatie Vlaanderen heeft als missie een coherent overheidsbreed informatie- en archiefbeleid uit te bouwen en de transitie van de Vlaamse overheid naar een informatiegedreven overheid te ondersteunen en mee te realiseren. 20 De concrete rolverdeling tussen de verschillende actoren wordt duidelijk op: https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/netwerk-informatiebeheerders en https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/beleidsondersteuner. 211

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 107