vertrouwd zijn met selectie en de werking van de Vlaamse overheid. De leden
kunnen zich hierdoor inleven in een aantal complexiteiten en zijn zich bewust van
de praktische gevolgen van een bepaalde beslissing.
Rationalisatie van en consistentie in bewaartermijnen
Ervaring leert dat voor dezelfde informatieobjecten (de term informatieobject is
een koepelbegrip voor alle aggregatieniveaus van informatie, gaande van een serie
en dossiers tot individuele stukken), bijvoorbeeld subsidiedossiers, diverse bewaar
termijnen worden gehanteerd of dat wettelijke bewaartermijnen door entiteiten
onnodig worden overschreden. De selectiecommissie gaat daarom actief op zoek
naar cases waarbij bewaartermijnen gerationaliseerd kunnen worden.
Subsidiedossiers, dossiers waarbij Vlaanderen de subsidieverlenende overheid is,
hebben bijvoorbeeld een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar nadat het dossier is
afgesloten. Sommige entiteiten verhogen deze termijn echter zonder een grondige
reden. De commissie ziet het als haar taak om entiteiten ertoe te bewegen de
minimale termijn te respecteren en afwijkingen naar boven goed te motiveren.
Het wegwerken van inconsistente bewaartermijnen zorgt ervoor dat bestaande
regelgeving en richtlijnen vereenvoudigd en verbeterd kunnen worden. Dit leidt tot
aanzienlijke efficiëntiewinsten en ruimtebesparing, aangezien informatie sneller en
correcter vernietigd zal worden. De selectiecommissie zal bepaalde problematieken
aankaarten bij de bevoegde administraties. Zo ligt de bewaartermijn voor facturen
normaal op 7 jaar, maar omwille van de overheidsopdrachtenwetgeving moet circa
90% van de facturen in een overheidscontext gedurende 10 jaar bewaard worden.8
De commissie zal dit dan ook meedelen aan het Departement Financiën en
Begroting en mogelijke oplossingen voorstellen.
Gerationaliseerde en consistente bewaartermijnen dragen bij aan een eenvoudiger
actief beheer van overheidsinformatie. Met actief beheer bedoelen we hier de combi
natie van tijdig vernietigen en in bewaring geven van overheidsinformatie aan het
Depot Vilvoorde, het centrale archiefdepot van de Vlaamse overheid.9 De Vlaamse
overheid kan op die manier jaarlijks tot 430.000 euro aan huurkosten in Brussel
besparen.10
Overheidsbrede afspraken rond verantwoordelijkheden
Op dit ogenblik bestaat er, vooral voor ketenprocessen, weinig duidelijkheid over
wie (entiteit of bestuursniveau) instaat voor de bewaring van welke informatie en
wie dus de eindverantwoordelijkheid draagt voor permanent te bewaren overheids
informatie. De selectiecommissie wil hierover afspraken maken met de entiteiten,
deze formeel vastleggen en laten bekrachtigen door de Vlaamse Regering. Dit heeft
verscheidene voordelen. Ten eerste levert dit een enorme besparing op, aangezien
informatie niet langer op meerdere plaatsen wordt bewaard en ten tweede krijgen
entiteiten of bestuursniveaus duidelijkheid over wie de bestuurlijke verantwoorde
lijkheid draagt voor bepaalde overheidsinformatie.
Bij wijze van voorbeeld wordt het proces 'beantwoorden van een parlementaire
vraag' toegelicht. Een minister krijgt in het Vlaams Parlement een parlementaire
vraag. Voor het formuleren van een antwoord vraagt de minister input aan de
bevoegde Vlaamse administratie. Het definitieve antwoord wordt dan gepubliceerd
op de website van het Vlaams Parlement. Aangezien de minister de vraag krijgt en
beantwoordt in het kader van zijn verantwoordelijkheden in het Vlaams Parlement
ligt het bewaarniveau van dit antwoord dan ook zeer duidelijk bij het Vlaams
Parlement. De entiteiten mogen hun input voor een antwoord dus vernietigen nadat
een korte administratieve bewaartermijn van, in dit geval 5 jaar, verstreken is,
terwijl het Vlaams Parlement dit antwoord permanent bewaart.
2.2. De taken en werking van de selectiecommissie
De selectiecommissie Vlaamse overheid is samengesteld uit een secretaris (een
afgevaardigde van Informatie Vlaanderen), 10 effectieve en 5 plaatsvervangende
leden. De selectiecommissie komt maandelijks samen om de belangrijkste punten te
bespreken en haar decretale taken, opstellen van een algemene selectielijst voor alle
entiteiten van de Vlaamse overheid en goedkeuren van door zorgdragers voorgelegde
specifieke selectielijsten, efficiënt uit te voeren. Om het takenpakket van de selectie
commissie Vlaamse overheid duidelijk te begrijpen, gaan we eerst in op de termen
'algemene' en 'specifieke' selectielijst.11
Een 'algemene' selectielijst wordt door de selectiecommissie Vlaamse overheid
omschreven als "een selectielijst die zowel generieke als specifieke thema's binnen
de Vlaamse overheid omvat. Ze wordt opgemaakt door de selectiecommissie - al dan
niet op basis van de goedgekeurde 'specifieke' selectielijsten - en is bedoeld voor het
volledige bestuursniveau".12
Wat een 'specifieke' selectielijst betreft, heeft de selectiecommissie ervoor geopteerd
om deze term voor haar toepassingsgebied gelijk te schakelen met een informatiebe
heersplan en een vernietigingsaanvraag.13
Een informatiebeheersplan is een op maat gemaakt overzicht van alle informatie
objecten binnen één organisatie (in de bijlage is een voorbeeldfiche opgenomen voor
een informatieobject). Door de informatieobjecten te linken aan concrete werk
processen krijgen ze waardevolle contextinformatie mee en worden ze op een bevat
telijke manier gestructureerd. Net als een selectielijst bevat een
informatiebeheersplan informatie over de beheersregels met betrekking tot selectie:
wettelijke en administratieve bewaartermijnen, de bestemming en het bewaar-
niveau. Bijkomend - en dit is de grote meerwaarde - bevat het informatiebeheersplan
beheersregels die betrekking hebben op openbaarheid, privacy en hergebruik.14
nieuwe trends en ontwikkelingen
8 Enerzijds is er het Rekendecreet dat een bewaartermijn van 7 jaar (Art. 25) voorschrijft voor boekhoudkundi
ge stukken. Anderzijds is er het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren dat een
bewaartermijn van 10 jaar (Art. 161) voorschrijft voor alle stukken met betrekking tot een overheidsop
dracht.
9 Het Depot te Vilvoorde is de centrale bewaarplaats voor het archief van de Vlaamse overheid. Meer informa
tie over het Depot te Vilvoorde kan u vinden op: https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/
depot-Vilvoorde.
10 Dit cijfer is overgenomen uit de Beslissing van de Vlaamse Regering van 26 september 2015 betreffende de
geïntegreerde Kennissite Vilvoorde en kadert in onderzoek en berekeningen voor de verhuis van verschillende
Vlaamse administraties naar een nieuw Vlaams Administratief Centrum in Brussel.
208
quincy oeyen en katlijn vanhee naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid
voor de vlaamse overheid
11 Artikel 11 van het Archiefdecreet: de commissies hebben de opdracht om een algemene selectielijst op te
stellen voor hun bestuursniveau en specifieke selectielijsten goed te keuren die door de zorgdragers aan de
commissies worden voorgelegd.
12 Verslag van 25 februari 2016 van de selectiecommissie van de Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest te
raadplegen op https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/verslagen-selectiecommissie-vlaam-
se-overheid.
13 Ibidem.
14 Meer lezen over een informatiebeheersplan zie: http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/
informatiebeheersplan.
209
