de taak van de zorgdragers; de verhouding van de zorgdragers tot andere zorgdragers; de waarde van de informatie als bestanddeel van het culturele patrimonium; het belang van de in de informatie voorkomende gegevens voor zorgdragers, recht- of bewijszoekenden of wetenschappelijke doeleinden.2 Op basis van deze definitie en criteria bevat een selectielijst conform de bepalingen van het Archiefdecreet de volgende elementen: een aanduiding van het bestuursniveau waarop de selectielijst van toepassing is; een betekenisvolle naam en omschrijving voor de categorie; het administratieve of juridische nut, verduidelijkt door de bewaartermijnen met bijhorende motivering; een aanduiding van de cultureel-maatschappelijke waarde, verduidelijkt door de definitieve bestemming die ofwel vernietiging, ofwel een permanente bewaring inhoudt, met bijhorende motivering; een aanduiding van het bewaarniveau (de zorgdrager die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor de desbetreffende categorie). De effectieve vorm van de selectiecommissies en de achterliggende procedure om een selectielijst op te maken en te laten bekrachtigen door de Vlaamse Regering, is verder uitgewerkt in een uitvoeringsbesluit dat in 2014 is goedgekeurd.3 Wat vernietiging betreft, bepaalt het Archiefdecreet dat zorgdragers hun archief documenten enkel correct kunnen vernietigen als ze over een door de Vlaamse Regering bekrachtigde selectielijst beschikken en als die vernietiging overeenstemt met de bepalingen die in deze selectielijst zijn opgenomen. Om te kunnen bewijzen dat een zorgdrager zijn informatie op een correcte manier heeft vernietigd, dienen ze een gedateerde verklaring van vernietiging op te maken. De kwaliteitscriteria van het Archiefdecreet, die aangeven dat elke zorgdrager procedures moet uitwerken en verantwoordelijkheden moet vastleggen voor alle aspecten van het archiefbeheer, liggen aan de basis van de procedure om correct te kunnen vernietigen in de praktijk. 2. Werken in commissievorm: de selectiecommissie Vlaamse overheid Het Archiefdecreet wijst de bevoegdheid inzake selectie en waardering van overheids informatie toe aan een selectiecommissie per bestuursniveau. Op 18 december 2015 besloot de Vlaamse Regering tot oprichting van de selectiecommissie Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest (verder de selectiecommissie Vlaamse overheid).4 De selectiecommissie is bevoegd voor het selectiebeleid van de overheidsinformatie van alle diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest, zoals De Lijn, Vlaamse Radio- en Televisieom roep (VRT), Agentschap Wegen en Verkeer, nv Vlaamse Havens en Vlaamse Milieu maatschappij.5 Deze instellingen worden verder aangeduid met de term 'entiteiten'. 2.1. Voordelen van een commissie Het feit dat de Vlaamse Regering de bevoegdheid voor het bepalen van zowel de bewaartermijnen als de bestemmingen aan één orgaan toewijst, heeft verscheidene voordelen. De laatste jaren zag de Coördinerende archiefdienst (nu onder andere ingebed in Informatie Vlaanderen) een stevige stijging van het aantal adviesvragen met betrek king tot bewaartermijnen (van 21% in 2013 tot 42% in 2015).6 Deze stijging wijst duidelijk op het ontbreken van de juiste expertise binnen de entiteiten en duidt tevens de complexiteit aan waarmee het bepalen van de correcte bewaartermijn gepaard gaat. De selectiecommissie wil deze complexiteit maximaal weghalen bij de entiteiten en hen zoveel mogelijk ondersteunen. Om dit doel te bereiken zal ze ten eerste algemene selectielijsten opmaken met betrekking tot de informatie die voortvloeit uit manage ment en ondersteunende processen (cf. infra). Ten tweede zal de selectiecommissie de door haar verzamelde kennis en expertise volledig delen met alle belanghebben den. Ontwerpselectielijsten, notulen, adviezen en beslissingen worden gepubliceerd op overheid.vlaanderen.be en ook andere communicatiekanalen, zoals de Nieuwsbrief Werking van de Vlaamse overheid en het Yammer-netwerk voor informatiemanage ment, worden actief gebruikt.7 Ten derde bestaat de selectiecommissie uit leden die nieuwe trends en ontwikkelingen 2 De definitie van selectielijst is opgenomen in artikel 3 4°, terwijl de criteria opgenomen zijn in artikel 11 3 van het Decreet van de Vlaamse Regering van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking. 3 Besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot regeling van het archiefbeheer gewijzigd door het besluit van de Vlaamse Regering van 2 oktober 2015. 4 Besluit van de Vlaamse Regering van 18 december 2015 tot benoeming van de leden van de selectiecommissie Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest. 5 Artikelen 4, 11 en 12 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk- administratieve archiefwerking. 206 quincy oeyen en katlijn vanhee naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid voor de vlaamse overheid Bundeling van expertise Adviesvragen entiteiten Vlaamse overheid 500 400 300 262 200 338 100 191 312 2013 2014 2015 bewaartermijnen en bestemmingen overige 6 De Coördinerende archiefdienst is een team dat sinds 2008 de drijvende kracht achter het archiefbeleid voor de Vlaamse overheid is. Door allerlei fusies en reorganisaties is het team verspreid geraakt over twee organisa ties: Het Facilitair Bedrijf en Informatie Vlaanderen. Sinds 2015 is de Coördinerende archiefdienst een virtu eel team dat over de entiteitsgrenzen heen samenwerkt om ondersteuning en dienstverlening aan te bieden aan de bestuursinstanties in Vlaanderen op het vlak van archief- en informatiebeheer. De Coördinerende archiefdienst geeft o.a. toegepast advies over selectie, digitalisering, ontsluiting, informatiebeheer en ze neemt en ondersteunt regelgevende initiatieven (bv. het Archiefdecreet of het Hergebruikdecreet). 7 De webpagina van de selectiecommissie Vlaamse overheid: http://overheid.vlaanderen.be/ informatiemanagement/selectiecommissie-vlaamse-overheid; inschrijven op de nieuwsbrief (thema: ICT, e-government en informatie): http://overheid.vlaanderen.be/inschrijven-nieuwsbrief; het Yammer-netwerk is te vinden via: https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/yammer. 207

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 105