de taak van de zorgdragers;
de verhouding van de zorgdragers tot andere zorgdragers;
de waarde van de informatie als bestanddeel van het culturele patrimonium;
het belang van de in de informatie voorkomende gegevens voor zorgdragers,
recht- of bewijszoekenden of wetenschappelijke doeleinden.2
Op basis van deze definitie en criteria bevat een selectielijst conform de bepalingen
van het Archiefdecreet de volgende elementen:
een aanduiding van het bestuursniveau waarop de selectielijst van toepassing
is;
een betekenisvolle naam en omschrijving voor de categorie;
het administratieve of juridische nut, verduidelijkt door de bewaartermijnen
met bijhorende motivering;
een aanduiding van de cultureel-maatschappelijke waarde, verduidelijkt door
de definitieve bestemming die ofwel vernietiging, ofwel een permanente
bewaring inhoudt, met bijhorende motivering;
een aanduiding van het bewaarniveau (de zorgdrager die de bestuurlijke
verantwoordelijkheid draagt voor de desbetreffende categorie).
De effectieve vorm van de selectiecommissies en de achterliggende procedure om
een selectielijst op te maken en te laten bekrachtigen door de Vlaamse Regering,
is verder uitgewerkt in een uitvoeringsbesluit dat in 2014 is goedgekeurd.3
Wat vernietiging betreft, bepaalt het Archiefdecreet dat zorgdragers hun archief
documenten enkel correct kunnen vernietigen als ze over een door de Vlaamse
Regering bekrachtigde selectielijst beschikken en als die vernietiging overeenstemt
met de bepalingen die in deze selectielijst zijn opgenomen. Om te kunnen bewijzen
dat een zorgdrager zijn informatie op een correcte manier heeft vernietigd, dienen ze
een gedateerde verklaring van vernietiging op te maken. De kwaliteitscriteria van
het Archiefdecreet, die aangeven dat elke zorgdrager procedures moet uitwerken en
verantwoordelijkheden moet vastleggen voor alle aspecten van het archiefbeheer,
liggen aan de basis van de procedure om correct te kunnen vernietigen in de praktijk.
2. Werken in commissievorm: de selectiecommissie Vlaamse overheid
Het Archiefdecreet wijst de bevoegdheid inzake selectie en waardering van overheids
informatie toe aan een selectiecommissie per bestuursniveau. Op 18 december 2015
besloot de Vlaamse Regering tot oprichting van de selectiecommissie Vlaamse
Gemeenschap en Vlaams Gewest (verder de selectiecommissie Vlaamse overheid).4
De selectiecommissie is bevoegd voor het selectiebeleid van de overheidsinformatie
van alle diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse
Gemeenschap of het Vlaams Gewest, zoals De Lijn, Vlaamse Radio- en Televisieom
roep (VRT), Agentschap Wegen en Verkeer, nv Vlaamse Havens en Vlaamse Milieu
maatschappij.5 Deze instellingen worden verder aangeduid met de term 'entiteiten'.
2.1. Voordelen van een commissie
Het feit dat de Vlaamse Regering de bevoegdheid voor het bepalen van zowel de
bewaartermijnen als de bestemmingen aan één orgaan toewijst, heeft verscheidene
voordelen.
De laatste jaren zag de Coördinerende archiefdienst (nu onder andere ingebed in
Informatie Vlaanderen) een stevige stijging van het aantal adviesvragen met betrek
king tot bewaartermijnen (van 21% in 2013 tot 42% in 2015).6 Deze stijging wijst
duidelijk op het ontbreken van de juiste expertise binnen de entiteiten en duidt
tevens de complexiteit aan waarmee het bepalen van de correcte bewaartermijn
gepaard gaat.
De selectiecommissie wil deze complexiteit maximaal weghalen bij de entiteiten en
hen zoveel mogelijk ondersteunen. Om dit doel te bereiken zal ze ten eerste algemene
selectielijsten opmaken met betrekking tot de informatie die voortvloeit uit manage
ment en ondersteunende processen (cf. infra). Ten tweede zal de selectiecommissie
de door haar verzamelde kennis en expertise volledig delen met alle belanghebben
den. Ontwerpselectielijsten, notulen, adviezen en beslissingen worden gepubliceerd
op overheid.vlaanderen.be en ook andere communicatiekanalen, zoals de Nieuwsbrief
Werking van de Vlaamse overheid en het Yammer-netwerk voor informatiemanage
ment, worden actief gebruikt.7 Ten derde bestaat de selectiecommissie uit leden die
nieuwe trends en ontwikkelingen
2 De definitie van selectielijst is opgenomen in artikel 3 4°, terwijl de criteria opgenomen zijn in artikel
11 3 van het Decreet van de Vlaamse Regering van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk-administratieve
archiefwerking.
3 Besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot regeling van het archiefbeheer gewijzigd door het
besluit van de Vlaamse Regering van 2 oktober 2015.
4 Besluit van de Vlaamse Regering van 18 december 2015 tot benoeming van de leden van de selectiecommissie
Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest.
5 Artikelen 4, 11 en 12 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijk- administratieve
archiefwerking.
206
quincy oeyen en katlijn vanhee naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid
voor de vlaamse overheid
Bundeling van expertise
Adviesvragen entiteiten Vlaamse overheid
500
400
300
262
200
338
100
191
312
2013 2014 2015
bewaartermijnen en bestemmingen overige
6 De Coördinerende archiefdienst is een team dat sinds 2008 de drijvende kracht achter het archiefbeleid voor
de Vlaamse overheid is. Door allerlei fusies en reorganisaties is het team verspreid geraakt over twee organisa
ties: Het Facilitair Bedrijf en Informatie Vlaanderen. Sinds 2015 is de Coördinerende archiefdienst een virtu
eel team dat over de entiteitsgrenzen heen samenwerkt om ondersteuning en dienstverlening aan te bieden
aan de bestuursinstanties in Vlaanderen op het vlak van archief- en informatiebeheer. De Coördinerende
archiefdienst geeft o.a. toegepast advies over selectie, digitalisering, ontsluiting, informatiebeheer en ze
neemt en ondersteunt regelgevende initiatieven (bv. het Archiefdecreet of het Hergebruikdecreet).
7 De webpagina van de selectiecommissie Vlaamse overheid: http://overheid.vlaanderen.be/
informatiemanagement/selectiecommissie-vlaamse-overheid; inschrijven op de nieuwsbrief (thema: ICT,
e-government en informatie): http://overheid.vlaanderen.be/inschrijven-nieuwsbrief; het Yammer-netwerk
is te vinden via: https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/yammer.
207