Naar een onderbouwd en werkbaar
waarderingsbeleid voor de Vlaamse
overheid
Het Vlaams Archiefdecreet van 9 juli 2010 introduceerde een compleet nieuw
wettelijk mechanisme voor het uitwerken van een waarderingsbeleid voor haar toe
passingsgebied: namelijk het bepalen van bewaartermijnen en bestemmingen in
commissievorm en niet langer op individuele basis. Wegens gesprekken en procedu
res over de bevoegdheidsverdeling tussen de Vlaamse (Archiefdecreet) en de federale
(Archiefwet) overheid heeft de uitvoering van het nieuwe mechanisme een tijd op
zich laten wachten. In 2016 is uiteindelijk de selectiecommissie bevoegd voor de
diensten, instellingen en rechtspersonen afhangend van de Vlaamse Gemeenschap
en het Vlaams Gewest opgericht. Dit artikel gaat eerst kort in op de bevoegdheids
verdeling rond archiefregelgeving in België om vervolgens de sterktes van het
Archiefdecreet op het vlak van selectie met de case van de Vlaamse overheid te
kunnen staven.
1. De complexiteit van de bevoegdheidsverdeling rond
archiefregelgeving in België
1.1. De Belgische staatsstructuur en de impact op archiefregelgeving
Een artikel over selectie in de praktijk dat aandacht besteedt aan archiefwetgeving is
eerder uitzonderlijk te noemen, maar in dit geval heeft dit alles te maken met de
complexe Belgische staatsstructuur. België bestaat namelijk uit de federale staat, drie
gemeenschappen (bevoegd voor persoonsgebonden materies zoals cultuur, taal en
sport) en drie gewesten (bevoegd voor grondgebonden materies zoals milieu en
ruimtelijke ordening). In Vlaanderen zijn de bevoegdheden van de Vlaamse
Gemeenschap en het Vlaams Gewest al sinds de jaren 1980 samengevoegd in het
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, ook wel bekend als de Vlaamse overheid.
In Wallonië is dit niet het geval. Daar staan het Waals Gewest, de Franse
Gemeenschap en de Duitstalige gemeenschap naast elkaar. Verder is er ook nog het
Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Naast deze hoogste bestuursniveaus zijn er nog
provincies, gemeenten, Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW's),
intergemeentelijke samenwerkingen, polders en wateringen, erkende erediensten,
etcetera.
Naargelang het bestuursniveau (federale overheid, gemeenschap, gewest of lokale
overheid) is er een andere archiefregelgeving van toepassing. Oorspronkelijk was er
alleen een federale Archiefwet, maar de gemeenschappen en gewesten voelden na de
verschillende staatshervormingen steeds meer de nood om een eigen (archief-)wet-
telijk kader uit te werken.
Het Waals Gewest gaf het voorbeeld in 2001, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
volgde in 2009 en een jaar later werd het Vlaamse Archiefdecreet van 9 juli 2010
goedgekeurd. Het Vlaamse Archiefdecreet heeft een ruimer toepassingsgebied dan
haar Waalse en Brusselse tegenhangers en overlapt hierdoor met de federale
Archiefwet. Het Vlaamse decreet is namelijk niet enkel van toepassing op de dien
sten, instellingen en rechtspersonen van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams
Gewest, maar ook op de lagere bestuursniveaus (zoals gemeenten en OCMW's).
Dit leidde tot onduidelijkheid over de bevoegdheidsafbakening tussen de federale en
de Vlaamse overheid. In 2014 kwam hieraan, na uitspraken van het Grondwettelijk
Hof en de Raad van State, een einde.1 De bevoegdheidsverdeling blijft voor de lagere
bestuursniveaus echter zeer onduidelijk en abstract en deze zijn dan ook vragende
partij voor een goede samenwerking tussen de Vlaamse en de federale overheid.
Het Archiefdecreet is volledig van toepassing voor alle diensten, instellingen en
rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest,
de administratieve rechtscolleges, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
en voor een deel van de gemeentelijke en provinciale instellingen. Dit betekent dat
Vlaanderen dus kan beslissen over de selectie en vernietiging van informatie van
deze bestuursniveaus indien er een selectiecommissie voor het bestuursniveau in
kwestie bestaat. Voorlopig is dit enkel het geval voor de diensten, instellingen en
rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest
(cf. infra). Voor de andere bestuursniveaus geldt een overgangsregeling, waarbij
oude selectielijsten, die goedgekeurd zijn door de Algemeen Rijksarchivaris, van
kracht blijven tot ze vervangen zijn door een door de selectiecommissie opgemaakte
of goedgekeurde selectielijst. Deze regeling is ook gebruikt voor de diensten, instellin
gen en rechtspersonen die afhingen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams
Gewest gedurende de periode 2010-2016.
1.2. Selectie en vernietiging in het Archiefdecreet van 9 juli 2010
Het Archiefdecreet is vernieuwend op het vlak van selectie en vernietiging. Het
bepaalt namelijk niet enkel de voorwaarden voor en de procedures van vernietiging
(art. 12), maar gaat ook in op selectie (art. 11). Zo worden de opmaak van selectie
lijsten en de oprichting van selectiecommissies per bestuursniveau geregeld. Deze
selectiecommissies hebben de opdracht om een 'algemene' selectielijst op te stellen
per bestuursniveau en 'specifieke' selectielijsten goed te keuren die door de zorg
dragers aan de voor hun bevoegde commissie worden voorgelegd (het verschil tussen
de types selectielijsten komt verder uitgebreid aan bod). De Vlaamse Regering
bekrachtigt alle selectielijsten voor een maximale geldigheidsduur van 10 jaar.
Dit betekent dat een selectielijst kracht van wet krijgt, waardoor een selectielijst dus
geen vrijblijvend advies of een richtlijn is, maar een wettelijk minimum.
Het Archiefdecreet omschrijft niet alleen wat een selectielijst is: "staat van categorie-
en archiefdocumenten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in
aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, met vermelding van
termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden",
maar gaat ook in op de criteria die in acht genomen moeten worden bij de opmaak
ervan:
quincy oeyen en katlijn vanhee
204
quincy oeyen en katlijn vanhee naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid
voor de vlaamse overheid
1 Een gedetailleerd overzicht van de bevoegdheidsverdeling is te vinden op:
http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/bevoegdheidsverdeling.
205