Naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid voor de Vlaamse overheid Het Vlaams Archiefdecreet van 9 juli 2010 introduceerde een compleet nieuw wettelijk mechanisme voor het uitwerken van een waarderingsbeleid voor haar toe passingsgebied: namelijk het bepalen van bewaartermijnen en bestemmingen in commissievorm en niet langer op individuele basis. Wegens gesprekken en procedu res over de bevoegdheidsverdeling tussen de Vlaamse (Archiefdecreet) en de federale (Archiefwet) overheid heeft de uitvoering van het nieuwe mechanisme een tijd op zich laten wachten. In 2016 is uiteindelijk de selectiecommissie bevoegd voor de diensten, instellingen en rechtspersonen afhangend van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest opgericht. Dit artikel gaat eerst kort in op de bevoegdheids verdeling rond archiefregelgeving in België om vervolgens de sterktes van het Archiefdecreet op het vlak van selectie met de case van de Vlaamse overheid te kunnen staven. 1. De complexiteit van de bevoegdheidsverdeling rond archiefregelgeving in België 1.1. De Belgische staatsstructuur en de impact op archiefregelgeving Een artikel over selectie in de praktijk dat aandacht besteedt aan archiefwetgeving is eerder uitzonderlijk te noemen, maar in dit geval heeft dit alles te maken met de complexe Belgische staatsstructuur. België bestaat namelijk uit de federale staat, drie gemeenschappen (bevoegd voor persoonsgebonden materies zoals cultuur, taal en sport) en drie gewesten (bevoegd voor grondgebonden materies zoals milieu en ruimtelijke ordening). In Vlaanderen zijn de bevoegdheden van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest al sinds de jaren 1980 samengevoegd in het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, ook wel bekend als de Vlaamse overheid. In Wallonië is dit niet het geval. Daar staan het Waals Gewest, de Franse Gemeenschap en de Duitstalige gemeenschap naast elkaar. Verder is er ook nog het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Naast deze hoogste bestuursniveaus zijn er nog provincies, gemeenten, Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW's), intergemeentelijke samenwerkingen, polders en wateringen, erkende erediensten, etcetera. Naargelang het bestuursniveau (federale overheid, gemeenschap, gewest of lokale overheid) is er een andere archiefregelgeving van toepassing. Oorspronkelijk was er alleen een federale Archiefwet, maar de gemeenschappen en gewesten voelden na de verschillende staatshervormingen steeds meer de nood om een eigen (archief-)wet- telijk kader uit te werken. Het Waals Gewest gaf het voorbeeld in 2001, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest volgde in 2009 en een jaar later werd het Vlaamse Archiefdecreet van 9 juli 2010 goedgekeurd. Het Vlaamse Archiefdecreet heeft een ruimer toepassingsgebied dan haar Waalse en Brusselse tegenhangers en overlapt hierdoor met de federale Archiefwet. Het Vlaamse decreet is namelijk niet enkel van toepassing op de dien sten, instellingen en rechtspersonen van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest, maar ook op de lagere bestuursniveaus (zoals gemeenten en OCMW's). Dit leidde tot onduidelijkheid over de bevoegdheidsafbakening tussen de federale en de Vlaamse overheid. In 2014 kwam hieraan, na uitspraken van het Grondwettelijk Hof en de Raad van State, een einde.1 De bevoegdheidsverdeling blijft voor de lagere bestuursniveaus echter zeer onduidelijk en abstract en deze zijn dan ook vragende partij voor een goede samenwerking tussen de Vlaamse en de federale overheid. Het Archiefdecreet is volledig van toepassing voor alle diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest, de administratieve rechtscolleges, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en voor een deel van de gemeentelijke en provinciale instellingen. Dit betekent dat Vlaanderen dus kan beslissen over de selectie en vernietiging van informatie van deze bestuursniveaus indien er een selectiecommissie voor het bestuursniveau in kwestie bestaat. Voorlopig is dit enkel het geval voor de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest (cf. infra). Voor de andere bestuursniveaus geldt een overgangsregeling, waarbij oude selectielijsten, die goedgekeurd zijn door de Algemeen Rijksarchivaris, van kracht blijven tot ze vervangen zijn door een door de selectiecommissie opgemaakte of goedgekeurde selectielijst. Deze regeling is ook gebruikt voor de diensten, instellin gen en rechtspersonen die afhingen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest gedurende de periode 2010-2016. 1.2. Selectie en vernietiging in het Archiefdecreet van 9 juli 2010 Het Archiefdecreet is vernieuwend op het vlak van selectie en vernietiging. Het bepaalt namelijk niet enkel de voorwaarden voor en de procedures van vernietiging (art. 12), maar gaat ook in op selectie (art. 11). Zo worden de opmaak van selectie lijsten en de oprichting van selectiecommissies per bestuursniveau geregeld. Deze selectiecommissies hebben de opdracht om een 'algemene' selectielijst op te stellen per bestuursniveau en 'specifieke' selectielijsten goed te keuren die door de zorg dragers aan de voor hun bevoegde commissie worden voorgelegd (het verschil tussen de types selectielijsten komt verder uitgebreid aan bod). De Vlaamse Regering bekrachtigt alle selectielijsten voor een maximale geldigheidsduur van 10 jaar. Dit betekent dat een selectielijst kracht van wet krijgt, waardoor een selectielijst dus geen vrijblijvend advies of een richtlijn is, maar een wettelijk minimum. Het Archiefdecreet omschrijft niet alleen wat een selectielijst is: "staat van categorie- en archiefdocumenten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, met vermelding van termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden", maar gaat ook in op de criteria die in acht genomen moeten worden bij de opmaak ervan: quincy oeyen en katlijn vanhee 204 quincy oeyen en katlijn vanhee naar een onderbouwd en werkbaar waarderingsbeleid voor de vlaamse overheid 1 Een gedetailleerd overzicht van de bevoegdheidsverdeling is te vinden op: http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/bevoegdheidsverdeling. 205

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2018 | | pagina 104