Blokkendozen en matroesjka's
Over standaarden voor archiefbeheer1
Geen enkele archiefprofessional kan zonder kennis over het bestaan, de inhoud en de
toepasbaarheid van standaarden. Standaarden vormen de meetlat voor de kwaliteit
voor praktisch alle denkbare activiteiten inzake het creëren, beheren en beschikbaar
stellen van archiefbescheiden. Zij zijn een noodzakelijke grondstof voor kwaliteitszorg
en controle binnen die werkprocessen. Voor die controle bestaan overigens eveneens
standaarden. En voor het management van die controle bestaan ook weer standaar
den.
Standaarden vormen een lastig af te bakenen geheel aan blokkendozen. Bovendien
passen niet altijd alle blokkendozen naadloos op elkaar. De reikwijdte van standaar
den kan verschillen. En de mate waarin een standaard als bindend moet worden
beschouwd, kan verschillen. Bovendien zijn er veel standaarden die een afgeleide
zijn van weer andere, internationale, standaarden.
Een weg door een ondoorzichtig woud
Er zijn standaarden die genoemd worden in wet-en regelgeving. Er zijn ook 'veld-
normen'Dat zijn standaarden die door de betrokken werkgemeenschap beschouwd
worden als feitelijke norm. Beide zijn van groot belang voor het toetsen van de
kwaliteit van het informatiebeheer van een organisatie.
Het behoeft geen betoog dat de wereld van standaarden zélf ook vaak wat standaardi
satie nodig heeft. Archiefinspecteurs kunnen echter niet zonder. Er is geen alterna
tief voor het leren werken met de standaarden die er zijn. Ook al betekent dit dat
een hier en daar moeilijk toegankelijk en weinig transparant woud moet worden
betreden.
In dit artikel wordt een opsomming gegeven van standaarden die voorkomen in de
archiefregelgeving. Daarnaast worden standaarden genoemd die wereldwijd of
nationaal gelden als eenveldnorm. Bovendien worden hieronder standaarden
beschreven die onderwerp van (soms veel) discussie zijn.
De opsomming in dit artikel is zeker niet volledig. Dat zou ondoenlijk zijn. Boven
dien is de opsomming een tijdsopname. Met name op de gebieden van digitaal infor
matiebeheer, managementsystemen en kwaliteitszorg zijn de standaarden sterk in
ontwikkeling. Toch hoopt dit overzicht een eerste handzame introductie in de wereld
van standaardisatie van informatiebeheer te zijn.2
Standaarden zijn afspraken
Standaarden zijn onderlinge afspraken over de kwaliteit van producten, diensten
en communicatie. Het ontstaan van talen, taaisymbolen en munteenheden zijn
voorbeelden van standaardisatie. Standaardisatie is van oudsher een onderwerp dat
van belang wordt, zodra de complexiteit van bijvoorbeeld een werkproces toeneemt
en zodra steeds meer partijen betrokken raken bij dat proces. Door de toename van
de bureaucratie en van de complexiteit van productieprocessen werd standaardisatie
vanaf de 19de eeuw van steeds groter belang. Het Scientific Management van Taylor
zou bijvoorbeeld ondenkbaar zijn geweest zonder standaardisatie van procedures,
processen en (half-)producten.
Tegenwoordig zouden we kunnen zeggen:
de Handleiding is een standaard voor
de metadatering
van archiefbescheiden
Uiteraard zijn archiefprofessionals specialisten in het opstellen en toepassen van
standaarden. De Handleiding van 1898 is een mijlpaal in het standaardiseren van
het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden. Tegenwoordig zouden we kunnen
zeggen: de Handleiding is een standaard voor de metadatering van archiefbescheiden
met betrekking tot ordening en beschrijving op verschillende aggregatieniveaus.
Daarnaast zijn in de afgelopen eeuw veel standaarden opgesteld en toegepast voor
het beheer van analoge informatiedragers en voor de kwaliteit van archiefbewaar
plaatsen. Vele daarvan zijn bindend, omdat ze zijn opgenomen in de Archiefregeling.
De grote hoeveelheid standaarden, hun onderlinge relaties, mate van verspreiding
en acceptatiegraad leiden tevens tot de noodzaak tot een nadere typering. Een gang
baar onderscheid is die tussen standaarden ten aanzien van 'compliance' en ten
aanzien van 'guidance'. In het eerste geval is een standaard een voorschrift dat
gevolgd moet worden. In het tweede geval is de standaard een richtlijn bij het uitvoe
ren van activiteiten of produceren van al of niet materiële objecten.
Dit onderscheid zegt veel over het gebruik van een standaard maar nog weinig over
de aard ervan. Brunsson en Jacobsson bieden een typologie, waarin een standaard
een van de volgende drie doelen kan hebben: het beschrijven van het wezen, van de
eigenschappen of van de activiteiten van een verschijnsel, product en/of dienst.3 Het
eerste doel staat gelijk aan het samenstellen van definities en classificaties. Onder
het tweede doel vallen bijvoorbeeld technische en functionele eisen aan apparatuur.
Onder het derde doel vallen bijvoorbeeld eisen die gesteld worden aan het gedrag van
organisaties en personen. Vrij vertaald is de NEN ISO 5127 een standaard van de
eerste soort, de NEN ISO 16175 een standaard van de tweede soort en zijn de NEN
ISO 9001 en NEN ISO 15489 standaarden van de derde soort.4
FRANS SMIT
1 Met dank aan Annemieke Adema, Rienk Jonker en Arnoud Glaudemans voor hun commentaar op eerdere
versies van dit artikel.
2 Het artikel tracht een zo handzaam mogelijk beeld te geven van de stand van zaken per 1 mei 2013.
186
FRANS SMIT BLOKKENDOZEN EN MATROESJKA'S
3 Nils Brunsson en Bengt Jacobsson, 'The Contemporary Expansion of Standardization' in Nils Brunsson en
Bengt Jacobsson et al, A World of Standards, Oxford, 2002, p. 4; geciteerd in Alan C. Bell, 'Standards and
Standards Culture: understanding the nature and criticisms of standardization' in COMMA (2011) 2, p. 26.
4 Zie de overzichten in de volgende paragrafen van dit artikel voor de uitleg van deze standaarden.
187
