Normen, criteria
Reikwijdte/scope
Inspectieproces
Conclusie
METHODEN EN TECHNIEKEN
De normen die bij een archiefinspectie gehanteerd worden, liggen in principe vast:
het gaat tenslotte om toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de
Archiefwet. Toch loont het omverder te kijken dan dat. De resultaatgebieden van
het INK-model bieden aanknopingspunten voor een bredere, op kwaliteit gerichte
normering, die bovendien in samenspraak met de geïnspecteerde organisatie op
maat aan te vullen is. In figuur 2 is weergegeven hoe de archiefinspecties van het
gemeentearchief Rotterdam en Het Utrechts Archief een eigen invulling geven aan
de resulaatgebieden van het INK-model.
Resultaatgebieden
Strategie en
beleid: informa
tiebeleidsplan
Middelen:
geld, ICT
Mensen:
beheerders en
gebruikers
Organisatiegebieden
Doelmatigheid
van het beheer
Meerwaarde
voor organisatie
en werk
processen
Leren en verbeteren
Processen:
Inrichting
informatie-
beheer-
processen in
samenhang
met
inrichting
primaire
processen
Rechtmatig
heid van het
beheer
Leiderschap:
Visie op,
bewustzijn
van belang
informatie-
en archief
beheer bij
het top
management
Figuur 2: Een mogelijke toepassing van het INK-managementmodel
ten behoeve van archiefinspectie
In het model in figuur 2 is de wettelijke taak van de archiefinspectie ondergebracht
in het resultaatgebied 'Rechtmatigheid van het beheer'. Daaraan zijn twee resultaat
gebieden gekoppeld: 'Meerwaarde voor de werkprocessen/de organisatie' en
'Doelmatigheid van het beheer'. De eerstgenoemde kan bijvoorbeeld in overleg met
de proceseigenaar (directeur van een dienst, gemeentesecretaris, ketenregisseur)
worden ingevuld, afhankelijk van de organisatie of het werkproces dat geïnspecteerd
wordt. Dit bevordert de betrokkenheid van de geïnspecteerde organisatie en maakt
de aanbevelingen relevanter en bruikbaarder. Bij het criterium 'Meerwaarde' kan
bijvoorbeeld specifiek worden gelet op de vraag of de inrichting van de informatie
huishouding aansluit op de behoeften van het onderzochte werkproces. Het criteri
um 'Doelmatig beheer' richt zich met name op de vraag of er onnodige hoeveelheden
menskracht en middelen voor het archiefbeheer worden ingezet: bijvoorbeeld in
geval van dubbele opslag en beheer van al dan niet digitale informatie.
184
JEROEN VAN OSS GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIE: PLEIDOOI VOOR EEN NIEUWE AANPAK
De meest voorkomen de inspectievormis de organisatiegewijze aanpak: doorlichting
van een gemeente, een dienst, een deelgemeente, een gemeenschappelijke regeling.
Dit werkt meestal goed, omdat gemeentelijke organisaties hun informatievoorzie
ning ook zo georganiseerd hebben. Toch zijn er ontwikkelingen die er toe leiden dat
gemeenten of diensten ten aanzien van bepaalde processen niet meer aanspreekbaar
zijn op (delen van) de informatievoorziening. Dit is bijvoorbeeld het geval bij keten
systemen als het landelijke Overheids Loket Online (OLO) dat de verlening van de
omgevingsvergunningen door gemeenten ondersteunt. Ook binnen een grotere
gemeente zijn doorgaans meer diensten betrokken bij de uitvoering van één proces.
Denk bijvoorbeeld aan stadsontwikkelingsprojecten. Kleinere gemeenten besteden
vaak taken uit aan buurgemeenten of intergemeentelijke uitvoeringsorganisaties.
In dit soort gevallen is het noodzakelijk om de scope van een inspectie te veranderen
van organisatie(onderdeel) naar (keten)proces. Tevens kan het voorkomen dat een
aspect van het archiveringssysteem, bijvoorbeeld gedragsaspecten (leiderschap,
mensen) of functionaliteit van informatiebeherende applicaties (middelen) aan
dacht verdient en daarmee de afbakening van een inspectie bepaalt.
Een wezenlijk onderdeel van het INK-model is de cyclus van verbeteren en vernieu
wen, Deming circle geheten. Deze bestaat uit de opeenvolgende acties Plan, Do,
Check, Act. Bestaande inspectieprocedures kennen vaak al een cyclus van inspectie
- verbeterplan - follow-up. Fraaier nog is het wanneer inspectie en opdrachtgever
(het College van B&W) afspreken de inspectiecyclus te verweven in een bestaande
planning- en controlcyclus, bijvoorbeeld in het kader van een managementcontract.
In het bovenstaande heb ik getracht te laten zien hoe je met behulp van het INK-
model een inspectiemethode, inspectieplan of -campagne kunt ontwerpen door te
spelen met de dynamiek en verbanden tussen de organisatie- en resultaatgebieden.
Dit helpt om bewuste keuzes te maken, strategisch te denken en tegelijkertijd de
communicatie met de opdrachtgever en de geïnspecteerde organisatie te vergemak
kelijken. De conclusie van dit alles is mijns inziens, dat er behoefte aan een metho
disch kader voor archiefinspectie is, gebaseerd op inzichten van operational auditing,
waarbinnen lokaal maatwerk mogelijk is. Zo'n kader kan tevens dienen als middel
voor uitwisseling van strategieën, methoden en instrumenten om zo steeds effectie
ver en professioneler te kunnen werken. In het artikel 'Professionaliseren archief
inspectie: beter goed gejat dan slecht bedacht' aan het einde van deze bundel is te lezen
dat deze uitdaging is opgepakt door de Werkgroep Kwaliteitsmodel Archiefinspectie
van de sectie Inspectie van BRAIN.
185
