3Ook ontwikkelingen in de manier van werken van de overheid hebben impact op
de archiefinspectie. Hierbij gaat het met name om de e-overheid, de digitalisering
van werkprocessen, werken in ketens en het kwaliteitsdenken. Het volstaat niet
meer om het papieren archief bij de afdeling Documentaire Informatievoorzien
ing in de kast te controleren. In de digitale wereld vindt informatiebeheer overal
plaats. Het is een keten, een systeem, waarin vele actoren een rol spelen. DIV is
niet meer het enige aanspreekpunt. Ook de proceseigenaar, de informatiemana
ger, de controller en de kwaliteitsmanager zijn belangrijke gesprekspartners.
Bovendien is controleren achteraf in de digitale wereld geen optie meer. Dat
vraagt om herijking van het bestaande instrumentarium van de gemeentelijke
archiefinspectie.
In de digitale wereld
vindt informatiebeheer overal plaats
Deze drie ontwikkelingen vragen om een stevige herbezinning binnen het gemeente
lijke archiefinspectieveld. De archiefinspecteur van vandaag is zoekende. Doel, stra
tegie, object, normenkader, positie en methode staan alle ter discussie. Is het doel
kwaliteitsontwikkeling of handhaving van wet- en regelgeving? Rapporteert de
inspecteur aan de gemeenteraad, het college, het lijnmanagement of de informatie
professionals? Is de Archiefwet de enige norm, of gebruiken we ook kwaliteitsstan
daarden? Is het object van inspectie het archief zelf, in welke vorm dan ook, of het
archiveringssysteem van beleid, mensen, middelen, processen, ICT voorzieningen?
Hoe kom je tot een strategie?
De gemeentelijke archiefinspecteur, werkend namens de gemeentearchivaris,
heeft een geheel eigen positie in het archiefbestel. Die verschilt van die van archief
inspecteurs bij de andere bestuurslagen. Het archieftoezicht namens Gedeputeerde
Staten (GS) op lagere overheden heeft de bevoegdheid om sancties op te leggen.
Als gevolg van de invoering van de Wrgt worden deze in geval van taakverwaarlozing
sneller toegepast. De Erfgoedinspectie past weliswaar geen sancties toe, maar
rapporteert wel aan een politiek orgaan: de Tweede Kamer. De gemeentelijk archief
inspecteur, dan wel de gemeentearchivaris, heeft een veel meer intern gerichte rol.
Hij rapporteert aan het bestuurlijk orgaan van de gemeente en blijft daarmee feitelij k
binnen het ambtelijke domein. Hij heeft geen bevoegdheid om sancties op te leggen.
Dit vraagt om een geheel eigen strategie en aanpak, die geen kopie kan zijn van de
inspectieaanpak van de collega' s bij provincies en rij k.
Anders dan het vakgebied van auditing en kwaliteitsmanagement kent de archief
inspectie een weinig gestandaardiseerde en gepubliceerde methodiek. Er zijn in het
verleden wel modelchecklists gepubliceerd, bijvoorbeeld door het Werkverband
Gemeentelijke Archiefinspectie (WGA), nu sectie Inspectie van branchevereniging
BRAIN, maar geen voorbeelden van integrale strategie en methodiek. Hoewel niet
helemaal vergelijkbaar - de Archiefwet is en blijft de basis - kan het vak van operatio
nal auditing goede aanknopingspunten voor zo'n strategie bieden. Jan Pasmooij
van het NIVRA/NBA, de beroepsorganisatie van accountants en auditors, betoogde
180
in 2004 tijdens de ERPANET workshop in Antwerpen over Audit and Certification in
Digital Preservation dat iedere audit is gebaseerd op een overeenkomst tussen drie
partijen:
De verantwoordelijke opdrachtgever;
De'geauditeerde';
De auditor.
Zo'n overeenkomst heeft betrekking op vier essentiële punten, die gezamenlijk een
audit framework vormen:
1. Doel (bijvoorbeeld hetveilig stellen van erfgoed of borgen van de kwaliteit van
de archiefvorming);
2. Object ('het archief in de kast' of het hele archiveringssysteem);
3. Normen, criteria (de naleving van Archiefwet of ook doelmatigheid);
4. Reikwijdte/scope (een organisatie, een thema of een proces).
Om zo'n audit framework te kunnen ontwerpen, is het nuttig om gebruik te maken
van een kwaliteitsmodel. In strategisch opzicht is dit een goede invalshoek, omdat
dit organisaties aanknopingspunten biedt om de resultaten van de archiefinspectie
te gebruiken in hun eigen kwaliteitscyclus van leren en verbeteren of als bijdrage aan
'good governance'. Hiermee is de kans groter dat de bevindingen en aanbevelingen
herkend worden en meegenomen in hun verbeterplannen. Zo'n kwaliteitsmodel
biedt ook een gemeenschappelijke taal, waardoor het gesprek tussen inspecteur en
geïnspecteerde vergemakkelijkt wordt. Bovendien schrijft artikel 16 van de Archief
regeling een kwaliteitssysteem voor. Onder de kwaliteitsmodellen is het INK kwali-
teitsmanagementmodel in de gemeentelijke wereld het meest bekend en aanvaard.
Het is flexibel genoeg om voor verschillende doeleinden en toepassingen in te zetten.
Hieronder zal ik aan de hand van de aspecten van een audit framework en het INK
managementmodel een voorbeeld schetsen van een inspectiestrategie.
Resultaatgebieden
Medewerkers
Management
van medewerkers
Strategie en
beleid
Management
van middelen
Maatschappij
Klanten en
partners
Organisatiegebieden
10. Leren en verbeteren
Management
van processen
Bestuur en
financiers
Leiderschap
Diagram 1: Het INK managementmodel
181
METHODEN EN TECHNIEKEN
JEROEN VAN OSS GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIE: PLEIDOOI VOOR EEN NIEUWE AANPAK