3Ook ontwikkelingen in de manier van werken van de overheid hebben impact op de archiefinspectie. Hierbij gaat het met name om de e-overheid, de digitalisering van werkprocessen, werken in ketens en het kwaliteitsdenken. Het volstaat niet meer om het papieren archief bij de afdeling Documentaire Informatievoorzien ing in de kast te controleren. In de digitale wereld vindt informatiebeheer overal plaats. Het is een keten, een systeem, waarin vele actoren een rol spelen. DIV is niet meer het enige aanspreekpunt. Ook de proceseigenaar, de informatiemana ger, de controller en de kwaliteitsmanager zijn belangrijke gesprekspartners. Bovendien is controleren achteraf in de digitale wereld geen optie meer. Dat vraagt om herijking van het bestaande instrumentarium van de gemeentelijke archiefinspectie. In de digitale wereld vindt informatiebeheer overal plaats Deze drie ontwikkelingen vragen om een stevige herbezinning binnen het gemeente lijke archiefinspectieveld. De archiefinspecteur van vandaag is zoekende. Doel, stra tegie, object, normenkader, positie en methode staan alle ter discussie. Is het doel kwaliteitsontwikkeling of handhaving van wet- en regelgeving? Rapporteert de inspecteur aan de gemeenteraad, het college, het lijnmanagement of de informatie professionals? Is de Archiefwet de enige norm, of gebruiken we ook kwaliteitsstan daarden? Is het object van inspectie het archief zelf, in welke vorm dan ook, of het archiveringssysteem van beleid, mensen, middelen, processen, ICT voorzieningen? Hoe kom je tot een strategie? De gemeentelijke archiefinspecteur, werkend namens de gemeentearchivaris, heeft een geheel eigen positie in het archiefbestel. Die verschilt van die van archief inspecteurs bij de andere bestuurslagen. Het archieftoezicht namens Gedeputeerde Staten (GS) op lagere overheden heeft de bevoegdheid om sancties op te leggen. Als gevolg van de invoering van de Wrgt worden deze in geval van taakverwaarlozing sneller toegepast. De Erfgoedinspectie past weliswaar geen sancties toe, maar rapporteert wel aan een politiek orgaan: de Tweede Kamer. De gemeentelijk archief inspecteur, dan wel de gemeentearchivaris, heeft een veel meer intern gerichte rol. Hij rapporteert aan het bestuurlijk orgaan van de gemeente en blijft daarmee feitelij k binnen het ambtelijke domein. Hij heeft geen bevoegdheid om sancties op te leggen. Dit vraagt om een geheel eigen strategie en aanpak, die geen kopie kan zijn van de inspectieaanpak van de collega' s bij provincies en rij k. Anders dan het vakgebied van auditing en kwaliteitsmanagement kent de archief inspectie een weinig gestandaardiseerde en gepubliceerde methodiek. Er zijn in het verleden wel modelchecklists gepubliceerd, bijvoorbeeld door het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie (WGA), nu sectie Inspectie van branchevereniging BRAIN, maar geen voorbeelden van integrale strategie en methodiek. Hoewel niet helemaal vergelijkbaar - de Archiefwet is en blijft de basis - kan het vak van operatio nal auditing goede aanknopingspunten voor zo'n strategie bieden. Jan Pasmooij van het NIVRA/NBA, de beroepsorganisatie van accountants en auditors, betoogde 180 in 2004 tijdens de ERPANET workshop in Antwerpen over Audit and Certification in Digital Preservation dat iedere audit is gebaseerd op een overeenkomst tussen drie partijen: De verantwoordelijke opdrachtgever; De'geauditeerde'; De auditor. Zo'n overeenkomst heeft betrekking op vier essentiële punten, die gezamenlijk een audit framework vormen: 1. Doel (bijvoorbeeld hetveilig stellen van erfgoed of borgen van de kwaliteit van de archiefvorming); 2. Object ('het archief in de kast' of het hele archiveringssysteem); 3. Normen, criteria (de naleving van Archiefwet of ook doelmatigheid); 4. Reikwijdte/scope (een organisatie, een thema of een proces). Om zo'n audit framework te kunnen ontwerpen, is het nuttig om gebruik te maken van een kwaliteitsmodel. In strategisch opzicht is dit een goede invalshoek, omdat dit organisaties aanknopingspunten biedt om de resultaten van de archiefinspectie te gebruiken in hun eigen kwaliteitscyclus van leren en verbeteren of als bijdrage aan 'good governance'. Hiermee is de kans groter dat de bevindingen en aanbevelingen herkend worden en meegenomen in hun verbeterplannen. Zo'n kwaliteitsmodel biedt ook een gemeenschappelijke taal, waardoor het gesprek tussen inspecteur en geïnspecteerde vergemakkelijkt wordt. Bovendien schrijft artikel 16 van de Archief regeling een kwaliteitssysteem voor. Onder de kwaliteitsmodellen is het INK kwali- teitsmanagementmodel in de gemeentelijke wereld het meest bekend en aanvaard. Het is flexibel genoeg om voor verschillende doeleinden en toepassingen in te zetten. Hieronder zal ik aan de hand van de aspecten van een audit framework en het INK managementmodel een voorbeeld schetsen van een inspectiestrategie. Resultaatgebieden Medewerkers Management van medewerkers Strategie en beleid Management van middelen Maatschappij Klanten en partners Organisatiegebieden 10. Leren en verbeteren Management van processen Bestuur en financiers Leiderschap Diagram 1: Het INK managementmodel 181 METHODEN EN TECHNIEKEN JEROEN VAN OSS GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIE: PLEIDOOI VOOR EEN NIEUWE AANPAK

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 92