absoluut fout, nalatigheid of voor verbetering vatbaar vast, terwijl de norm het
wellicht anders beoogt en/of de norm bij de buren strenger of toleranter wordt
geïnterpreteerd. Die, tot op zekere hoogte begrijpelijke, vrijblijvendheid is een van
de factoren die bijdraagt aan het imago van subjectiviteit, waardoor de rapportages
aan zeggingskracht inboeten.
Naar een nieuwe norm?
Dat er zoveel verschillende normen en standaarden zijn, kan zowel een nadeel als
een voordeel zijn. Afhankelijk van de situatie kun je daarmee manipuleren. Als we
een objectief oordeel willen geven over het beheer van archieven en het informatie
beheer, is het volgens ons een nadeel. In de eerste plaats omdat er geen overall-norm
bestaat die de verschillende normen op een of andere manier met elkaar verbindt of
aan elkaar relateert. In de bestaande normen en regels is in sommige gevallen zelfs
een bepaalde mate van overlap, wellicht zelfs tegenspraak waarneembaar. Andere
punten van archief- en informatiebeheer zijn juist in het geheel niet genormaliseerd.
Met andere woorden, er is geen evenwicht tussen het gehele spectrum van beheer
enerzijds en (bestaande) normering anderzijds. Het gebruik van (alleen) normen
levert in principe een te fragmentarisch en incompleet beeld op.
Een ander aspect dat het gebruik van normen problematisch maakt, is dat er geen
onderliggende differentiatie is. Elk aspect in elke norm weegt als het ware even
zwaar. Sommige aspecten zouden meer gewicht in de schaal moeten leggen dan
andere, zodat een schaalbaar oordeel mogelijk wordt.
Bovendien zijn er nogal wat onderdelen en onderliggende aandachtspunten die niet
concreet genormeerd zijn. Ze zijn abstract omschreven in wet- of regelgeving of
hebben de vorm van een advies. Aan de hand van die abstracte omschrijvingen mag
de archiefinspecteur vervolgens bepalen of de praktijk in orde is. Maar wanneer is
een abstract omschreven eis voldoende, goed of onvoldoende?
Zowel de inspecteur als de (lagere) overheden hebben behoefte aan en baat bij een
kwantificeerbare methode om niet alleen aan te geven dat, maar ook in welke mate
en waarom de gecontroleerde praktijk okay, voldoende of onder de maat is. Is een
dergelijke genormeerde methodiek mogelijk? En kan die tot een algemene standaard
voor de gemeentelijke inspectierondes en -rapportages worden? Hieronder volgt een
korte verkenning.
Een gestandaardiseerd en meetbaar inspectiemodel?
Om te standaardiseren zal er een formulier of document moeten zijn, waarin
standaarden en normen vertaald zijn naar de dagelijkse praktijk van zowel archief
als informatiebeheer. Dat inspectiemodel omvat dan een vast aantal onderdelen.
Op alleen die onderdelen wordt een instelling vervolgens minimaal om de twee jaar
geïnspecteerd. Belangrijk daarbij is om het hele spectrum van archief- en informatie
beheer goed te definiëren en ook komende veranderingsprocessen goed in kaart te
brengen. Dit, zodat het formulier zeker de eerste drie rondes inzetbaar is en bij
toekomstige veranderingen in beheermethodieken slechts marginaal aangepast
of uitgebreid hoeft te worden.
Een aandachtspunt daarbij is uiteraard de wenselijkheid van de gelaagdheid van de
rapportage: de uitkomsten, en als zich dat voordoet, de meetgegevens van eerdere
rapportage(s) mogen daarin zichtbaar zijn.
Binnen het formulier hoort de rapportage zoveel mogelijk gestandaardiseerd te zijn.
Dezelfde of soortgelijke onderdelen komen dan in een vaste volgorde aan bod in een
specifiek voorgedefïnieerd format met vastomlijnde aandachtspunten.
In het voorgedefmieerde format is voor elk afzonderlijk onderdeel een zoveel moge
lijk uniform gesteld toetsingskader opgenomen. Van elk aandachtspunt is vervolgens
omschreven wat de kwalitatieve en/of de kwantitatieve waarde moet zijn om als
onvoldoende, voldoende of goed te worden aangemerkt. Belangrijk is dat de aan
dachtsvelden in het toetsingskader helder en niet voor tweeërlei uitleg vatbaar zijn.
Bijvoorbeeld: er is een documentair structuurplan of niet. Een procedure is officieel
vastgesteld of niet.
Kwantificeerbare toetsing
In veel gevallen zijn er meer parameters nodig om verschillende niveaus van kwali
teit uit te drukken. Dat is vooral het geval bij toets-punten die niet direct kwantifi
ceerbaar zijn en zich richten op de inhoud en kwaliteit van specifieke procedures en
beheersregels. Immers de aanwezigheid van een documentair structuurplan zegt
nog niets over de kwaliteit daarvan.
Toch kan de toetsing ervan wel kwantificeerbaar gemaakt worden als er bijvoorbeeld
ken- en ervaringscijfers aan te hangen zijn die stammen uit vergelijkingen met eerder
gepubliceerde plannen en regels. Daarbij kan worden bekeken of de niet kwantifi
ceerbare inhoud is op te delen in kwantificeerbare onderdelen.
Vervolgens is het zaak dat de specifieke aandachtspunten ten opzichte van elkaar een
weegfactor meekrijgen. Niet elk aandachtspunt is even belangrijk.
Uiteindelijk ontstaat er dan voor elk getoetst onderdeel een evenwichtig en schaal
baar toetsingskader, waarin alle aandachtspunten gezamenlijk het totaaloordeel
vormen. Alle getoetste onderdelen vormen het totaalbeeld, waaraan vervolgens een
cijfer of waardering gehangen kan worden.
Speciale studie is nodig bij het kwantificeerbaar maken van de aandachtspunten,
waarvoor (inter)nationale normen en/of concrete wet- en regelgeving beschikbaar
is. Toch lijkt het ons - hoe gecompliceerd ook - goed te realiseren. Voor het bepalen
van de weegfactoren en kwantificatie van de toets-punten zal een (hopelijk niet al
te) lange weg van consensus binnen de lagere overheden afgelegd moeten worden.
De schoen wringt waarschijnlijk daar waar het om abstracte wet- en regelgeving gaat.
Zo is het moeilijk aan te tonen of (objectief) te beargumenteren dat een bepaalde
procedure of handeling niet correct is. Vooral in welke mate iets incorrect is of
verbeterd moet worden, zal een punt van discussie zijn. Maar ook daar zijn wegen
te vinden om tot consensus over een maatstaf te komen. Als de tegenpartij, de
geïnspecteerde, de maatstaf accepteert en men op die overblijvende punten tot
overeenstemming voor een dergelijke maatstaf is gekomen, kan men in latere
rapportages daar op terugkomen. Intergemeentelijk leidt dat uiteindelijk tot een
algemeen aanvaarde norm.
Een mogelijke weg om dit te realiseren is om in overleg met onder andere de onder
toezicht staande instellingen manifesten of handleidingen op te stellen, waarin
processen en werkwijzen voor afzonderlijke niet-kwantificeerbare onderdelen zijn
beschreven. Hierin wordt een overeengekomen rangorde van geldende kwaliteits
eisen weergegeven. Daarmee bevat zo'n manifest of handleiding een correcte en
concrete omschrijving, waaraan een instelling op dat specifieke onderdeel moet
voldoen. Hierdoor bereiken we een tweeledig doel. Voor de inspectie vormt het een
METHODEN EN TECHNIEKEN
174
GEERT LUIJKX EN ROELOF BRAAD VAN ZEEPBEL NAAR KANONSKOGEL..
175
