Bij het aanbieden van de rapportage volgen er steevast vragen en opmerkingen,
zowel vanuit de ambtelijke als de bestuurlijke laag. Niet zelden probeert men door
middel van de vraagstelling de constateringen uit een rapportage te relativeren,
te vergelijken en in sommige gevallen ook wel te bagatelliseren.
Concreet wil men in de eerste plaats weten of er verbetering is ten opzichte van
een vorige inspectieronde. Dit vooral omdat er, ook bij de overheid, de neiging
bestaat om zelfs de meest negatieve rapporten in een positief daglicht te stellen.
En inderdaad, hoe deplorabel de toestand ook mag wezen, een verbetering ten
opzichte van de nog deplorabelere toestand van twee jaar eerder is immers altijd
een verbetering. Wordt een verslechtering geconstateerd, dan wordt men soms
wakker geschud. In zo'n geval komt er wel eens een maatregel tot stand teneinde de
ergste angel uit het geheel weg te halen. Totaaloplossingen zijn in de gemeentelijke
hoek helaas een zeldzaamheid, is onze ervaring.
Daarnaast vergelijkt men de eigen situatie, als het even kan, ook graag met de
situatie bij de 'buren' of met een eventueel aanwezige landelijke trend. De hoop is
dan dat de eigen situatie beter is, of op zijn minst vergelijkbaar, zodat bericht kan
worden dat "het allemaal wel mee valt". Dan is de uitkomst voorspelbaar en je kunt
je afvragen of een volgend inspectierapport met een misschien nog flink aangedikte
lijst van tekortkomingen en scherper geformuleerde noodzaak tot verbetering
nog zin heeft.
Inspelen op de ijdelheid
geeft meer kans van slagen
voor het realiseren van de aanbevelingen
in de rapportages
Gezaghebbende rapportage
Wat ontbreekt aan de rapportage om deze gezaghebbend te doen zijn? "Sancties",
zegt u misschien. Een sanctie als wettelijk drukmiddel lijkt ideaal, maar zal niet
worden toegepast als de onderbouwing in de rapportage onvoldoende is, of, zoals
hierboven aangegeven, gerelativeerd kan worden.
Wat in de rapportages in veel gevallen ontbreekt, is een constituerende, reflecterende
en confronterende context, een norm en/of maat, zoals verderop in dit artikel wordt
uiteengezet. Het ontbreken ervan geeft de rapportages een schijn van subjectiviteit.
Immers, als er niet vergeleken kan worden, omdat het de spreekwoordelijke peren
en appels zijn, of omdat de mogelijkheid tot vergelijken niet bestaat, kan de schijn
gewekt worden dat er met twee (of meerdere) maten gemeten wordt. Even daar
gelaten of de rapportages daardoor daadwerkelijk subjectief zijn, het feit dat ze de
schijn wekken subjectief te zijn, tast de geloofwaardigheid van rapportages per
definitie aan.
In wezen is de vraag dus: is de manier van archiefinspectie wel objectief? En: is de
manier van inspecteren wel transparant? Strikt genomen zijn dit legitieme vragen.
Ook het ontbreken van goede voorbeelden van elders blijkt voor een gezaghebbende
rapportage een gemis. Het feit dat de rapportages van collega's in de regel niet open
baar beschikbaar zijn, maakt vergelijkingen met andere organisaties bijzonder lastig.
Maar zelfs al zouden we die wel hebben: zijn ze dan wel vergelijkbaar? Ligt daar niet
de uitdaging voor de gezamenlijke gemeentelijke archiefinspecteurs om opeenvol
gende rapportages en die van eikaars instellingen vergelijkbaar te maken?
Onderlinge uitwisseling, dus meer openheid over het archiefbeheer en informatie
beheer naar collega' s en de buitenwereld, en een vorm van normering of van
standaardisatie in het toetsingskader van de inspectie kunnen de oplossing zijn om
tot rapportages te komen die er toe doen. Immers, als we weten waar en hoe het
goed gaat, kan er een gezonde competitie ontstaan. Want welke bestuurder wil niet
dat zijn gemeente model staat en verschijnt in de top tien van vooruitstrevendheid?
Inspelen op de ijdelheid geeft meer kans van slagen voor het realiseren van de
aanbevelingen in de rapportages.
Een stap verder kunnen we gaan, als er normen en standaarden geformuleerd
worden die voor de gehele lagere overheid min of meer wetskracht hebben. De rap
porten zijn eerst dan echt gezaghebbend als de aanbevelingen geen aanbevelingen
meer zijn, maar eisen waaraan moet worden voldaan. Nog beter: eisen waar men
niet meer om heen kan en waaraan koste wat het kost voldaan moet worden. Is er
een weg naar deze 'ideale' situatie voor de inspectie?
Of blijft het een utopie?
De normen
Hieronder uiten we enige gedachten ter overdenking om tot de uiteindelijk
gewenste normering te komen. Het zijn losse gedachten die nog verder uitgewerkt
en bijgeslepen moeten worden. Zeker zal er nog gediscussieerd moeten worden over
hoe je abstracte zaken meetbaar maakt, want per situatie kan dat bij de verschillende
gemeenten en instellingen nogal eens verschillen. Desondanks wagen we een poging
voor een start met het oog op het doel: gezaghebbende rapportages.
Als eerste moet gewerkt worden naar een vorm van standaardisering van zowel de
inspectiemethode als (van het format) van de rapportage. Een inspectie zal daarom
bestaan uit enkele vaste onderdelen. Bijvoorbeeld: informatiebeleid, omvang en
opleidingsniveau van het personeel, het beheer van digitale archiefbescheiden, de
beveiliging van informatie en de vorming van dynamisch archief. Misschien moet
dit lijstje op onderdelen nog wat toegespitst worden, zeker moet het aangevuld. Wat
we ermee willen bereiken, is dat iedere inspecteur op dezelfde manier naar dezelfde
zaken kijkt en er op dezelfde manier over rapporteert.
Vervolgens moet er in de rapportage over elk van deze onderdelen een oordeel
worden gegeven. Juist daar gaat de schoen wringen. De argumentatie bij de beoorde
ling van elk afzonderlijk onderdeel moet gebaseerd zijn op een helder en duidelijk
omschreven dekkend netwerk van referentiepunten, waaraan deze onderdelen
zullen moeten voldoen. Om zo'n lijst van referentiepunten samen te stellen zijn er
uiteraard, ook voor de archiefinspecteur, talloze normen en standaarden waaruit
geput kan worden. Naast de als toetsingskader op veel punten tamelijk abstracte
archiefregeling bestaan er diverse regels, normen en standaarden die een redelijk
concreet kader vormen. We noemen de beleidsregel digitale vervanging archiefbe
scheiden, de beleidsregel vervanging archiefbescheiden, de eisen duurzaam digitaal
depot en de verschillende NEN, ISO, DIN en ICN normen. Probleem is dat niet
iedereen deze op dezelfde wijze gebruikt. De een gebruikt een deel, de andere het
totaal en een volgende wellicht het geheel totaal niet. Daarbij interpreteert een ieder
de uitkomst van de toetsing aan de norm op zijn of haar eigen manier en stelt
METHODEN EN TECHNIEKEN
172
GEERT LUIJKX EN ROELOF BRAAD VAN ZEEPBEL NAAR KANONSKOGEL..
173
