5. Is een interne nalevingstoezicht- of auditfunctie ten aanzien van het beheer van
overgebrachte archiefbescheiden, met name de digitale maar ook de papieren, niet
even wenselijk als ten aanzien van niet overgebrachte
In de huidige situatie hoeft de slager (de archivaris), die andermans vlees keurt, zijn
eigen vlees niet te keuren. Is zo'n slager als keurmeester geloofwaardig? Wat is erger:
een slager die - ook - zijn eigen vlees keurt of een slager die zijn eigen vlees niet
keurt? In het kwaliteitsdenken (vraag 3) is een interne auditfunctie een onderdeel
van een kwaliteitssysteem, dat ook een archiefdienst dient te hebben.
is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders
6. Is de benaming van de archivaris als toezichthouder in de context van de
horizontale verantwoording aan de Raad adequaatHij wordt immers geacht
niet onafhankelijk van de onder toezicht gestelde (het College) te opereren?
In hetgovernance-denken is een intern toezichthouder veelal een functionaris
die niet onder de bevelen van een dagelijks bestuur (college) werkt, maar van een
algemeen bestuur (Raad of Rekenkamer). In deze zin is een archivaris geen
toezichthouder.
7. Hoever kan en moet een archivaris gaan met verticaal (aan de provincie)
verstrekken van informatie?
In de oude situatie diende gemeente op grond van de wettelijke provinciale toezicht-
taak vrijwel ongelimiteerd informatie aan de provinciaal inspecteur te verstrekken.
Met de nieuwe provinciale taakstelling (systeemtoezicht op compliance aan
Archiefwet) is de informatie gelimiteerd. Een profiel van de provinciale informatie
behoefte is in concreto vastgelegd in de lijst van zogenaamde Key Performance
Indicators van de VNG en dan met name de (17) onderdelen waaraan taakverwaar-
lozingscriteria zijn gekoppeld. Afzonderlijke provincies kunnen de informatiebe
hoefte bij de toezichttaken vastleggen in een informatieverordening.
met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij
of krachtens deze wet
8. Wat behelst naleving van de wet in de digitale situatie?
De naleving van de wet wordt digitaal niet meer primair geborgd middels een
gedegen beheerinrichting aan het einde van het primaire proces (DMS/RMA), maar
eerst en vooral vooraf in de bedrijfsarchitectuur (proces-, informatie- en ICT-
middelen-architectuur)De kwaliteit en archiefwettelij ke rechtmatigheid van de
informatiefeiten die in het DMS/RMA belanden is volledig afhankelijk van de
primaire procesinrichting: die levert de oorspronkelijke orde van de digitale neerslag.
Toezicht op de naleving verondersteld normering van de architectuur - de structuur
van de oorspronkelijke orde, van verantwoordingsinformatie (archief).
9. Is beperking van een nalevingstoezicht- of auditfunctie ten aanzien van vastleg
ging van informatie tot strikt de Archiefwet nog houdbaar en functioneel, en zo
nee, hoe kan de functie dan in wet- en regelgeving worden vormgegeven?
In veel recent vastgestelde uitvoeringsregelingen bij wetten worden eisen aan vast
legging (archivering) van informatie gesteld (bijvoorbeeld in de Wet Algemene
Bepalingen Omgevingsrecht). Het lijkt zinnig om de nalevingstoezicht- of auditfunc
tie ten aanzien daarvan te integreren.
10. Wat is in het nieuwe functielandschap rondom de digitale informatiehuis
houding domein en functie van de archiefinspectie en hoe verhouden die zich tot
de andere domeinen en functies en de wetten die daar gelden?
Bij de nieuw ontstane domeinen en functies is te denken aan een CIO (informatie
manager), een privacy functionaris en een controller kwaliteit, IT- (of EDP-) auditor.
belast de gemeentearchivaris.
HET BESTEL
156
ARNOUD GLAUDEMANS VAN STOFJAS NAAR KWALITEITSJAS
157