zijn context dus betekenis verliest. Ze komen niet op doordat het interne en het
externe toezicht nauw op elkaar waren afgestemd. Ze ontstaan ook door een aantal
andere ontwikkelingen.
Om te beginnen is er natuurlijk de verandering van medium. Archieven en de midde
len van beheer zijn thans de facto goeddeels digitaal. Met deze verandering van object
en middelen van archiefbeheer moeten veel zaken mee veranderen, zo ook toezicht
daarop. In de digitale situatie komt het veel meer aan op procesinrichting, -sturing
en -controle; het digitale medium is een stuk minder geduldig en zelfstandig dan het
papieren.
Ook de verschuivingen van de functie van (digitale) informatie van ondersteunend
naar primair bedrijfsmiddel en van informatieverstrekking aan de burger van
ondersteunende naar primaire dienst zijn van belang. Daardoor kan een gemeente
de omgang met informatie - en derhalve ook de vastlegging (archivering) ervan -
steeds minder als een interne aangelegenheid beschouwen, zal zij de horizontale
publieke verantwoording daarover moeten organiseren en aldus transparant zijn.
Rondom de digitale informatiehuishouding
ontstaat een nieuw functielandschap
Rondom de digitale informatiehuishouding ontstaat, tot slot, een nieuw functieland
schap met nieuwe domeinen van deskundigheid: daarbinnen zal de archiefinspectie
zijn veld moeten afbakenen en zijn draai vinden.
Belangrijk onderdeel van de genoemde procesinrichting, -sturing en -controle is een
kwaliteitssysteem als genoemd in de Archiefregeling artikel 16; dat tot doel moet
hebben de (archiefwettelijke) rechtmatigheid van het beheer van archieven te
borgen, zowel voor als na overbrenging. Deze borging is, naast de nodige norm- en
kaderstelling, bovenal een kwestie van doen. Dat maakt de uitleg van de term uit ISO
8402 goed duidelijk: "Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische struc
tuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn
voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg. "4
Met deze factoren en veronderstellingen in het achterhoofd lezen we artikel 32 lid 2
van de Archiefwet en stellen vragen over de duiding van termen en de praktische
invulling van de taak. Natuurlijk is er op alle punten wel 'een mouw aan te passen',
echter 'overall' bezien wordt dat een slecht passende jas, met veel lap- en stopwerk.
Een aanpassing van de tekst in de wet of het treffen van voorzieningen in de archief
verordening, het besluit informatiebeheer of andere interne regelgeving lijkt onver
mij delijk.
De initialen van Gogols hardwerkende ambtenaar die aan een nieuwe jas toe is
luiden A.A.Archivaris - Archiefinspecteur! Dat kan geen toeval zijn. Met die hard
werkende ambtenaar loopt overigens het goed af.
Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden
van de gemeentelijke organen
1. Waar stopt archiefzorg en begint archiefbeheer?
Bij de herverdeling van taken tussen provinciale en gemeentelijke archiefinspectie
speelt de vraag of een aantal middelen-gerelateerde zaken onder beheer te rekenen
zijn en dus onder het gemeentelijk nalevingstoezicht vallen. De scheiding van zorg
en beheer is onduidelijk bij bouw, verbouw en onderhoud van een archiefruimte
voor papier: bouw is zorg, onderhoud is beheer, daartussenin is het een grijs gebied.
Voor hard- en software en onderhoud van de software voor digitaal archiefbeheer
geldt analoog: hardware is zorg, onderhoud is beheer, daartussenin een grijs gebied.
2. Is een kwaliteitssysteem ex artikel 16 van het Archiefbesluit onderdeel
van het beheer?
In het kwaliteitsdenken is dit eigenlijk geen vraag. Het beheer en zijn omgeving wordt
benaderd als iets dat een kwaliteitssysteem heeft. Als er geen aanwijsbare zorg voor
verbetering in enigerlei vorm is, dan is sprake van een slecht kwaliteitssysteem. Het
is de vraag of een benadering van 'beheer' los van kwaliteitszorg in enigerlei vorm,
zinvol of zelfs maar mogelijk is vanuit het oogpunt van nalevingstoezicht.
Het beheer en zijn omgeving wordt benaderd
als iets dat een kwaliteitssysteem heeft
3. Zo ja (op vraag 2), is het interne nalevingstoezicht door de archivaris
onderdeel van het kwaliteitssysteem en derhalve van het beheer?
In het kwaliteitsdenken is veelal een interne controlefunctie in het systeem
ingebouwd en is daar dus onderdeel van. De Archiefregeling doelt, zo lijkt het, met
kwaliteitssysteem op iets anders of beperkters, namelijk maatregelen tot borging
van de kwaliteit ingebed in het primaire archiveringsproces en niet ook maatregelen
uit de tweede linie zoals interne controle. Nalevingstoezicht staat dan buiten dit
kwaliteitssysteem.
voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht
naar een archiefbewaarplaats,
4. Kan een archivaris geloofwaardig (nalevings) toezicht houden op beheer van
aan zijn archiefdienst in beheer overgedragen, maar niet formeel overgebracht
archiefmateriaal in een semi-statisch e-depot?
De bepaling van het object van het interne nalevingstoezicht geschiedt in termen
van de wettelijke overbrengingshandeling (voor - na); de laatste is een combinatie
van overdracht in beheer en een wijziging van het openbaarheidsregime. Gezien de
plannen richting centralisering van beheer en versnelde overdracht van archief
materiaal is de vraag of de scheiding wat (nalevings)toezicht betreft niet beter gelegd
kan worden op grond van alleen de overdracht in beheer.
HET BESTEL
4 Zie http://www.rijsenbrij.net/archivel/ebi/nl/hll.htm geraadpleegd 29 mei 2012, kopje Kwaliteitssysteem.
In het Archiefbesluit (toelichting) wordt de term niet nader bepaald, maar wordt vooral naar de bekende
ISO's verwezen als eisen en normenkader. De definitie uit de sinds 2000 wel vervallen ISO 8402 maakt goed
duidelijk dat dit 'voldoen' een kwestie is van 'doen' en dat het 'hebben' van een kader niet genoeg is. Het
principe van het 'doen' blijft echter een geldend uitgangspunt. Min of meer is dat zo ook herkenbaar in de
norm NEN-EN-ISO 9000 die ervoor in de plaats is gekomen.
154
ARNOUD GLAUDEMANS VAN STOFJAS NAAR KWALITEITSJAS
155
