commissies als de landelijk samenwerkende Bouwcommissie van de drie inspectie-
lagen van groot belang. Ook wordt de noodzaak van een goede landelijke opleiding
voor de uitvoering van archieftoezicht steeds meer gevoeld om de effectiviteit van
het archiefwettelijk toezicht in de komende jaren te vergroten. In dit verband
verdient ook de auditopleiding op het gebied van de digitale informatiehuishouding,
verzorgd door de Haagse Hogeschool, vermelding. Inmiddels hebben enkele tiental
len archiefinspecteurs deze auditopleiding gevolgd.
De praktijk sinds voorjaar 2012
Alle provincies hebben zich voorbereid op het nieuwe IBT. Hieronder volgen drie
voorbeelden.
Transitiemodel Drenthe, Fryslan en Groningen
De drie noordelijke archiefinspecties, die sinds 1992 op taken zeer nauw samenwer
ken, schreven na het verschijnen van het rapport van de Commissie Oosting de nota
Specifiek het NoordenHierin wordt beschreven welke resultaten zijn bereikt met de
huidige werkwijze van de inspecties en vervolgens hoe zij zich willen gaan aanpassen
aanhet nieuwe IBT. Hierbij wordt ingegaan op hetvermijden van risico's, gegeven
de kleinschalige bestuursstructuur in het noorden met vele toegewijde maar vaak
weinig gespecialiseerde registratuur- en archiefmedewerkers. Deze nota werd verder
uitgewerkt in het nieuwe werkplan van de inspecties voor de periode 2011-2014, dat
vanwege de veranderende positie van de inspecties Transitieplan is genoemd. Dit
plan is door de colleges van GS van Drenthe, Fryslan en Groningen op 9 september
2010 vastgesteld. In dit plan, met een tijdpad, worden de volgende doelen beschre
ven:
het bewerkstelligen van de opzet van een kwaliteitssysteem voor de provinciale
informatiehuishouding (horizontaal toezicht nieuwe stijl);
het ontwikkelen van een informatiearrangement met gemeenten en waterschap
pen voor integrale informatievoorziening;
het begeleiden van de opbouw van integrale informatievoorziening en interne
controle bij gemeenten en waterschappen (horizontaal toezicht);
het opstellen van een toezichtconvenant, met kennisuitwisseling tussen inspec
tie, gemeenten, waterschappen en andere organisaties waar toezicht op wordt
gehouden.
De archiefinspecties in de drie noordelijke provincies zijn ook vertegenwoordigd in
de algemene werkgroepen herziening IBT in de onderscheiden provincies.
De eerste actie op grond van het Transitieplan is een tweetal voorlichtingsbijeenkom
sten voor gemeenten en waterschappen. De eerste voor Drenthe en Groningen is
eind 2010 gehouden, de tweede voor Fryslan op 1 februari 2011. Er wordt door de in
specties eerst gewerkt aan het opzetten - samen met de andere IBT toezichthouders -
van een aantal pilots met gemeenten. Deze zijn in Fryslan medio 2012 in de gemeen
ten Het Bildt en Achtkarspelen afgerond voor het archief- en het Wabotoezicht.
Uitgangspunt van het IBT is het vertrouwen in taakuitvoering, een risicogerichte
aanpak, vermindering van het opvragen van informatie en minder bestuurlijke
drukte. Er wordt hierbij van uitgegaan dat de IBT toezichthouder de risico's bij de
taakuitvoering zo tij dig mogelij k inschat en aan de orde stelt. Zo wordt voorkomen
dat achteraf moet worden ingegrepen, wat in veel gevallen niet meer of slechts
tegen hoge kosten mogelijk is.
De ervaring tot nu toe is dat er goed kennis wordt uitgewisseld over verschillende
IBT gebieden, zoals archieven en Wabo, over de aanpak van het toezicht en het
toepassen van de KPI's. Zo kunnen de bevindingen van het aandachtsveld archieven
in een breder kader en met meer nadruk bij de gemeenten worden gepresenteerd.
Meerwaarde voor de gemeenten is dat er integraal en niet per afzonderlijk gebied,
zoals de archieven, met de provincie wordt gesproken. Vervolgens dat ook per
gemeente de interne handhaving meer integraal kan worden aangepakt.
Het verloop van de pilots voor het onderdeel archieven was als volgt. De beide
gemeenten hebben zo onbevangen mogelijk de lijst met KPI's ingevuld, nadat er eerst
een bijeenkomst met de toezichthouder had plaatsgevonden, waarin vragen zijn
besproken. De toezichthouder had ondertussen een lijst met vier cruciale thema' s
geformuleerd, op basis van een risicoanalyse. Deze zijn: een goed werkend kwaliteits
systeem, de goede, geordende en toegankelijke staatvan archiefbescheiden, de ver
nietiging, overbrenging en openbaarmaking en tenslotte een duurzame en adequate
beheer- en bewaaromgeving.
Daarnaast heeft de toezichthouder een informatievraag geformuleerd, bestaande
uit het verslag van horizontaal toezicht gebaseerd op de KPI's, verslagen van audits,
wettelijk voorgeschreven meldingen en beantwoording van overige vragen van de
toezichthouder. De door de gemeenten ingevulde KPI-lijsten zijn door de toezicht
houder vervolgens getoetst aan genoemde cruciale en meest risicovolle thema's.
Het resultaat met omschrijving van de belangrijkste risico's is in een schema gezet en
met de gemeente besproken, waarbij de vraag is gesteld hoe tot verbetering wordt
gekomen en wanneer. Op grond van deze exercitie en onder toepassing van de risico
factoren uit het aanvullend beleidskader Nieuwe Schoenen, zoals de ervaringen die
eerder met de organisatie zijn opgedaan of het functioneren van de horizontale
verantwoording, wordt samen met de overige IBT toezichthouders een beoordeling
van de intensiteit van toezicht gemaakt.
Eind 2013 zullen in het noorden door de provinciale toezichthouder op basis van
door de gemeenten en waterschappen geleverde informatie de belangrijkste risico's
voor het aandachtsveld archieven in kaart zijn gebracht. Dit vormt de grondslag voor
het nieuwe IBT, dat per 2014 van start gaat.
Project vernieuwing interbestuurlijk toezicht (Overijssel)
Kort na de verschijning van het rapport van de Commissie Oosting pakte de provin
cie Overijssel de handschoen op. Het project vernieuwing IBT startte. Binnen de
ambtelijke organisatie van de provincie Overijssel werden alle toezichthouders bij
elkaar gebracht. In overleg met de VNG, afdeling Overijssel werden twee pilotge-
meenten aangezocht: Zwolle en Dinkelland. Na een aftrap zomer 2008, waarbij ook
vertegenwoordigers van de landelijke VNG, IPO, BZK en VROM aanwezig waren,
kon de werkgroep uit de startblokken. In één-op-één contacten van de provinciale
collega's met hun gemeentelijke collega's werd het werkterrein verkend en nagegaan,
welke stappen zouden kunnen worden gezet om het interbestuurlijk toezicht
'Oosting-proof' te maken. Voor de provincie was het nieuw om alle toezichtinforma-
tie bij elkaar te brengen, zodat per (pilot) gemeente een totaalbeeld ontstond. Naast
de doorwerking van het ruimtelijk beleid op grond van de nieuwe Wet op de
Ruimtelijke Ordening kwamen de volgende terreinen aan bod: financiën, milieu/
Wabo, milieu/luchtkwaliteit, archief en wonen/huisvesting statushouders.
HET BESTEL
142
JETZE DIJKSTRA, LOLKE FOLKERTSMA EN FRANS SCHOLTEN, M.M.V. BENNIE TE VAARWERK
ARCHIEFWETTELIJK TOEZICHT VAN SPECIFIEK NAAR GENERIEK
143