In het kader van de herziening van het IBT is ook een programma 'versterking hori
zontaal toezicht' gestart. In dat kader heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeen
ten (VNG) een set van criteria (Key Performance Indicators, in het Nederlands
Kritische Prestatie Indicatoren genoemd) opgesteld. Deze is in juni 2011 aangebo
den aan de gemeenten. In november 2012 volgde een herziene versie. De KPI's geven
aan aan welke eisen de informatiehuishouding van de gemeente moet voldoen. Dit
is een belangrijke stap voorwaarts, omdat hierdoor de kwaliteit van de toezichtsin-
formatie beter en meer uniform kan worden. Dit maakt een betere verantwoording
aan de betreffende besturen en ook aan de toezichthouder mogelijk. Een toenemend
aantal gemeenten maakt gebruik van de KPI's. De KPI's kunnen worden ingebed
in de verslagen van de archivaris (indien benoemd) of anders in de planning en
controlcyclus. De KPI-rapportage aan B&W, respectievelijk die van B&W aan de raad
vormt dan ook een essentieel onderdeel van het informatiearrangement.
Eind 2012 gaf het IPO een handreiking voor een provinciale Informatieverordening,
waarin de afspraken worden opgenomen over welke informatie de gemeenten en
waterschappen minimaal moeten toezenden aan de IBT-toezichthouder en in welke
frequentie. Het verslag van het horizontaal toezicht op basis van de KPI's is hierbij
voor het archieftoezicht het meest belangrijk.
Verdere ontwikkelingen
Het LOPAI heeft in de jaren 2008-2010 samen met het Werkverband van Gemeen
telijke Archiefinspecties (WGA, nu sectie inspectie van BRAIN) een rekenmodel
opgesteld voor kengetallen voor de formatie van de gemeentelijke archiefinspecties,
belast met de uitvoering van het horizontaal toezicht. Het rapport verscheen in
2010. Toepassing van de adviezen zal, samen met de genoemde VNG-criteria, de uit
voering in de praktijk van goed horizontaal toezicht mede mogelijk maken.
Vervolgens hebben de provinciale archiefinspecties in Utrecht en Overijssel actief
meegewerkt aan een tweetal voorbeeldonderzoeken (pilots) voor interbestuurlijk
toezicht bij de gemeente en provincie Utrecht en de gemeenten Zwolle en Dinkel-
land. Deze pilot wordt hierna beschreven.
Een volledig overzicht van het nieuwe IBT in relatie tot het archieftoezicht wordt
gevonden in de afstudeerscriptie 'Modernisering van het (provinciale) archief
toezicht'. Deze is in 2010 geschreven door de provinciaal archiefinspecteur van
Overijssel, Lolke Folkertsma, voor zijn minor Archivistiek aan de opleiding Media
en Informatie Management aan de Hogeschool van Amsterdam. Het werkstuk geeft
een goed beeld van de maatschappelijke veranderingen en het toezicht zoals deze
zijn neergelegd in het rapport van de Commissie Oosting, van de uitwerking in
de praktijk en de risico's hierbij.
Analyse van de kansen en risico's van het nieuwe
provinciale archieftoezicht
De nieuwe generieke aanpak doet recht aan het archiefwettelijk uitgangspunt dat
archieftoezicht geen doel op zich is voor betrouwbare openbare archieven alleen,
maar een middel ten behoeve van een betrouwbare informatievoorziening van de
gehele overheid in zowel de dynamische, semi-statische als statische fase. De nieuwe
aanpak biedt veel kansen om de principes en ervaringen van de archivistiek, zoals
voor ordening, toegankelijk maken en voor selectie, breder en meer doeltreffend
overheid-breed toe te passen. Dit kan omdat het archieftoezicht veel nauwer gaat
samenwerken met het toezicht op bijvoorbeeld financieel, milieu- en ruimtelijke
ordeningsgebied. Op dergelijke vakgebiedenis een betrouwbaar en hanteerbaar
dossier essentieel voor de taakuitvoering, waardoor de inbreng van het archief
toezicht wordt gewaardeerd. Daarnaast kan het archieftoezicht profiteren van de
resultaten die de nieuwe partners IBT boekten met hun strategie en bestuurlijke
tactiek. Bijvoorbeeld hoe bereik je dat er een goed gemeentelijk team wordt opgezet
voor handhaving van de regelgeving voor Ruimtelijke Ordening en wanneer besluit
je tot ingrijpen. Of hoe handel je, wanneer een geïnspecteerd orgaan, zoals het
stadsbestuur van Haarlem, niet-welgevallige inspectierapporten met kracht in de
onderste bureaulade laat verdwijnen.19
Positief is ook het uitgangspunt van het nieuwe IBT dat toezicht door de naast-hogere
bestuurslaag wordt uitgevoerd, waarbij van het vertrouwen wordt uitgegaan dat
iedere organisatie haar zaken goed op orde heeft. Dit maakt voor het archieftoezicht
de verantwoordelijkheden helderder dan nu het geval is en geeft beter aan waarop
een onder toezicht staande organisatie wel en niet kan worden aangesproken.
Duidelijker verantwoordelijkheden komen, mede door de ontwikkeling van de
keteninformatisering, ook ten goede aan de huidige samenwerking tussen het
archieftoezicht op rijks-, provinciaal en gemeentelijk niveau. Bij dergelijke samen
werking zal de gelijke interpretatie van landelijke regelgeving een voortdurend
aandachtspunt blijven.
De nieuwe generieke aanpak geeft ook zorgen. De belangrijkste is wel dat sterk wordt
vastgehouden aan het uitgangspunt dat een toezichthouder niet vooraf bij het
maken en indienen van plannen mag ingrijpen, maar slechts achteraf. Dit knelt
vooral bij de beoordeling van plannen voor nieuwbouw of verbouw van archiefbe
waarplaatsen en van vervanging van de analoge drager van archiefbescheiden door
een digitale drager. Wanneer een bewaarplaats na oplevering niet goed blijkt te zijn
geconstrueerd, een metadataschema onvoldoende is doordacht of de digitale
beheeromgeving in het geheel niet duurzaam is, dan kan dit achteraf niet of slechts
tegen hoge kosten worden hersteld. Achteraf ingrijpen zal vaak onherroepelijk te laat
zijn. Er moet daarom voor dergelijke plannen een bruikbaar alternatief voor de
huidige wettelijke bepalingen worden gevonden om de toezichthouder in staat te
stellen bij het begin van de planvorming te worden geïnformeerd en om waar nodig
reeds dan al in te grijpen.
Een belangrijk punt van aandacht bij het nieuwe IBT is ook dat het archieftoezicht
in staat moet blijven voldoende inbreng van voldoende kwaliteit te leveren.20 Binnen
het geheel van het IBT moet het archieftoezicht goed zijn ingebed. Bij het modern
(dynamisch en semi-statisch) archief ligt het belang op de interne risico's (verant
woording, juridisch, bedrijfsvoering); bij het oud-archief juist op de publieke kant.
Er blijft in de grotere verbanden de noodzaak van specialisatie. Dit kan onder druk
komen te staan door het niet opvullen van vacatures voor vakspecialisten of vervan
ging door bredere, maar ook veel globaler werkende collega-toezichthouders. Dit kan
zeer sterk ten koste gaan van de noodzakelijke bredere toepassing van de archiefwet-
telijke principes. Daarom is het versterken van het kennisniveau van degenen die
belast zijn met het archieftoezicht door de inzet van organen als het LOPAI en van
HET BESTEL
140
JETZE DIJKSTRA, LOLKE FOLKERTSMA EN FRANS SCHOLTEN, M.M.V. BENNIE TE VAARWERK
ARCHIEFWETTELIJK TOEZICHT VAN SPECIFIEK NAAR GENERIEK
19 Hans Berende, 'De Haarlemse casus; de grenzen van de archiefinspectie bij openbaarmaking van een eigen
rapport' in Archievenblad 114 (2010) 10, p. 33-34.
20 Een groot risico is dat bij gezamenlijke afweging van de risico's binnen het IBT de opmerkingen, aanbevelin
gen en eisen van het archieftoezicht het onderspit delven, want het 'bedreigt immers geen levens'. Dat doet
het financieel toezicht ook niet, maar dat is politiek interessanter.
141
