aantal voorschriften, waaraan de hand moet worden gehouden. De Archiefwet
biedt bovendien in artikel 7 de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen
door reproducties, waarna de originele bescheiden kunnen worden vernietigd.
Vertaald naar de digitale praktijk betekent dit dat stukken op papier kunnen worden
vervangen door een digitale kopie. Uiteraard moet de digitale versie aan dezelfde wet
telijke eisen voldoen als het analoge exemplaar. Om te verzekeren dat dit inderdaad
het geval is, was in de wet bepaald dat voor de vervanging - voor zover het te bewaren
stukken betreft - een machtiging is vereist van GS. Met het oog daarop is in iedere
provincie een beleidsregel vervanging vastgesteld. De onderlinge afstemming tussen
de provincies heeft via het LOPAI plaats gevonden. Eveneens met het oog op de
duurzame opslag van digitale informatie is door het LOPAI een toetsingskader
ontwikkeld voor de beheeromgeving van blijvend te bewaren digitale informatie,
onder de titel ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot (in december 2012 is versie 2.0
verschenen. Deze versie is gepubliceerd op www.lopai.nl en op de Archiefwiki)
Daarnaast is voor de beheeromgeving het toetsingskader RODIN ontwikkeld.7
Een ander onderdeel van het archiefbeheer dat bij het toezicht specifieke aandacht
vroeg, is de selectie van archiefbescheiden. Overheidsorganen dienen zorgvuldig de
procedures te volgen die zijn vastgelegd om te bepalen welke stukken bewaard
moeten blijven en welke op termijn moeten worden vernietigd. Ook bij het samen
stellen van de selectielijsten die hierbij worden gehanteerd, waren de provinciale
archiefinspecteurs nauw betrokken via het LOPAI. Dit geldt zowel voor de lijsten op
provinciaal niveau, als voor die van gemeenten, waterschappen en politie.
Rapport Commissie Oosting, toegespitst op archiefwettelijk toezicht
Op 21 september 2007 presenteerde de Commissie Oosting haar advies Van specifiek
naar generiek; doorlichting en beoordeling van interbestuurlijke toezichtarrangementen.
De Commissie Oosting, ingesteld door de Minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK), moest aan de slag op basis van het rapport van de
bestuurlijke werkgroep-Alders uit 2005 Interbestuurlijk toezicht herijkt). Er moest
een stappenplan worden gemaakt om toezichtlasten binnen de overheid te vermin
deren. Interbestuurlijk toezicht moet 'lean en mean' worden georganiseerd. De werk
wijze van de commissie was als volgt: ministeries en provincies hebben een
zelfanalyse uitgevoerd op het toezicht dat in een aantal (dertien) wetten was vervat.
Dit leverde echter niet veel resultaat op: in veel gevallen werd beredeneerd dat het
specifieke toezichtinstrumentarium niet kon worden gemist. "Het algemeen belang
noodzaakt tot specifiek toezicht".
Stap twee was een aantal werksessies van Rijk, Interprovinciaal Overleg (IPO) en
Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) over een aantal wetten of wets
voorstellen met toezichtbepalingen: de nieuwe Wet op de Ruimtelijke Ordening
(nWRO), de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo), de Wet op de
Veiligheidsregio's en de Waterwet. Bij die werksessies stond het benoemen van het
probleem centraal. Welke problemen in de toezichtsfeer doen zich voor, en wat
lossen we op met de nieuwe aanpak? Het bleek vooral te gaan over beelden en ver
wachtingen, om de omgangsvormen tussen overheden. Die 'cultuur' is belangrijk.
Dat is een steeds terugkerend thema, ook in het project 'Vernieuwing interbestuur
lijk toezicht Overijssel' (zie hiervoor de gelijknamige paragraaf)
Oosting heeft zijn advies vanuit een juridische invalshoek ingericht. De Archiefwet
is een van de dertien doorgelichte wetten, een wet waar overigens slechts vluchtig
naar is gekeken.
Beschrijving van de Archiefwet het archiefwettelijk toezicht
Oosting geeft in zijn beschrijving van de Archiefwet aan dat het toezicht op dit
terrein zich, net als bij financieel toezicht, niet richt op een specifiek beleidsterrein.
Oosting noemt vervolgens de functie van het toezicht. Archieven vormen het werk
geheugen van de overheid en zijn van belang voor een transparante belangenafwe
ging. Ze hebben een functie in de verantwoording en ze hebben een
maatschappelijke en cultuurhistorische waarde. De provincie houdt toezicht op
de archiefzorg bij gemeenten en waterschappen.8 Het toezicht is van toepassing op
de hele archiefketen, van de oorsprong van ambtelij ke notities tot bewaring van
bepaalde cultureel-maatschappelijke belangrijke delen voor toekomstige generaties.
De toezichtbevoegdheden van de provincie die Oosting beschrijft, zijn in de eerste
plaats de goedkeuring van de bouw, verbouwing, inrichting of verandering van een
archiefbewaarplaats of plannen tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten
van gebouwen als archiefbewaarplaats. In de tweede plaats noemt hij de mogelijk
heid van toepassing van bestuursdwang: indien gemeenten en waterschappen zich
niet houden aan hun zorg voor de archiefbescheiden, zijn GS bevoegd tot het toepas
sen van bestuursdwang.
Het valt op, dat Oosting niet spreekt over de machtiging die GS dienen te geven voor
de vervanging van blijvend te bewaren (analoge) archiefdocumenten door digitale
documenten. Ook besteedt Oosting geen aandacht aan het toezicht op de bouw en
inrichting van archief ruimten. GS hebben daar geen goedkeuringsbevoegdheid,
maar wel een inspectiebevoegdheid om er voor te zorgen dat ook een archiefruimte
voldoet aan de wettelijke eisen, zoals opgenomen in de Archiefregeling.
Oosting beschrijft ten slotte het informatiearrangement: gemeenten en waterschap
pen doen mededeling van verordeningen die zij vaststellen ten aanzien van de zorg
voor het archiefbeheer (bedoeld is de Archiefverordening. In de praktijk is doorgaans
ook het op grond van het daarin bepaalde vastgestelde Besluit Informatiebeheer, ook
nog wel Besluit Post en Archiefzaken genoemd, toegezonden, ook al is dat geen wet
telijke verplichting)
Oordeel over het toezicht op grond van de Archiefwet
Oosting beoordeelt vervolgens het interbestuurlijk toezicht, zoals dat in de Archief
wet is opgenomen. Hij adviseert om ook deze vorm van specifiek interbestuurlijk
toezicht voort te zetten als generiek toezicht, dat niet langer in de Archiefwet is opge
nomen, maar in de Gemeentewet en de Provinciewet. In dit generieke toezicht wordt
nog uitsluitend gebruik gemaakt van de hernieuwde instrumenten schorsing en
vernietiging van besluiten, en indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing. Om zich
een oordeel te kunnen vormen over de taakuitoefening bedienen de toezichthouders
zich van het informatiearrangement en van de interventieladder. De genoemde
begrippen worden hierna uitgelegd.
HET BESTEL
7 ED3 is door het LOPAI in samenwerking met het HEC ontwikkeld; RODIN is samen met het Het Expertise
Centrum (HEC) en het Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecties (WGA, nu sectie inspectie van
BRAIN) ontwikkeld. Versie 2.0. van ED3 is in het najaar 2012 gepubliceerd.
132
JETZE DIJKSTRA, LOLKE FOLKERTSMA EN FRANS SCHOLTEN, M.M.V. BENNIE TE VAARWERK
ARCHIEFWETTELIJK TOEZICHT VAN SPECIFIEK NAAR GENERIEK
8 Oosting noemt niet het archiefwettelijk toezicht op de politie en op gemeenschappelijke regelingen.
133
