Im •DRE J> r jv y' Voor het toezicht door de provinciale inspecteur bij de decentrale overheden was het uitgangspunt van de wet dat het hierbij gaat om toezicht op de archiefzorg.3 Daarbij was het van belang dat de wet in artikel 32 tevens bepaalt dat de gemeente archivaris toezicht op het beheer uitoefent. Hetzelfde principe was van toepassing op de waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en politieregio's. Omdat de aanstelling van een gemeentearchivaris echter geen wettelijke verplichting is, wordt lang niet overal op deze wijze voorzien in het toezicht op het beheer. Ontbreekt de benoemde archivaris, dan oefende de provinciale archiefinspecteur - naast het toezicht op de zorg - tevens het toezicht op het beheer uit. NntUnd l Norch v Brrgttm - Dcucren Landelijk gezien bestaan er tussen de provincies grote verschillen in de aanwezigheid van benoemde archivarissen. In 26% van de gemeenten en 38% van de waterschap pen ontbreekt de archivaris.4 Gezien het bovenstaande verschilde daardoor ook het uit te oefenen toezicht. De situatie werd verder gecompliceerd door het feit dat de gemeentearchivarissen lang niet in alle gevallen toekomen aan hun toezichthouden de taak, niet slechts door tijdgebrek, maar ook door gebrek aan formatie en oplei dingsniveau. Terzijde moet nog worden opgemerkt dat de aanwezigheid van een (vrijwel) sluitend net van gemeentelijke en regionale archiefdiensten in sommige provincies in belang rijke mate samenhangt met het gevoerde provinciale beleid, waarbij de provinciale archiefinspecties veelal een belangrijke inbreng hebben gehad. Om de toezichthoudende taak uit te voeren was in iedere provincie een provinciale archiefinspecteur aangesteld, al dan niet geassisteerd door een of meer adjunct inspecteurs.5 In totaal ging het landelijk, verdeeld over de twaalf provincies, om ongeveer twintig formatieplaatsen. Daarnaast is een samenwerking in landsdelen ontstaan, die erop gericht is de kwetsbaarheid te verminderen, die samenhangt met de geringe omvang van de formatie, de enorme toename van het takenpakket en professionalisering van het vak. Op deze manier is gezorgd voor vervanging bij ziekte of vakantie, onderlinge specialisatie etc. De samenwerking heeft verschillende vormen aangenomen, maar essentieel is dat de inspecteurs over en weer als zodanig werden benoemd, zodat zij zonder meer op eikaars werkterrein konden optreden. Ook landelijk werken de inspecties nauw samen. Dit gebeurt sinds 1968 in het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). De taak van de provinciale archiefinspecteur was omschreven in de provinciale verordeningen, die zijn gebaseerd op de art. 3 3 en 3 8 van de Archiefwet. De kern van de werkzaamheden bestond uit het uitvoeren van inspecties ter plaatse bij het desbetreffende overheidsorgaan; daarnaast werd kennis overgedragen. De frequentie van de inspectiebezoeken varieerde. Over het algemeen werd ernaar gestreefd om - wanneer de formatie dit toeliet - in ieder geval één keer per drie of vier jaar bij ieder orgaan een inspectiebezoek af te leggen. Naast integrale inspecties, waarbij in principe alle aspecten van de archiefzorg en/of het archiefbeheer aan de orde komen, vonden deelinspecties plaats. Uiteraard waren er daarnaast contacten die zijn gericht op specifieke taakonderdelen. Naast de Archiefwet en het Archiefbesluit vormde de ministeriële Archiefregeling een belangrijk uitgangspunt bij de uitvoering van de inspecties.6 Alle genoemde aspecten van deze regelingen kwamen bij de uitvoering van de inspectie aan bod. Het specifieke karakter van het archieftoezicht kwam onder meer tot uitdrukking in het feit dat goedkeuring vooraf door GS nodig was voor plannen voor de bouw- en inrichting van archiefbewaarplaatsen. In de praktijk betekende dit dat de inspecteur vanaf een vroeg stadium bij het opstellen van de plannen was betrokken. Voor archiefruimten was een melding vooraf vereist, zodat de inspecteur kon beoordelen of de ruimte aan de wettelijke eisen voldoet. Ook steeds meer commerciële onder nemingen houden zich bezig met het bewaren van archieven, zowel voor particulie ren en bedrijven, als voor de overheid. Omdat deze ondernemingen uiteraard niet gebonden zijn aan provinciegrenzen, werd speciaal voor deze categorie de beoorde ling van de ruimten in landelijk verband uitgevoerd. Een onderdeel van het archiefbeheer, dat veel aandacht vroeg bij het toezicht, is de digitale archivering. Deze vindt bij alle overheidsorganen plaats, maar er zijn grote onderlinge verschillen in de mate waarin het digitaliseringproces is voort geschreden. Om ook deze informatie in de wettelijk voorgeschreven goede, georden de en toegankelijk staat te houden, bevat de eerder genoemde Archiefregeling een HET BESTEL Verslag over 2011 van de provinciale archief inspecteurs Drenthe, Frystan en Groningen Omslag van het jaarverslag 2011 van de Noordelijke inspecties 3 Sinds de invoering van het nieuwe interbestuurlijk toezicht toetst de provinciale inspecteur op archiefzorg en archiefbeheer. 4 Zie nieuwsbericht op www.lopai.nl d.d. 1 september 2010. 130 JETZE DIJKSTRA, LOLKE FOLKERTSMA EN FRANS SCHOLTEN, M.M.V. BENNIE TE VAARWERK ARCHIEFWETTELIJK TOEZICHT VAN SPECIFIEK NAAR GENERIEK 5 Bij de wijziging van de Archiefwet 1995 is de figuur van de verplicht te benoemen archiefinspecteur verdwenen; de wet spreekt nu over de - niet verplichte - aanstelling van een provinciearchivaris. Deze wordt belast met het beheer van de overgebrachte provinciale archieven en het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte provinciale archieven. 6 Archiefregeling, Stcrt. 2010, nr. 70 met latere wijzigingen. 131

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 67