Im
•DRE J>
r jv y'
Voor het toezicht door de provinciale inspecteur bij de decentrale overheden was
het uitgangspunt van de wet dat het hierbij gaat om toezicht op de archiefzorg.3
Daarbij was het van belang dat de wet in artikel 32 tevens bepaalt dat de gemeente
archivaris toezicht op het beheer uitoefent. Hetzelfde principe was van toepassing
op de waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en politieregio's. Omdat de
aanstelling van een gemeentearchivaris echter geen wettelijke verplichting is, wordt
lang niet overal op deze wijze voorzien in het toezicht op het beheer. Ontbreekt de
benoemde archivaris, dan oefende de provinciale archiefinspecteur - naast het
toezicht op de zorg - tevens het toezicht op het beheer uit.
NntUnd l
Norch
v Brrgttm
-
Dcucren
Landelijk gezien bestaan er tussen de provincies grote verschillen in de aanwezigheid
van benoemde archivarissen. In 26% van de gemeenten en 38% van de waterschap
pen ontbreekt de archivaris.4 Gezien het bovenstaande verschilde daardoor ook het
uit te oefenen toezicht. De situatie werd verder gecompliceerd door het feit dat de
gemeentearchivarissen lang niet in alle gevallen toekomen aan hun toezichthouden
de taak, niet slechts door tijdgebrek, maar ook door gebrek aan formatie en oplei
dingsniveau.
Terzijde moet nog worden opgemerkt dat de aanwezigheid van een (vrijwel) sluitend
net van gemeentelijke en regionale archiefdiensten in sommige provincies in belang
rijke mate samenhangt met het gevoerde provinciale beleid, waarbij de provinciale
archiefinspecties veelal een belangrijke inbreng hebben gehad.
Om de toezichthoudende taak uit te voeren was in iedere provincie een provinciale
archiefinspecteur aangesteld, al dan niet geassisteerd door een of meer adjunct
inspecteurs.5 In totaal ging het landelijk, verdeeld over de twaalf provincies, om
ongeveer twintig formatieplaatsen. Daarnaast is een samenwerking in landsdelen
ontstaan, die erop gericht is de kwetsbaarheid te verminderen, die samenhangt met
de geringe omvang van de formatie, de enorme toename van het takenpakket en
professionalisering van het vak. Op deze manier is gezorgd voor vervanging bij ziekte
of vakantie, onderlinge specialisatie etc. De samenwerking heeft verschillende
vormen aangenomen, maar essentieel is dat de inspecteurs over en weer als zodanig
werden benoemd, zodat zij zonder meer op eikaars werkterrein konden optreden.
Ook landelijk werken de inspecties nauw samen. Dit gebeurt sinds 1968 in het
Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI).
De taak van de provinciale archiefinspecteur was omschreven in de provinciale
verordeningen, die zijn gebaseerd op de art. 3 3 en 3 8 van de Archiefwet. De kern
van de werkzaamheden bestond uit het uitvoeren van inspecties ter plaatse bij het
desbetreffende overheidsorgaan; daarnaast werd kennis overgedragen. De frequentie
van de inspectiebezoeken varieerde. Over het algemeen werd ernaar gestreefd om
- wanneer de formatie dit toeliet - in ieder geval één keer per drie of vier jaar bij ieder
orgaan een inspectiebezoek af te leggen. Naast integrale inspecties, waarbij in
principe alle aspecten van de archiefzorg en/of het archiefbeheer aan de orde
komen, vonden deelinspecties plaats. Uiteraard waren er daarnaast contacten die
zijn gericht op specifieke taakonderdelen.
Naast de Archiefwet en het Archiefbesluit vormde de ministeriële Archiefregeling
een belangrijk uitgangspunt bij de uitvoering van de inspecties.6 Alle genoemde
aspecten van deze regelingen kwamen bij de uitvoering van de inspectie aan bod.
Het specifieke karakter van het archieftoezicht kwam onder meer tot uitdrukking in
het feit dat goedkeuring vooraf door GS nodig was voor plannen voor de bouw- en
inrichting van archiefbewaarplaatsen. In de praktijk betekende dit dat de inspecteur
vanaf een vroeg stadium bij het opstellen van de plannen was betrokken. Voor
archiefruimten was een melding vooraf vereist, zodat de inspecteur kon beoordelen
of de ruimte aan de wettelijke eisen voldoet. Ook steeds meer commerciële onder
nemingen houden zich bezig met het bewaren van archieven, zowel voor particulie
ren en bedrijven, als voor de overheid. Omdat deze ondernemingen uiteraard niet
gebonden zijn aan provinciegrenzen, werd speciaal voor deze categorie de beoorde
ling van de ruimten in landelijk verband uitgevoerd.
Een onderdeel van het archiefbeheer, dat veel aandacht vroeg bij het toezicht, is
de digitale archivering. Deze vindt bij alle overheidsorganen plaats, maar er zijn
grote onderlinge verschillen in de mate waarin het digitaliseringproces is voort
geschreden. Om ook deze informatie in de wettelijk voorgeschreven goede, georden
de en toegankelijk staat te houden, bevat de eerder genoemde Archiefregeling een
HET BESTEL
Verslag over 2011
van de
provinciale archief inspecteurs
Drenthe, Frystan en Groningen
Omslag van het jaarverslag 2011 van de Noordelijke inspecties
3 Sinds de invoering van het nieuwe interbestuurlijk toezicht toetst de provinciale inspecteur op archiefzorg
en archiefbeheer.
4 Zie nieuwsbericht op www.lopai.nl d.d. 1 september 2010.
130
JETZE DIJKSTRA, LOLKE FOLKERTSMA EN FRANS SCHOLTEN, M.M.V. BENNIE TE VAARWERK
ARCHIEFWETTELIJK TOEZICHT VAN SPECIFIEK NAAR GENERIEK
5 Bij de wijziging van de Archiefwet 1995 is de figuur van de verplicht te benoemen archiefinspecteur
verdwenen; de wet spreekt nu over de - niet verplichte - aanstelling van een provinciearchivaris. Deze wordt
belast met het beheer van de overgebrachte provinciale archieven en het toezicht op het beheer van de niet
overgebrachte provinciale archieven.
6 Archiefregeling, Stcrt. 2010, nr. 70 met latere wijzigingen.
131