De afdelingsvoorzitters zijn in de praktijk meestal ook directeur van een onderwijs- of onderzoekinstituut en deze organisatieonderdelen worden in het Basisselectie- document universiteiten (BSD) als actor genoemd.11 In 2007-2009 werden daarnaast bestandsopnamen van de meeste onderwijs- en onderzoekinstituten gemaakt. In 2010 werden de archieven van de medezeggen schap bezocht zoals de Centrale Studentenraad (CSR) en de Centrale Onder nemingsraad (COR) en enkele facultaire studenten- en ondernemingsraden. In 2011 zijn ook de laatste archieven van de facultaire studenten- en ondernemings raden geïnspecteerd. Van deze inspecties werden tot 2010 bestandsoverzichten gemaakt volgens het format van de Erfgoedinspectie met als entiteiten bestand, looptijd, omvang, locatie en toegang. Bijzonderheden zoals het ontbreken van getekende uitgaande correspondentie zijn in een apart verslag vermeld, waarin ook adviezen voor eventuele verbetering staan. Tot 2010 werden digitale bestanden buiten beschouwing gelaten. De bestandsopna men worden jaarlijks aan de secretaris van de universiteit gezonden. De gebruikelijke werkwijze is dat als er eenmaal een bestandsopname is gemaakt, deze jaarlijks per mail naar de betreffende archiefbeheerder bij de faculteit of dienst (meestal een secretaresse) wordt gestuurd met het verzoek wijzigingen of aanvullin gen door te geven. Na verhuizing, organisatiewijziging of benoeming van nieuwe medewerkers belast met het dagelijkse archiefbeheer, komt er een DIV-medewerker langs om een nieuwe bestandsopname te maken en kennis te maken. De DIV is in 2010 voor het eerst begonnen (bij de FMG) met het vermelden van het aantal gigabytes van de afdelingsschijven. Bij bestandsopname van de Faculteit der Tandheelkunde zijn voor het eerst ook schermprintjes gemaakt van de (gedeelde) afdelingsschijf, waarop het aantal folders en files wordt weergegeven. Dit omdat de inspectie nieuwe eisen aan het bestandsoverzicht heeft gesteld. Tegenwoordig heeft het in te vullen format de volgende velden: Archiefvormer, Naam archiefmedewer ker, Bestand/werkproces, Looptijd/periode, Omvang m1, Locatie, Toegang, Bewaartermijn (BSD). Behalve de bewaartermijn legde de DIV deze zaken al vastin haar bestandsoverzichten. De bestandsopname vermeldt in 2010 ca. 1,5 km1 papie ren archief en ca. 675 GB digitaal archief (van 3 organisatieonderdelen). De vragen veranderen elk jaar of worden steeds over andere rubrieken verdeeld Toetsing toezicht door de Erfgoedinspectie De archiefinspectie stuurt vanaf 1998 jaarlijks een vragenlijst die door het hoofd DIV ingevuld wordt, aanvankelijk op papier, maar vanaf 2004 digitaal. Telde de vragen lijst in 1998 nog 13 vragen die alle gingen over debeheersregels, in 2000 werden er 64 vragen (en 28 sub-vragen) gesteld, verdeeld over rubrieken als Organisatie en beleid, Personele bezetting, Toezicht (later audit en control), Regelingen en procedu res, Toegankelijkheid, Selectie, Bewerking, vernietiging en overbrenging, Fysiek beheer en Evaluatie. De vragen veranderen elk jaar of worden steeds over andere rubrieken verdeeld. Het bontst werd het gemaakt in de eerste digitale vragenlijst: 48 vragen met 153 sub-vragen (waar vaak ja of nee aangevinkt moest worden)In 2010 ging het invullen een stuk sneller: er werden 31 vragen (en 27 sub-vragen) gesteld, verdeeld over 5 rubrieken: Organisatie en personele bezetting, Sturing, beleid en kaders, Informatiebeheer, Veiligheid, fysiek beheer en onderhoud, Evaluatie. Naar aanleiding van de ingevulde vragenlij st schrijft de Erfgoedinspectie j aarlij ks per instelling een rapport en indien ze dat nodig vindt, neemt ze contact op. De rappor ten staan de laatste jaren ook op de website van de Erfgoedinspectie (www.erfgoed- inspectie.nl). Het jaarlijks invullen van vragenlijsten alleen zou nooit tot dit resultaat hebben geleid Conclusie Dankzij het bezoek en de daaropvolgende rapportage met aanbevelingen van de Erfgoedinspectie in 2001, maar vooral dankzij het commitment en de steun van het CvB, heeft de DIV een uitstekend resultaat kunnen boeken, waarbij de facultaire archieven op orde zijn gebracht. Het jaarlijks invullen van vragenlijsten alleen zou nooit tot dit resultaat hebben geleid. DE PRAKTIJK Archiefdepot van de UvA. De archieven wachten op vernietiging of overbrenging. Foto: Ester Schaap, UvA BSD, art. 5, lid 1 Archiefwet 1995. Het BSD 1986 - heden is vastgesteld in 1998 (Stc. 22, d.d. 02-02-1999) en geactualiseerd in 2001 (Stc. 82 d.d. 27-04-2001). Het BSD 1945-1986 is vastgesteld op 28-05-2005 (Stc. 40 d.d. 24-02-2006). 92 ERNESTINE BAAKE ER STAAT EEN INSPECTEUR VOOR DE DEUR: INSPECTIE EN KWALITEITSONDERZOEK VAN DE BESTUURLIJKE ARCHIEVEN VAN DE UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM 93

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 48