er waren geen regels en het zou nog even duren
voordat die er kwamen
De UvA moest op alle vragen negatief antwoorden: er waren geen regels en het zou
nog even duren voordat die er kwamen. Dat de UvA hier niet alleen in stond blijkt uit
het Verslag van de algemeen rijksarchivaris over het toezicht in 1998. Op p. 18 is te
lezen: "Slechts een klein gedeelte van de zelfstandige bestuursorganen bleek over de
beheersregels ex art. 14 van het Archiefbesluit 1995 te beschikken. Circa een kwart
van de respondenten bleek niet bekend te zijn met de Archiefwet 1995."
Toch bleef debrief niet zonder gevolgen: op 8 juli 1999 schreef het toenmalige dienst
hoofd Algemene Zaken (waar de DIV toen deel van uit maakte) in een notitie aan
het CvB dat de UvA niet voldeed aan het gestelde in de Archiefwet en dat maatregelen
nodig waren om dit te bewerkstelligen. Hij noemde als maatregelen dat vooral de
facultaire archieven geïnventariseerd moesten worden (met behulp van het Stads
archief), dat hiervoor budget gecreëerd moest worden, dat er beheersregels moesten
komen en dat er een passende systematiek ontwikkeld moest worden voor het beoor
delen en bewaken van de kwaliteit van de documentaire informatievoorziening bij
de UvA. Voorts verzocht hij het CvB om overleg hierover in het Centraal Bestuurlijk
Overleg (CBO, het overleg CvB met decanen).
Het CvB stemde in eerste instantie alleen in met een onderzoek door het Stads
archief. Dit werd begin 2000 uitgevoerd, waarbij de Faculteit der Maatschappij- en
Gedragswetenschappen als voorbeeld werd genomen om inzicht in de kosten te
krijgen.8 De uitkomst van het onderzoek was dat naar schatting 120.000 gulden
nodig zou zijn om het aangetroffen archiefmateriaal (ca. 800 m1) ter plekke te
selecteren en na verhuizing naar een centrale plek te brengen en te bewerken.
In 2001 stuurde de RAI niet langer alleen een vragenlijst, maar kwam op bezoek om
het archiefbeheer van de UvA door te lichten. De Faculteit der Rechtsgeleerdheid en
de Faculteit der Geesteswetenschappen werden op 22 augustus 2001 bezocht. Ook
het toenmalige hoofd DIV, J.J.P.M. Swelsen, werd geïnterviewd. Van tevoren kreeg
het hoofd DIV een lijst met 32 documenten toegestuurd met het verzoek deze ter
inzage klaar te leggen. De meeste documenten (DSP, diverse regelingen en richt
lijnen en kwaliteitsnormen met betrekking tot archiefbeheer) konden niet geleverd
worden. De bevindingen van deze inspectie werden in november 2001 in een rapport
van 51 pagina' s opgestuurd naar het CvBHet rapport was niet positief. Vooral het
gebrek aan overzicht en professioneel beheer van de facultaire archieven werd zorg
wekkend genoemd.
Op grond van deze bevindingen reserveerde het CvB budget (1,5 miljoen euro) voor
het DIV Archiefproject dat eind 2002 van start ging.9 Het project beperkte zich tot
de facultaire archieven tot 1997.10 Het bestuursarchief op het Maagdenhuis en de
archieven van de gemeenschappelijke dienstverlenende eenheden werden niet mee-
genomen. Het zou in 2008 eindigen en moest als eindresultaat hebben: de overdracht
van alle (geïnventariseerde) facultaire archieven naar de openbare archiefbewaar
plaats en de vaststelling van beheersregels. De Archiefinspectie is door het CvB
geïnformeerd over het project en jaarlijks van de vorderingen op de hoogte gesteld.
Regelingen en richtlijnen met betrekking tot Archiefbeheer
Een van de resultaten van het DIV Archiefproject was dat op 11 december 2003 het
CvB de Regeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) UvA bij collegebesluit
heeft vastgesteld. In deze beheersregels wordt het archiefbeheer door de zorgdrager
gemandateerd aan de decanen van de faculteiten, de directeuren en hoofden van de
gemeenschappelijke dienstverlenende eenheden en de Bestuursstaf. Het hoofd DIV
is belast met de ambtelijke uitvoering van het archiefbeheer van de UvA en heeft
een adviserende en toezichthoudende taak voor wat betreft het gemandateerde
dynamische archiefbeheer. In het collegebesluit van 11 december 2003 zijn tevens
de Regelingen Overdracht, Vernietiging, Vervanging, Vervreemding, Verhuizing,
Organisatieverandering, Overbrenging en Onderhoud vastgesteld. Daarnaast zijn
ook de richtlijnen Postregistratie en dossiervorming, Personeelsdossiers, Elektroni
sche post, Informatievoorziening (WOB) vastgesteld.
De Regeling DIV UvA werd met de toelichting en overige regelingen en richtlijnen
eind december 2003 ter kennisneming toegezonden aan de Rijksarchiefinspectie,
de decanen en directeuren bedrijfsvoering van de faculteiten, de directeuren en
hoofden van de gemeenschappelijke dienstverlenende eenheden en de Bestuursstaf.
De Regeling DIV UvA wordt in 2013 gewijzigd. Er zal onder meer als nieuw artikel
worden opgenomen dat elke medewerker van de UvA een eigen verantwoordelijkheid
heeft voor wat betreft de door hem of haar ontvangen en opgemaakte archief
bescheiden en zich moet houden aan het vastgestelde beleid en de procedures en
normen op archiefgebied. Met medewerking van Bureau Communicatie zal men dit
behalve via de formele weg, ook via nieuwsbrieven en de website www.uva.nl
bekendmaken.
De afdeling DIV beschikt sinds 2007 over een eigen website waarop alle regelingen
en richtlijnen te vinden zijn. Hierop is ook een selectielijst voor onderwijsadminis
traties te vinden.
Interne inspectie door de DIV
Zoals vastgelegd in de Regeling DIV UvA 2003 gaan medewerkers van de afdeling
DIV sinds 2004 op inspectiebezoek bij de archiefvormers. Hier werd geen formatie
uitbreiding voor gegeven. Er werd begonnen met meten van het semi-statische
archief van het CvB op het Maagdenhuis en het meten van de archieven van
decanen en directeuren bedrijfsvoering. Tijdens deze bezoeken worden altijd de rege
lingen en richtlijnen aan de medewerkers, belast met het dagelijkse archiefbeheer,
uitgereikt. In 2005 werd dit overzicht uitgebreid met de archieven van de gemeen
schappelijke dienstverlenende eenheden. Er werd in 2006 ook een bezoek gebracht
aan enkele afdelingen binnen de Faculteit der Geesteswetenschappen. Hieruit bleek
dat zich daar geen origineel archief bevond dat voor bewaring in aanmerking kwam
met uitzondering van eventueel aanwezige notulen van afdelingsoverleg. Daarom
is besloten om verder geen bestandsopname van afdelingsarchieven te maken.
91
DE PRAKTIJK
8 Deze is in 1999 ontstaan uit de clustering van de Faculteit der Psychologie, de Faculteit der Ruimtelijke
Wetenschappen en de Faculteit der Pedagogische en Onderwijskundige Wetenschappen.
9 2 50 k€ per jaar voor een periode van 6 jaar.
10 Door de invoering wet MUB (Modernisering Universitair Bestuur) veranderde de organisatiestructuur
ingrijpend en daarmee ook de archiefvormende organisatieonderdelen binnen de UvA.
90
ERNESTINE BAAKE ER STAAT EEN INSPECTEUR VOOR DE DEUR: INSPECTIE EN KWALITEITSONDERZOEK
VAN DE BESTUURLIJKE ARCHIEVEN VAN DE UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM
