Er staat een inspecteur voor de deur:
Inspectie en kwaliteitsonderzoek
van de bestuurlijke archieven
van de Universiteit van Amsterdam
opname van de incidentinformatie in een digitaal archiefdepot. Dit belooft nog wat
bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats, omdat deze stukken in het recente
wijzigingsvoorstel van de gemeentelij ke selectielij st, zoals deze op 3 maart 2011 door
VNG aan de Staatssecretaris van OCW is gezonden, op B (=bewaren) zijn gezet.
Naast het LCMS wordt er ook nog op een andere wijze informatie gedeeld.
Vooralsnog zijn de GRMT's, en de gemeentelijke actiecentra niet aangesloten op het
netcentrisch werken. Dit vraagt nog steeds om goede instructies voor verslaglegging
(actielijsten, inkomende en uitgaande berichten), en om een adequate bemensing
van deze actiecentra. Over het algemeen zijn de instructies wel aanwezig (deelplan
verslaglegging van het rampenplan) maar schort het vaak aan de uitvoering. Ook
hier ligt nog een uitdaging voor de archiefinspectie.
Epiloog
Zoals bekend heeft de tijd niet stil gestaan. De hulpverleningsdiensten worden door
de inwerkingtreding van de Wet op de Veiligheidsregio's strakker georganiseerd. Ook
het gebruik van (technische) hulpmiddelen houdt min of meer gelijke tred met de
ontwikkelingen in de technologie. Momenteel investeren de veiligheidsregio's vooral
in de operationele informatievoorziening, die cruciaal is tijdens de bestrijding van de
rampen. Helaas wordt het laatste stukje van die informatievoorziening (de archive
ring) opnieuw vrijwel geheel vergeten. En de archiefwereld? Zij stond erbij en keek
ernaar.
86
In dit artikel wordt de organisatie van het archiefbeheer aan de Universiteit van
Amsterdam (UvA) beschreven en de rol van Erfgoedinspectie bij de verbetering van de
kwaliteit daarvan.1 De UvA is in 2010 met 30.825 studenten, 4062 fte personeel en een
budget van bijna 500 miljoen euro de grootste universiteit van Nederland.2
De Erfgoedinspectie (tot 1 november 2005 Rijksarchiefinspectie) legde het eerste
contact in 1998. Mede dankzij het Documentaire Informatievoorziening (DIV)
Archiefproject, waarbij ca. 8 km archief is aangetroffen, waarvan na een eerste selec
tie 2 km is bewerkt en 1 km is overgedragen naar een openbare archiefbewaarplaats,
is de kwaliteit van het archiefbeheer sindsdien sterk verbeterd. Hieronder kunt u lezen
hoe dit tot stand gekomen is en welke rol de Erfgoedinspectie hierbij gespeeld heeft.
Positie en taken afdeling Documentaire Informatievoorziening
De afdeling die binnen de UvA die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het
archiefbeheer is de afdeling DIV, onderdeel van de Bestuursstaf. Het College van
Bestuur (CvB) is eindverantwoordelijk (zorgdrager)De DIV voert het dagelijkse
archiefbeheer uit voor de Raad van Toezicht, het CvB en de Bestuursstaf. Het archief
beheer van de faculteiten en diensten is door het CvB gemandateerd aan de decanen
en directeuren/hoofden Gemeenschappelijke Diensten in de Regeling DIV UvA
2003. De DIV beheert de semi-statische archieven voor de (gehele) UvA. Dit
betekent dat te bewaren faculteitsarchieven uiteindelijk aan de DIV overgedragen
worden, evenals te vernietigen bescheiden die langer dan 10 jaar bewaard moeten
worden. De DIV geeft gevraagd en ongevraagd adviezen aan de gemandateerden en
heeft een toezichthoudende functie op de kwaliteit, volledigheid en tijdigheid van
de decentrale dynamische archieven.
Vanaf 1 juni 2007 scant de afdeling DIV de inkomende en uitgaande post en de
collegebesluiten en notities. Ze gebruikt hiervoor het Document Management
systeem Corsa, dat door iedereen die dit voor zijn functie nodig heeft, vanaf de
werkplek geraadpleegd kan worden.
Een andere belangrijke taak van de DIV is het verstrekken van informatie aan derden
over bestanddelen uit het archief van de universiteit. Het veruit meest bevraagde
archiefbestanddeel is de serie examenregisters vanaf 1965. Dagelijks krijgt de DIV
DE PRAKTIJK
ERNESTINE BAAKE
1 Voor een korte geschiedenis van de Universiteit van Amsterdam zie:
http://www.uva.nl/over-de-uva/uva-profiel/identiteit-en-missie; Voor een organogram van de UvA zie:
http://www.uva.nl/over-de-uva/organisatie/organogram.
2 Voor meer feiten en cijfers zie: http://www.uva.nl/over-de-uva/uva-profiel/feiten-en-cijfers.
87
