de informatievoorziening.10 Zij adviseren in 2006 om de aanbevelingen uit de BZK-
circulaire over de archivering van archiefbescheiden bij rampen daadwerkelijk uit
te gaan voeren. De projectgroep heeft dit uitgewerkt door de gemeenten in de regio te
verzoeken hun rampenplannen dienovereenkomstig aan te passen.
Het professionaliseren van de informatievoorziening tijdens een ramp of crisis
staat dus hoog op de agenda. In de Wet op de Veiligheidsregio zijn geen specifieke
afspraken gemaakt over archivering en documentatie. Wel worden eisen gesteld
aan de informatievoorziening. De Veiligheidsregio wordt verantwoordelijk voor
het inrichten en in stand houden van de informatievoorziening binnen en tussen
de verschillende teams waaruit de crisisorganisatie bestaat (artikel 9 Wet op de
Veiligheidsregio's). In artikel 21 is geregeld dat regels kunnen worden gesteld over
de informatie- en communicatievoorzieningen en de informatiebeveiliging.
Omdat het tot dan teveel tijd kost om alle spelers bij een incident adequaat en volle
dig te informeren, wordt vanaf 2008 het Netcentrisch Werken geïntroduceerd in de
Veiligheidsregio's.11 Dit Netcentrisch Werken ondersteunt de Veiligheidsregio's bij
het invullen van het aspect informatievoorziening van het Besluit veiligheidsregio' s.
Invoering van Netcentrisch Werken betekent vooral het implementeren van een
werkwijze. Deze houdt in dat meldkamers, commandoposten, het regionaal opera
tioneel team (ROT) en de bestuurders in het beleidsteam (BT) niet via de hiërarchi
sche lijn, zoals tot dan gebruikelijk was, maar via een online netwerk informatie
delen. Zo hebben alle betrokkenen hetzelfde beeld van een crisis. Met dit totaalbeeld
kunnen betrokkenen sneller besluiten nemen en tot actie overgaan. Dit zal uiteinde
lijk leiden tot een meer efficiënte inzet van manschappen en middelen en het sneller
informeren van burgers. En uiteindelijk moeten zorgen voor minder slachtoffers,
minder schade en een sneller herstel van de normale situatie.
De status van het project Netcentrisch Werken verschilt nu nog per veiligheidsregio
en varieert van "geheel operationeel" tot "gebruikt nog een eigen CMS". Uiteraard
moet de werkwijze nog worden gefinetuned. Bij netcentrisch werken wordt de infor
matie gedeeld, maar welke? Teveel delen leidt tot informatieovervloed, te weinig
tot achterstand.
Ook hier ligt nog een uitdaging
voor de archiefinspectie
Naast de werkwijze en de betrokken personen zijn ook geautomatiseerde systemen
een essentieel en integraal onderdeel van de netcentrische werkwijze. Zonder deze
systemen is een gedeeld en met name actueel beeld immers niet mogelijk. Maar aan
welke eisen moet zo'n systeem nu écht voldoen? Samen met de veiligheidsregio's
legt het project 'Netcentrisch Werken' zich toe op het verder ontwikkelen van de
netcentrische werkwijze. Om dit te faciliteren biedt het een applicatieomgeving (het
Landelijk Crisis Managementsysteem, LCMS) aan, gecombineerd met aandacht
voor werkprocessen, mensen en opleidingen. Met de experimentele voorganger van
de landelijke applicatieomgeving is in het afgelopen jaren uitgebreid geëxperimen
teerd, zoals bijvoorbeeld tijdens de Vierdaagse 2010.
De in het LCMS opgeslagen data zijn uitermate belangrijk, niet alleen tijdens de
ramp of crisissituatie om de juiste beslissingen te kunnen nemen, maar ook na de
ramp, om de rampenbestrijding te kunnen analyseren en, indien nodig, verantwoor
ding te kunnen afleggen voor de genomen beslissingen. Immers alle data worden
opgeslagen, de tijdstippen waarop de informatie beschikbaar komt en wordt
geraadpleegd wordt gelogd, zodat precies kan worden nagegaan welke informatie
een beslisser tot zijn beschikking had, op het moment van het besluit. Je zou dus
verwachten dat in het systeem ook duidelijke functionaliteiten ten aanzien van
het archiveren ingebouwd zouden zijn. Helaas, niets is minder waar. Het LCMS
versie 2.0 is in de eerste helft van 2011 aanbesteed. En wat is erin het programma
van eisen en wensen opgenomen ten aanzien van het archiveren: "Na afloop van een
incident wordt op aangeven van een geautoriseerde functionaris de bijbehorende
incidentinformatie automatisch gearchiveerd. Onder archiveren wordt verstaan het
verwijderen van de informatie uit de operationele omgeving, waarbij de informatie
nog wel conform de archiefwet ontsloten kan worden".12 Dit is in het programma
geen harde eis, maar een wens waarmee punten verdiend kunnen worden.
Deze benadering betekent dat het LCMS waarschijnlijk niet zal voldoen aan NEN
2082.13 De vraag is dan ook of de informatie die hierin is opgeslagen, waaronder ook
archiefbescheiden, de toets van NEN-ISO 15489 zal kunnen doorstaan.14 Ook geeft
deze benadering aan dat er geen overleg is geweest met archiefdiensten over de
DE PRAKTIJK
De gemeenten in het gebied van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
10 Bestaande uit vertegenwoordigers van de Regiopolitie, de Regionale Brandweer, de lokale Brandweer, de
GHOR, de gemeenschappelijke meldkamer en de gemeentelijke archiefinspecteur als vertegenwoordiger
van de gemeenten.
11 http://www.crisisplein.nl.
84
JAN BEENS ALS DE SIRENE GAAT.
12 Niet-Openbare Europese aanbesteding. Landelijk Crisis Management Systeem. Publicatienummer 201 O/S
184-281416. Hoofddocument 3, Offerteaanvraag Programma van Eisen voor Perceel 1 en 2, Zoetermeer, 2010.
Hierin Hoofdstuk 6, punt 6.9.15. Te downloaden op: www.crisisplein.nl/download.php?docID=40.
13 NEN 2082. Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. ICS 35.080;
35.240.30, Delft, juni 2008.
14 NEN-ISO 15489, Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement. ICS 01.140.20, Delft,
november 2001.
85
