De staatssecretaris beveelt in zijn circulaire dan ook aan om regels over de archive
ring op te nemen in het gemeentelijk rampenplan en legt een inspecterende rol bij de
gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris (in zijn rol als toezichthouder) krijgt in
de circulaire min of meer de opdracht om archiefbescheiden die informatie bevatten
over de oorzaken, toedracht en bestrijding van de ramp te lokaliseren en de bewaring
daarvan zeker te stellen.
Voorzover nu geconstateerd kan worden is deze circulaire bij alle organisaties ont
vangen, maar zeker niet "geland"De besturen hebben de aanbeveling veelal voor
kennisgeving aangenomen en er verder niets mee gedaan. De archivarissen die in de
uitvoering van de circulaire een belangrijke rol zouden moeten spelen, zijn hiervan
tot nu toe nooit formeel in kennis gesteld en hebben hun rol niet op kunnen pakken.
De besturen hebben de aanbeveling
veelal voor kennisgeving aangenomen
en er verder niets mee gedaan
De taken van de archiefinspecteur6
Waaruit zouden de taken van de archiefinspecteur bij de ondersteuning van de ram
penbestrijdingsorganisatie kunnen bestaan? De circulaire noemt drie categorieën
archiefbescheiden die van belang zijn voor een evaluatie:
1. informatie over de normale bedrijfsvoering van de hulpdiensten (personeels
bestanden, financiële boekhouding, jaarrapportages over de bedrijfsvoering);
2. inhoudelijke verdiepingsinformatie met betrekking tot het beleidsterrein open
bare veiligheid. Gedacht wordt aan rapportages van brandveiligheidscontroles,
beleidsnota' s en -plannen, jaarrapportages over het gevoerde beleid met betrek
king tot de gehele veiligheidsketen zoals proactie, preventie etc., resultaten van
kwaliteitsmetingen en oefeningen, rampbestrijdingsplannen, instructies,
opleidingsplannen, rapportages van kleinere ongevallen en incidenten;
3. gegevens over grootschalige ongevallen en rampen.
De archiefbescheiden categorie 1 en 2 worden geproduceerd in "normale" omstan
digheden en tijdens de "normale" uitvoering van de taken van de hulpverlenings
organisaties. De archiefinspectie hoort dan ook bij uitvoering van de "normale"
inspectietaak er op toe te zien dat deze categorieën archiefstukken conform de voor
schriften worden beheerd en, met inachtneming van de wettelijke termijn, naar de
gemeentelijke archiefbewaarplaats van de centrumgemeente van de veiligheidsregio
worden overgebracht, dan wel worden vernietigd.
Voor de archiefstukken genoemd onder categorie 3 ligt het anders. De wetgever doet
in zijn circulaire een aantal aanbevelingen:
"De algemene regelgeving WRZO en de normstelling ten aanzien van archivering in de
Archiefwet 1995 en de daarop gebaseerde regelgeving betekenen voor overheidsorganen
betrokken bij de bestrijding van een ramp of zwaar ongeval:
dat ze zeer zorgvuldig dienen om te gaan met alle archiefbescheiden in welke vorm
dan ook (dus ook bandopnamen, cassettes, e-mail, enz.) die met rampen te maken
hebben;
dat het aanbeveling verdient regels voor de archivering op te nemen in het wettelijk
vereiste rampenplan;
dat zij ten aanzien van die archiefbescheiden gemotiveerd moeten aangeven hoelang
deze worden bewaard (selectielijst);
dat zij bij de beoordeling daarvan rekening moeten houden met het belang van de
gegevens voor overheidsorganen (democratische controle)voor recht- en bewijs-
zoekenden en voor historisch onderzoek;
dat voor archiefbescheiden die het beleid ten aanzien van de (voorbereiding van de)
rampenbestrijding en de uitvoering daarvan documenteren, een vrij lange bewaar
termijn van 20 jaar wenselijk is. Dit dient formeel vastgelegd te worden in de
verschillende selectielijsten;
dat voor een gedeelte van de archiefbescheiden die direct gerelateerd zijn aan rampen
overbrenging na 20 jaar naar een archiefbewaarplaats wenselijk is. Hierover moeten
ook afspraken worden vastgelegd in de selectielijsten.
dat gezien de betrokkenheid van meerdere diensten en organisaties ergoede uitvoe
ringsafspraken moeten worden gemaakt over documentatie en bewaring van archief
bescheiden met betrekking tot alles wat met de rampenbestrijding van doen heeft in
opdracht van en onder de verantwoordelijkheid van betrokken colleges van BSiW.
Hier heeft de archiefinspecteur een taak bij:
het lokaliseren van archiefbescheiden benodigd voor de bestrijding zowel bij de
eigen als ook bij andere, bij de ramp betrokken organisaties;
het zekerstellen van documenten belangrijk voor de evaluatie en het onderzoek
naderhand;
controle op de naleving van de gemaakte afspraken, zoals die zijn vastgelegd in
de rampenplannen, ten aanzien van het documenteren van de grootschalige
ongevallen en rampen.
De meeste van deze taken, uitgezonderd de controle, kunnen in de preparatiefase
(voorbereidingsfase) worden uitgevoerd of ingeregeld. De controle zal zich vooral
moeten richten op het toezicht bij oefeningen. Toezicht op de naleving van
afspraken tijdens de hulpverlening is onhandig en niet gewenst. Wel is belangrijk dat
de archiefinspecteur, zodra het afschalen is begonnen,7 start met procedures om de
archiefbescheiden zeker te stellen. Nadat de crisissituatie is beëindigd moet de pro-
cesverantwoordelijke, bijgestaan door archivaris en/of DIV'er, alle geproduceerde
bestanden, inclusief de eigen logboeken, verzamelen ten behoeve van latere evalua
ties en onderzoeken.
In de recent vastgestelde Wet op de Veiligheidsregio's zijn geen specifieke afspraken
gemaakt over archivering en documentatie. Wel worden eisen gesteld aan de infor
matievoorziening. De veiligheidsregio wordt verantwoordelij k voor het inrichten en
in stand houden van de informatievoorziening binnen en tussen de verschillende
teams waaruit de crisisorganisatie bestaat (artikel 9 Wet op de Veiligheidsregio's).
In artikel 21 is geregeld dat regels kunnen worden gesteld over de informatie- en
communicatievoorzieningen en de informatiebeveiliging.
DE PRAKTIJK
6 De circulaire spreekt over de gemeentearchivaris. Omdat het hier de gemeentearchivaris in zijn rol als
archiefinspecteur betreft, wordt in dit artikel voor de duidelijkheid de laatste benaming aangehouden.
80
JAN BEENS ALS DE SIRENE GAAT.
7 Wanneer de ramp effectief bestreden wordt zal er minder aansturing nodig zijn om de effecten te beheersen,
er wordt dan afgeschaald naar een lagere GRIP-fase. De beslissing tot afschalen wordt genomen door de
burgermeester(s) of, bij bovenregionale incidenten, na overleg met de commissaris van de koningin. Als de
ramp bestreden is, is GRIP niet meer van toepassing. Men spreekt ook wel van afschalen naar GRIP 0.
81
