de standaard woningkaart;
de straatnaamkaart: een speciale kaart met de naam van de straat en eventueel
informatie over het straatnaambesluit;
de instellingskaart: wanneer het object geen woonhuis maar een instelling,
bedrijf of organisatie betrof werd een ander type kaart gebruikt. Hierop werd de
naam van de instelling, eventueel de functie en andere gegevens vermeld;
de schippers-, woonwagen-, of noodwoningkaart: wanneer het object geen woon
huis maar een schip, woonwagen of noodwoning betrof was geen duidelijk vast
gesteld adres aanwezig. Op de kaart werd dan een omschrijving van het adres of
de ligging gegeven, vaak met de naam van een schip of schipper.
De kaarten werden gescand met als doel om ze niet alleen via een klassieke inventa
ris, maar ook via een nadere toegang (een index) op de Archiefbank van het
Stadsarchief terugvindbaar en raadpleegbaar aan te bieden. Daartoe was het natuur
lijk nodig om de woningkaarten per kaart toegankelijk te maken met de volgende
metadata: de straatnaam, het huisnummer en eventuele toevoeging, en waar
relevant en mogelijk de instellingsnaam, de functie van de instelling, de omschrij
ving van het adres van het schip of de woonwagen, de naam van het schip of de
schipper. Het opnemen van de naam en de functie van een instelling was ook van
belang voor het kunnen bepalen van eventuele openbaarheidsbeperkingen, maar
daarover later meer. De woningkaarten zijn dus niet toegankelijk gemaakt op naam
van hoofdbewoners en inwonenden; er is gekozen voor een index op locatie en niet
op persoonsnaam.
De al naar het Stadsarchief overgebrachte serie woningkaarten was geborgen in
zuurvrije archiefdozen. De nog niet overgebrachte tweede serie woningkaarten
bevond zich in metalen ladekasten en moest eerst worden omgepakt in archiefdozen
om (gecontroleerd) te kunnen worden vervoerd naar het scanbedrijf. Het betrof in
totaal ca. 720.000 kaarten.
De woningkaarten werden gedigitaliseerd met als bijkomend doel om tot vervanging
van de papieren originelen over te kunnen gaan. Om de volledigheid van het bestand
met de scans te kunnen garanderen werden, als controlemaatregel, de originelen
twee keer gescand (een telsessie en een productiesessie, die qua aantal scans overeen
moet komen)Ook de invoer van de adresgegevens, instellingsnamen en scheeps- of
schippersnamen werd in tweevoud, door verschillende invoerders gedaan.
Het overbrengen van de woningkaarten
Na het scannen en toegankelijk maken van de woningkaarten, en de controles op de
kwaliteit daarvan (volledigheid, juistheid, leesbaarheid, terugvindbaarheid), werden
de scans opgenomen in het e-depotvan het Stadsarchief. De (technische) controles
die daarmee samenhangen (o.a. controles op virussen, authenticiteit en validiteit)
werden uiteraard ook uitgevoerd. De originele papieren woningkaarten werden
opgenomen in de analoge archiefbewaarplaats van het Stadsarchief.
Het bespreken van de eventuele openbaarheidsbeperkingen
Voordat de tweede serie woningkaarten (1954-1989) aan het publiek kon worden
aangeboden, moesten de kaarten eerst formeel, middels de te ondertekenen ver
klaring van overbrenging, worden overgebracht. Ook de eventueel te stellen open
baarheidsbeperkingen moesten worden vastgesteld.
66
De Memorie van Toelichting bij de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoons
gegevens (GBA) stelt expliciet dat de woningkaarten kunnen worden overgebracht
conform de bepalingen van de Archiefwet, rekening houdend met de bepalingen in
de (voorganger van de) WBP.15 En we hebben al gezien dat de WBP de verwerking
(waaronder openbaarmaking) van persoonsgegevens voor historische, statistische
of wetenschappelijke doeleinden niet tegenhoudt.
Mijn advies als archiefinspecteur was als volgt: de woningkaarten zijn openbaar met
uitzondering van de woningkaarten van een aantal nader te onderzoeken bijzondere
instellingen en de woningkaarten van nader te onderzoeken 'geblokkeerde' privé-
adressen.
Bijzondere instellingen
Mede om te kunnen bepalen welke woningkaarten van bijzondere instellingen
in openbaarheid beperkt zouden moeten worden, zijn de woningkaarten van alle
instellingen toegankelijk gemaakt op de naam en (waar vermeld) de functie van
de instellingen.
De persoonsgegevens die vermeld worden op een instellingskaart zijn, zoals eerder
gemeld, de: startdatum van de inwoning; achternaam, voornaam en eventuele
verdere voorletters en het geboortejaar van de persoon; datum en nieuw adres bij
verhuizing. Bij verhuizing naar een andere gemeente wordt alleen de naam van de
nieuwe gemeente vermeld.
De kaarten van de volgende categorieën instellingen zijn door ons nader bekeken:
vrouwenopvanghuizen, gevangenissen/huizen van bewaring, ziekenhuizen, gestich
ten/klinieken/ psychiatrische inrichtingen, opvangcentra (voor verslaafden en
onbehuisden), gezinsvervangende tehuizen, woonhuizen van religieuze orden,
verpleeg/bejaardenhuizen, wooneenheden/woongemeenschappen.
Zoals eerder aangegeven is het conform de WBP niet toegestaan om bijzondere
persoonsgegevens openbaar te maken. Daaronder vallen gegevens betreffende
gezondheid, godsdienst en strafrechtelijke gegevens. Hoewel inhoudelijke gegevens
over de gezondheid van een persoon niet worden vermeld op de instellingskaarten,
is wel te achterhalen dat een persoon, voor hoelang, in welk ziekenhuis, kliniek,
gesticht, opvangcentrum voor verslaafden of psychiatrische inrichting heeft
gewoond. Voor die laatste categorieën geldt ook nog eens dat duidelijk is dat het de
geestelijke gezondheidsituatie betreft. Ook inhoudelijke strafrechtelijke gegevens
ontbreken op de instellingskaarten, maar wel is duidelijk welke persoon, hoelang,
in welke gevangenis of huis van bewaring heeft 'gewoond'Voor woonhuizen van
religieuze orden geldt dat naar je mag aannemen de inwonenden de godsdienst aan
hangen van die betreffende religieuze orde. Let wel, het gaat hier niet om verpleeg/
bejaardenhuizen met een van oorsprong bepaalde religieuze signatuur; in dat geval
gaat die redenatie wat ons betreft niet op)Voor ons waren dit redenen om de
kaarten van de genoemde categorieën instellingen in openbaarheid te beperken.
Op basis van de archiefwettelijke "bescherming van de persoonlijke levenssfeer"
kwamen volgens ons ook de categorieën vrouwenopvanghuizen, opvangcentra voor
onbehuisden en gezinsvervangende tehuizen voor een openbaarheidsbeperking in
aanmerking. De categorieën verpleeg/bejaardenhuizen en wooneenheden/woon
gemeenschappen daarentegen niet.
67
DE PRAKTIJK
RICHARD VAN DEN BELT DE OVERBRENGING VAN DE AMSTERDAMSE WONINGKAARTEN 1954-1989
15 Memorie van Toelichting op de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA)
paragraaf 6.7.