1
Hoe toets je een e-depot?
Amsterdamse ervaringen
a
Begin 2011 gaf het Stadsarchief Amsterdam aan dat zijn e-depot werkte en dat de
instelling klaar was voor een toets door de provincie. Hoewel e-depots inmiddels
de kinderschoenen zijn ontgroeid, is er landelijk nog weinig praktijkkennis over hoe je
zo'n toets eigenlijk aanpakt. Noch de archiefinspectie, noch het Stadsarchief hadden
ervaring met zo'n auditroutine. Gesteund door de auditervaring en de specifieke
ICT-kennis van Het Expertise Centrum (HEC) werd de toets door de Randstedelijke
provinciale archiefinspectie ondernomen.
De audit werd een gezamenlijke zoektocht naar de juiste interpretatie van de eisen
op de werkvloer. Aan beide kanten zijn we enthousiast geworden over het resultaat.
We hebben de zoektocht zelf als inspirerend en spannend ervaren. Met dit artikel
hopen wij collega's enkele handreikingen te kunnen doen voor de aanpak van een
zelf-toets of externe toets op een e-depot.1 Zo'n toets is een belangrijk instrument,
waarmee we als archiefwezen kunnen aantonen dat we ook in het digitale tijdperk
in control zijn en dat digitale archieven rustig aan ons toevertrouwd kunnen worden.
Zo kunnen we de overheid helpen de stap naar digitaal werken en archiveren
verantwoord te maken.
Zo kunnen we de overheid helpen
de stap naar digitaal werken en archiveren
verantwoord te maken
Ons gezamenlijke vertrekpunt was de OAIS-definitie van een e-depot: het
geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardig
heden waarmee inname, het beheer, behoud en beschikbaar stellen van digitale
objecten en metadata duurzaam kan worden gegarandeerd
Zelftoets
Al deze aspecten, zoals uitgewerkt in ED3, kwamen aan de orde. De audit verliep in
drie fasen. In de eerste fase heeft het Stadsarchief de auditlijst ED3, ingevuld.2
Dat was in het voorjaar van 2011. Bij de eerste bespreking van de ingevulde lijstbleek
MARIANNE LOEF, CHANTAL MENTING,
SANDER UJZANOVITCH EN ORVILLE MACDONALD
1 Dit is een lichte bewerking van een artikel dat eerder verschenen is in het Archievenblad 116 (2012) 9,
p. 24-25. Met dank aan Chris Wauters, Maarten de Roos en Wendie Sonneveld van PBLQ/Het Expertise
Centrum.
2 ED3, versie 1.0 uit 2008. Deze eerste versie was gebaseerd op OAIS en Trustworthy Repositories Audit <Sc
Certification: Criteria and Checklist (TRAC), versie 1.0 (februari 2007). TRAC is inmiddels vastgesteld als
ISO 16363:2012.
55