combinatie met de mogelijkheden die de automatisering biedt, tot een explosieve
toename van informatiestromen. De toenemende beschikbaarheid van informatie
maakt de noodzaak om deze te beheren en te stroomlijnen niet minder. Tegelijkertijd
is er een tegenbeweging waarbij de archivaris als een achterhaalde functionaris
wordt gezien en informatiebeheer slechts als 'administratie' wordt beschouwd en
derhalve niet de aandacht krijgt die het verdient.
Een visie op de informatiehuishouding ontbreekt bij overheidsdiensten veelal en te
vaak is het archiefbeheer overgeleverd aan het verantwoordelijkheidsgevoel van indi
viduele projectmedewerkers.15 Zo concludeerde ook de rekenkamer van de gemeente
Utrecht in 2004 in het rapport Gaten in het geheugen: "Een belangrijke oorzaak van
het feit dat pogingen om de kwaliteit van de gemeentelijke documentaire informatie
voorziening te verbeteren tot dusverre zijn gestrand, is dat het belang van goede
archiefvorming onvoldoende wordt onderkend door het College van B&W. Dat komt
onder meer tot uitdrukking in het ontbreken van een visie en in het niet toedelen van
de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de benodigde middelen. "16
Politici, bestuurders en managers scoren nu eenmaal eenvoudiger met grootse ambi
ties dan met zorgvuldig beheer van informatie.
Politici, bestuurders en managers
scoren nu eenmaal eenvoudiger met grootse ambities
dan met zorgvuldig beheer van informatie.
Archivering en ontgrenzing
De bestuurlijke grensvervaging, die we hierboven beschreven in de paragraaf over
de bestuurlijke ontwikkeling, stelt uitdagingen aan de organisatie van de archivering.
Als publieke organisaties zich bewegen in netwerken en ketens, wie beheert dan de
informatie? Wie is verantwoordelijk voor het archief? Hoe weet de burger waar hij
kan aankloppen met een informatieverzoek?
ICT-ontwikkelingen hebben de mogelijkheden om informatie te delen en beschik
baar te stellen aan uiteenlopende doelgroepen enorm uitgebreid en dit kan de
dienstverlening van publieke organisaties zeer ten goede komen ('vraaggericht archi
veren').17 Maar de centrale opslag van informatie roept ook vragen op over beheer,
eigendom en authenticiteit van de gegevens. De ontwikkeling van het Omgevings
loket online, waarin het Rijk en decentrale overheden samenwerken, is een voorbeeld
waarbij overheden moesten zoeken naar een goede organisatie van de archivering,
de 'achterkant' van het ene loket.18
Archivering en publiek-private mengvormen
De situatie wordt nog ingewikkelder wanneer publieke en private partij en samenwer
ken; dan komen er ook nog vraagstukken bij over wettelijke verplichtingen aan infor
matiebeheer en openbaarheid. Wanneer publieke taken worden uitgevoerd op
afstand van de overheid, is lang niet altijd de huidige openbaarheidswetgeving van
toepassing. Zowel de Archiefwet als de Wob sluiten aan bij de Algemene wet
bestuursrecht. Hun reikwijdte is beperkt tot bestuursorganen. Veel organisaties die
publieke taken uitoefenen vallen daardoor niet, of slechts voor een heel klein deel,
onder de werking van deze wetten.19 Woningcorporaties, ziekenhuizen, maar ook
een grote landelijke uitvoeringsorganisatie als ProRail vallen erbuiten. Dat geldt ook
voor dochterondernemingen (denk aan dochterorganisaties van universiteiten of
van TNO). Bij publiek-private samenwerkingsverbandenis vaak lastig af te bakenen
waar de ene organisatie ophoudt en de andere begint. Hierdoor is het onduidelijk of
de archiefbescheiden die door dergelijke verbanden worden gevormd, onder het
regime van de Archiefwet en de Wob vallen - tenzij dit expliciet is geregeld voor de
specifieke situatie. Dit geldt ook voor de informatie die gezamenlijk wordt beheerd in
ketenverbanden, waarbij private partijen zijn betrokken. Digitalisering versterkt nog
de verwevenheid van processen en informatie.20
Wanneer uitvoering van publieke taken door derde partijen bij wet is geregeld, is in
de specifieke wetgeving vaak wel vastgelegd dat de minister en de toezichthouder
toegang tot alle informatie hebben en dat bepaalde informatie aan de minister moet
worden geleverd. Hiermee is in elk geval voldaan aan een belangrijke voorwaarde om
de 'traditionele' verantwoordingslijn, namelijk die richting de Tweede Kamer, te
kunnen vervullen. Maar in transparantie en openbaarheid richting recht- en bewijs-
zoekende burgers of andere belanghebbende partijen is hiermee nog niet voorzien.
Bij uitbesteding van taken door het Rijk moet het archief na afloop van de werkzaam
heden worden overgedragen aan het ministerie.21 In de praktijk blijkt dit echter niet
altijd goed te worden geregeld.22
Het is ook de vraag of het wenselijk is om afhankelijk te zijn van regelingen voor elk
specifiek geval. De geschiedenis van de Archiefwet laat zien dat bij eerdere wetswijzi
gingen de reikwijdte van de wet steeds werd uitgebreid. De Archiefwet 1918 gold
alleen voor het rijk, de provincies, gemeenten en waterschappen. In de Archiefwet
VERGEZICHT
15 Zie bijvoorbeeld: Algemene Rekenkamer, Informatiehuishouding van het Rijk. Overzicht van een dynamisch
vraagstuk, een achtergrondstudie, Den Haag, 2010, p. 6; Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid,
iOverheid, Den Haag/Amsterdam, 2011, p. 178-179.
16 Rekenkamer Utrecht, Gaten in het geheugen, Een onderzoek naar het Utrechtse archiefbeleid en de casus parkeer
garage Lepelenburg, Utrecht, 2004.
17 M. van Dijk, Vraaggericht archiveren.
18 Nationaal Archief, Wabo en Archiefwet. Advies inzake de 'archiefwaardigheid' van de landelijke voorziening
Omgevingsloket online, Z.p., 2009. Te vinden op http://www.omgevingsvergunning.nl/UserFiles/Image/
Advies%20Nationaal%20Archief%20over%20archiefwaardigheid%200mgevingsloket.pdf.
19 Dit is niet specifiek voor de Nederlandse situatie. In het Archievenblad van december 2010 verwijst Eric
Ketelaar naar Alisdair Roberts, die in zijn boek Blacked Out: Government Secrecy in the Information Age vier
oorzaken aanwijst voor de toename van geheimhouding en de vermindering van openbaarheid bij de over
heid. Een van deze oorzaken is: "door privatisering en uitbesteding van overheidstaken raken informatie en
archieven buiten het bereik van openbaarheidswetgeving. Alleen in Zuid-Afrika geldt het recht op informatie
ook in de particuliere sector voor informatie "that is required for the exercise or protection of any right."
48
MARIE-ANNE VAN DE GRIEK EN COR VAN MONTFORT TOEZICHT HOUDEN EN ARCHIVEREN:
BOUWSTENEN VOOR LEREN EN CONTROLEREN
Zie Eric Ketelaar, 'Tussen geheimhouding en openbaarheid: waar ligt de grens?' in Archievenblad 114 (2010)
10 (december), p. 17-19.
20 Zie bijvoorbeeld: Raad voor Cultuur en Raad voor het Openbaar Bestuur, Informatie: grondstof met toekomst-
waarde;- Archiveren is vooruitzien. Visie van BRAIN en KVAN op de koers en de inrichting van het archiefwezen,
Z.p., 2009, p. 4; Algemene Rekenkamer, Informatiehuishouding van het Rijk, p. 18.
21 Art. 11.6 van de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van diensten, 2008 (ARVODI):
"Opdrachtnemer stelt alle gegevens (schriftelijke stukken, computerbestanden, etc.) die hij in het kader van
de uitvoering van de overeenkomst onder zich heeft, binnen 10 werkdagen na beëindiging van de desbetref
fende werkzaamheden aan Opdrachtgever ter beschikking."
22 Erfgoedinspectie, Nieuwsbericht 11 (augustus 2010): 'Zeggenschap over informatie bij uitbestedingen',
zie http://www.erfgoedinspectie.nl/archieven/nieuwsberichten/detail/zeggenschap-over-informatie-bij-
uitbestedingen/1471; Erfgoedinspectie, Inspectierapport bestuurlijke verantwoordelijkheid Onderzoeksgegevens.
Brief aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 28 december 2009,
zie http://www.erfgoedinspectie.nl/uploads/publications.
49
