Toezicht houden en archiveren: bouwstenen voor leren en controleren Toezicht en verantwoording zijn cruciale begrippen in ons staatsbestel. We kunnen twee hoofdfuncties van toezicht en verantwoording onderscheiden: de democratische functie en de lerende functie. De democratische functie betekent dat toezicht en verantwoording bijdragen aan een betere parlementaire controle en anderszins aan betere democratische controle op het reilen en zeilen van instellingen in de publieke sector. De lerende functie betekent dat toezicht en verantwoording bijdragen aan een beter functioneren en presteren van publieke instellingen en daarmee dus aan meer efficiëntie en een betere kwaliteit van de taakuitvoering of de dienstverlening door publieke instellingen.1 In dit artikel schetsen we eerst een aantal actuele ontwikkelingen in het toezicht.2 Vervolgens staan we stil bij een belangrijke ontwikkeling in het bestuur van de publieke sector: grensvervaging tussen domeinen. Tot slot gaan we in op een aantal uitdagingen voor de archivering als gevolg van deze ontwikkelingen: hoe kan archive ring in deze context bijdragen aan een goede democratische controle en een groter lerend vermogen? Toezicht en verantwoording zijn ondenkbaar zonder betrouwbare informatie om op te steunen. De Raad voor Cultuur en de Raad voor het Openbaar bestuur stelden in 2008Een goede en betrouwbare informatiehuishouding is van vitaal belang voor de overheid. Alle producten en prestaties van de overheid hangen hiermee samen. De juiste beleidsinformatie, correcte kengetallen, wetgevingskwaliteit, informatie aan burgers en vooral: het vermogen om verantwoording af te leggen zijn hier van afhankelijk. De kwaliteit van de informatiehuishouding staat in rechtstreeks verband met de algemene beginselen van goed bestuur.3 Dit geldt natuurlijk niet alleen voor de overheid in enge zin, maar evenzeer voor orga nisaties die publieke taken uitvoeren op afstand van die overheid, vaak gefinancierd met publiek geld (zoals de Rijksdienst voor het wegverkeer, Staatsbosbeheer, TNO of de OPTA)Bij dergelijke organisaties is de ministeriële verantwoordelijkheid beperkt: ze vallen niet hiërarchisch onder de minister. Als het goed is, houdt de minister wel toezicht op de manier waarop de publieke taken worden uitgeoefend en het publieke geld wordt besteed. Dit toezicht is een essentiële schakel in de sturing op publieke taken en in de democratische controle: via het toezicht verzamelt een minister informatie op basis waarvan hij zich een oordeel kan vormen over het functioneren van de instelling. Naar aanleiding daarvan kan hij eventueel interveniëren. De door de minister verzamelde informatie is ook de basisvoor de verantwoording aan de Tweede Kamer over de publieke taakuitoefening. In toenemende mate wordt daar naast verwacht dat deze organisaties ook rechtstreeks transparant zijn over hun han delen en resultaten, naar direct belanghebbenden en naar de samenleving in het algemeen. Zonder betrouwbare en toegankelijke informatie komt van die trans parantie niet veel terecht. Wat voor toezicht geldt, geldt ook voor archivering: een goede informatiehuishou ding, waar archivering deel van uitmaakt, is een voorwaarde om te kunnen leren en controleren. In dit artikel beschouwen we archivering dan ook als een onderdeel van informatiebeheer dat kan bijdragen aan een betere democratische controle en aan het lerende vermogen van de overheid en daarmee verbonden organen. Ontwikkelingen in toezicht Wij zien drie belangrijke ontwikkelingen in het toezicht vanuit de overheid op instellingen op afstand: verbreding van toezicht en verantwoording de toezichtparadox gebruik van beeldbepalende 'toverwoorden' Verbreding van toezicht en verantwoording Op de eerste plaats zien we een verbreding van het begrip 'toezicht' Kwaliteitssystemen zoals benchmarks of visitaties, de dialoog met belanghebbenden zoals klanten of burgers en ook allerlei vormen van intern toezicht zoals raden van toezicht en audit committees, worden in toenemende mate als aanvulling op, en soms zelfs als alternatief voor, het traditionele toezicht door de overheid of een externe toezichthouder gezien.4 Toezichtparadox We zien dat er rondom toezicht en verantwoording een paradoxale situatie is ont staan. Toezicht en verantwoording worden enerzijds door politiek en samenleving steeds meer geassocieerd met last en bureaucratie en de roep om 'versobering' en 'minder toezicht' is aan de orde van de dag. De toezichtvisie die het toenmalige kabinet in 2005 uitbracht, heet zelfs Minder last, meer effect. Het kabinet-Rutte I kondigde in zijn regeerakkoord een 'inspectievakantie' voor bedrijven aan. Ook in het huidige regeerakkoord van Rutte II worden 'minder bestuurlijke drukte en regeldruk' en 'lagere nalevingskosten' genoemd.5 Maar tegelijkertijd is de roep om toezicht luider dan ooit, of het nu gaat om incidenten in de jeugdzorg, het gevangeniswezen, brandveiligheid etc., of om het te lijf gaan van structurele crises zoals debankencrisis. MARIE-ANNE VAN DE GRIEK EN COR VAN MONTFORT 1 C.J. van Montfort, 'Ontwikkelingen in toezicht en verantwoording bij instellingen op afstand. Een terugblik en een blik in de toekomst' in Tijdschrift voor toezicht 1 (2010) 1, p. 6-20. 2 Dit artikel is mede gebaseerd op C.J. van Montfort, a.w., en C.J. van Montfort en M. van Twist, 'Grensvervaging en legitimiteit. Over publiek-private constructies en verbonden verantwoordelijkheden' in H.P.M. van Duivenboden e.a. (red.), Verbonden verantwoordelijkheden in het publieke domein, Den Haag, 2009, p. 49-67. 3 Raad voor Cultuur en Raad voor het Openbaar Bestuur, Informatie: grondstof met toekomstwaarde. Contouren van een visie op de rol en betekenis van informatie, Z.p., 2008, p. 5. 40 MARIE-ANNE VAN DE GRIEK EN COR VAN MONTFORT TOEZICHT HOUDEN EN ARCHIVEREN: BOUWSTENEN VOOR LEREN EN CONTROLEREN 4 Zie de eerste generatie governance-codes in bijvoorbeeld de sectoren van de woningcorporaties of het onderwijs; zie ook: M. Bovens enT. Schillemans, Handboek publieke verantwoording, Den Haag, 2009. 5 Kamerstukken II, 2005-2006, 27 831, nr. 15 en bijlage: 'Minder last, meer effect. Zes principes van goed toezicht. Kaderstellende visie op toezicht 2005'; Kamerstukken II, 2010-2011, 32 417, nr. 14: 'Vrijheid en verantwoordelijkheid. Concept Regeerakkoord WD-CDA'; Kamerstukken II, 2012-2013, 33 410, nr. 15: Brief van de informateurs met het eindverslag van onze werkzaamheden met daarbij gevoegd het regeer akkoord van de fracties van WD en PvdA. 41

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 22