The World According to GARP kent de volgende principes:23
Principe 1: Verantwoordelijkheid
Verantwoordelijkheden dienen vastgelegd te zijn en toebedeeld aan
competente functionarissen
Principe 2: Integriteit
De informatie in de organisatie dient een passende mate van
authenticiteit en betrouwbaarheid te bezitten
Principe 3: Bescherming
De informatie in de organisatie dient voldoende beschermd te zijn,
vooral met betrekking tot privacy, veiligheid en vertrouwelijkheid
Principe 4: Rechtmatigheid
De rechtmatigheid van het informatiebeleid moet verzekerd zijn
Principe 5: Beschikbaarheid
Efficiënte, tijdige en correcte beschikbaarstelling van informatie
moet verzekerd zijn
Principe 6: Duurzaamheid
Duurzame beschikbaarheid van informatie moet verzekerd zijn
Principe 7: Verwijdering
Als informatie verwijderd moet worden dan moet dat op een veilige
en passende wijze geschieden
Principe 8: Transparantie
De processen en procedures van het informatiebeheer moeten op een
begrijpelijke wijze gedocumenteerd zijn; en die documentatie moet
beschikbaar zijn voor wie daarover moet kunnen beschikken
Het Information Governance Maturity Model is een methode om de principes van
GARP in een organisatie toe te passen. Het is een volwassenheidsmodel, zoals we dat
ook van het INK-model (zie verderop) kennen. De groei naar informatiebeheersing
verloopt langs de niveaus van afwezigheid, in ontwikkeling, basis op orde, actief
bewustzijn naar de volledige integratie van Information Governance in het algemeen
beleid. De groei naar informatievolwassenheid wordt in dit model afgelegd door
middel van gerichte ontwikkelprogramma's.
De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten
De Baseline voor de Informatiehuishouding van Gemeenten, die in 2011 en 2012 in
opdracht van de Vereniging Nederlandse Gemeenten is samengesteld, is een ander
voorbeeld van de ontwikkeling van Information Governance. De achtergrond van
deze set normen wordt gevormd door de kabinetsnota Informatie op Orde uit 2006.24
Deze nota vormde de basis om te komen tot Baselines voor de volledige Nederlandse
overheid. Na de set normen voor de Rijksoverheid zijn deze nu ook beschikbaar voor
waterschappen, provincies en gemeenten.
De Baseline is samengesteld door een brede projectgroep waar onder andere archief
inspecteurs, DIV-specialisten en informatie-architecten aan hebben deelgenomen.
Het is redelijk uniek te noemen dat samenwerking tussen deze disciplines heeft
geleid tot een vruchtbare synthese.
De Baseline kan gezien worden als een invulling van GARP voor Nederlandse
gemeenten en bevat de volgende onderwerpen: Bestuur en Beleid; Organisatie;
Standaarden; Ordening en metadata; Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenti
citeit; Kwaliteitszorg; en Digitale vervanging en verwijdering.25
Een jungle, een crisis en een paradox
De invulling van de normen, de kwaliteitszorg ervan en het toezicht erop, zijn
gebaseerd op regels en standaarden. Er is een groeiend woud aan standaarden op
internationaal en nationaal niveau vanuit verschillende aanvliegroutes en met een
enorme overlap. Je kunt inmiddels wel spreken van wildgroei.
Hierboven werd al geconstateerd dat er een grote verscheidenheid is aan definities
van informatie, en dat een bonte verzameling aan expertises is ontstaan met betrek
king tot informatievoorziening en -beheer. Het is niet overdreven om te stellen dat
sprake is van een vakinhoudelijke crisis die van grote maatschappelijke betekenis is.
Die crisis is volgens mij een gevolg van het wegnemen van vrijwel alle obstakels voor
de verspreiding van informatie, zoals James Gleick dat schetst. Alle regels en
standaarden zijn bedoeld om informatie toch maar in control te kunnen houden.
Dat geschiedt misschien tegen beter weten in. Zonder die grip raakt echter het func
tioneren en het voortbestaan van menige organisatie in gevaar.
Grip hebben op informatie is misschien een illusie. Maar het is ook een illusie om te
denken dat je je kunt permitteren om het dan maar niet meer te proberen. Binnen
deze paradox moet de archiefinspecteur zijn positie opnieuw bepalen om een
effectieve rol te kunnen spelen. Die zou kunnen liggen in het interpreteren van en
kennis delen over al die regels en normen naar andere stakeholders in de organisatie.
Dat kan op allerlei manieren: van voorlichting, educatie en beleidsadvies tot aan
operational audits en formele toetsing.
Het is niet overdreven om te stellen
dat sprake is van een vakinhoudelijke crisis die
van grote maatschappelijke betekenis is.
Governance in opbouw: praktijkvoorbeeld Almere
Als we het Information Governance Maturity Model van ARMA International zouden
gebruiken om de mate van Information Governance van gemeenten te bepalen, dan
vermoed ik dat de meerderheid op een laag niveau zit. Weinig gemeenten zullen
kunnen aantonen dat zij voor wat betreft hun informatiebeheer de basis op orde
hebben. Een onderzoek, uitgevoerd door adviesbureau VHIC26, wijst daar ook op.
31
VERGEZICHT
23 Zie http://www.arma.org/GARP/ e.v. Nederlandse vertaling door de auteur.
24 Zie http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/rapporten/2006/10/26/informatie-op-orde.
html.
30
FRANS SMIT KRIJGEN ARCHIEFINSPECTEURS KIEUWEN?
25 Zie http://www.vng.nl/smartsite.dws?id=113823&ch=DEF e.v.
26 A. Versteeg en A. van Heijst, Management met informatie; Information Governance bij gemeenten, een verken
ning, Rijswijk, 2010. Te downloaden op http://www.vhic.nl/.