Het schema is een zeer compacte weergave van verschillende contexten (de assen)
van de omgang van informatie. De assen worden 'gekruist' met verschillende dimen
sies (de cirkels). Dat levert dan zestien topics op.19 Deze zijn alle onderzoeksobjecten
voor archieftoezicht, zoals in tabel 3 is weergegeven.
Het Records Continuum kan net als het 9-vlak zelf gebruikt worden als diagnose- en
toetsingsinstrument ('ist') en als beleidsinstrument ('soil'). Het biedt bovendien
voor archieftoezicht ook een extra focus binnen het 9-vlak. Toetsing en (de onvermij
delijk daarop volgende) diagnose van het informatiemanagement van een organisa
tie kunnen op basis van het 9-vlak gebeuren, en daarbinnen toegespitst op de topics
van het Records Continuum.
Stellingen
archieftoezicht bestrijkt alle aspecten van informatiemanagement
met focus op het Records Continuum
het Records Continuum is daarom een goed concept om bruggen te slaan
tussen archivarissen en onder andere informatiemanagers
archieftoezicht moet in staat zijn om verbindingen met alle stakeholders
van informatiemanagement te onderhouden
De kringen van beheersing: Information Governance
Bij deze derde afslag wordt de aandacht van het object van toezicht naar de toezicht
houder zelf verschoven. Welke organisatorische positie zou deze kunnen innemen in
een nieuw landschap?
Ging het in de voorgaande paragraaf over informatiemanagement, hier gaat het om
informatiebeheersing, ofwel Information Governance. Bij informatiemanagement ligt
de nadruk op de effectiviteit van de informatiehuishouding in relatie tot de organisa
tiedoelen. Bij informatiebeheersing gaat het om de grip op die informatiehuishou
ding.
Het gedachtengoed van Information Governance is nauw verbonden met de opkomst
van het Corporate Governance-denken dat in de jaren90 van de vorige eeuw in de
Verenigde Staten opgang maakte. Dit gebeurde mede naar aanleiding van een aantal
geruchtmakende zaken, zoals het Enron-schandaal. De nadruk bij Corporate
Governance lag aanvankelijk voornamelijk op de financiële aspecten van de organi
satie. De laatste jaren is het governancedenken ook ontwikkeld met betrekking tot de
informatiehuishouding van organisaties: Information Governance.20
Belangrijke uitgangspunten bij Information Governance zijn:
Er moeten algemene normen zijn vastgesteld om te bepalen of een organisatie in
control is van zijn informatie;
Deze normen moeten gedragen worden door de voornaamste stakeholders;
De verantwoordelij kheden voor de implementatie van die normen zijn vast
gelegd.
Een belangrijke functie in Information Governance is die van de Chief Information
Officer (CIO). Deze functionaris dient in het management van de organisatie de
eindverantwoordelijkheid te hebben met betrekking tot de realisatie en de hand
having van de normen.21
The World According to GARP
Het Amerikaanse ARMA International heeft een methode ontwikkeld om te bepalen
in hoeverre een organisatie in control is van zijn informatie. ARMA International
heeft de methode de naam Information Governance Maturity Model gegeven.22 Het
vertrekpunt ligt daarbij in Records Management. Het model gaat echter nog wel vele
stappen verder. De bedoeling is dat het model vanuit alle denkbare standpunten in
kaart brengt of een organisatie grip heeft op zijn informatie. Het vertrekpunt daarbij
is een normenset voor Information Governance: de Generally Accepted Recordkeeping
Principles, kortweg GARP genoemd.
Er moeten algemene normen zijn vastgesteld
om te bepalen of een organisatie in control is
van zijn informatie
VERGEZICHT
As
Cirkel
Topic
Weergave gebeurtenissen
(evidential axis)
Creatie (creation)
Vastleggen (capture)
Gebruik (organise)
Hergebruik (pluralise)
Registratie
Bewijsvoering
Individueel en organisatiegeheugen
Collectief geheugen
Transacties
(transactional axis)
Creatie (creation)
Vastleggen (capture)
Gebruik (organise)
Hergebruik (pluralise)
Actie
Activiteit
Functie
Doel
Domeinen
(identity axis)
Creatie (creation)
Vastleggen (capture)
Gebruik (organise)
Hergebruik (pluralise)
Actor
Organisatieonderdeel
Organisatie
Institutie
Archieffunctie
(recordkeeping axis)
Creatie (creation)
Vastleggen (capture)
Gebruik (organise)
Hergebruik (pluralise)
Document
Dossier/serie
Archief
Archieven
Tabel 3: Onderzoeksobjecten voor archieftoezicht
19 Gebaseerd op http://labyrinth.rienkjonker.nl/albumRecordscontinuum.
28
FRANS SMIT KRIJGEN ARCHIEFINSPECTEURS KIEUWEN?
20 Recentelijk is Information Governance ook in het DLM Forum als speerpunt benoemd, mede op basis
van Moreq2010, zie http://www.dlmforum.eu/ e.v.
21 De praktijk leert helaas vaak dat CIO's zich nog teveel bezighouden met technologie (de rechterkant van
het 9-vlak) en te weinig met de informatie zelf (de midden-kolom van het 9-vlak).
22 Zie http://www.arma.org/garp/metrics.cfm e.v.
29
