De verbindingen tussen de verschillende domeinen kunnen gebruikt worden door
de archief toezichthouder om vragen te stellen over het informatiebeheer van een
organisatie. In tabel 2 volgen enkele voorbeelden. Voor iedere vraag kan een archief
inspecteur een kader opstellen om het antwoord te wegen en om op basis daarvan
een diagnose en effectieve aanbevelingen op te stellen.
Als archieftoezicht in alle domeinen en verbindingen een rol heeft dan houdt dat
in dat de inspecteur met een enorme hoeveelheid functionarissen te maken krijgt.
Denk aan informatie-architecten, ICT-architecten, softwareontwikkelaars, leveran
ciers van hardware, informatiedienstverleners, kwaliteitsmanagers, strategisch
beleidsadviseurs, ontwerpers, proceseigenaren, procesverantwoordelijken, bestuur
ders, afdelingsmanagers, informatiebeheerders als DIV-ers en archivarissen,
opleidingsmanagers, security officers, juridische adviseurs, applicatiebeheerders,
functioneel beheerders, accountants, controllers, auditors, risicomanagers,
medewerkers facilitaire zaken etc., etc.
Het lijkt erop dat de enorme hoeveelheid rollen, en de enorme overlap in die rollen,
een afspiegeling is van de (hopelijk niet vergeefse) moeite die organisaties zich
getroosten om grip op informatie te krijgen en te houden.
Een inspecteur komt eigenlijk in alle vlakken en in alle verbindingen in het 9-vlak
onderwerpen tegen die object van inspectie zijn. Een inspecteur moet daarom in
staat zijn om ieders bij drage aan de kwaliteit van informatiebeheer naar waarde te
schatten. Daarbij komt de inspecteur dicht in de buurt van Bearman' s nieuwe rol
van de archivaris (daarover later meer).
Het Records Continuum: extra focus binnen informatiemanagement
Het 9-vlak biedt ook de mogelijkheid om op een heldere manier de werelden
van informatiemanagement en archivistiek met elkaar te verbinden. Het Records
Continuum is een archivistisch concept dat uitstekend past in het vlak van het
richten van informatie en communicatie. In 9-vlak termen: midden-boven.
Het Records Continuum is dus een basis voor informatiebeleid.
Het Records Continuum heeft als uitgangspunt dat informatie na vastlegging in
verschillende dimensies verschillende functies kan hebben. Die informatie dient
echter altijd vanaf het moment van vastlegging dusdanig beheerd te worden dat
essentiële kenmerken behouden blijven. Het 'recordkeeping regime' is er altijd voor
bedoeld om de essentiële kenmerken van informatie te behouden. Dat gaat dan
bijvoorbeeld om kernwaarden als context, authenticiteit en integriteit.16 Ongeacht
het geldende 'recordkeeping regime', dus bijvoorbeeld ongeacht of archiefbescheiden
zijn overgebracht of niet, moet de vastgelegde kennis opnieuw gecommuniceerd
kunnen worden met behoud van die kernwaarden.
Het schema in diagram 2 geeft de essentie van het Records Continuum weer. De
visuele waarde van het schema ligt onder andere in het doorbreken van een lineair
perspectief op archiefbeheer. Informatie kent volgens het Records Continuum geen
'levenscyclus'Daarmee wordt met het uitgangspunt gebroken dat informatie in
verschillende 'fases' of in verschillende 'recordkeeping regimes' verschillend beheerd
zou moeten worden.17
Evidential Axis
Dimension 1
CREATE
Dimension 2
CAPTURE
Organisation
Identity
Axis
Transactional
Axis
Dimension 4
PLURALISE
Dimension 3
ORGANISE
Recordkeeping Axis
VERGEZICHT
Verbinding
Voorbeeld
Richten business -
Inrichten business
Inrichten business -
Inrichten Informatie
Inrichten business -
Verrichten business
Richten Informatie -
Inrichten Informatie
Inrichten informatie -
Verrichten informatie
Richten informatie -
Richten technologie
Inrichten technologie -
Inrichten Informatie
Verrichten technologie -
Verrichten informatie
Indien de organisatie overheidshandelingen verricht, is ze dan
ook voorzien van de mensen, middelen en maatregelen om
compliant te zijn op het gebied van informatiebeheer?
Wordt het kwaliteitssysteem dusdanig geïmplementeerd dat
de inrichting van de informatiehuishouding voldoet aan de
wettelijke eisen?
Zijn er voldoende middelen om informatiedienstverlening te
waarborgen?
Worden de visie en het beleid op het gebied van informatie
beheer vertaald naar een informatie-architectuur en informatie
standaarden?
Leidt de inrichting van de informatiehuishouding tot een
correcte uitvoering van het informatiebeheer?
Zijn het informatiebeleid en het ICT-beleid doelmatig op elkaar
afgestemd?
Zijn databases dusdanig ontworpen en in gebruik dat voldaan
wordt aan het toepassingsprofiel voor metadata?
Functioneren de software en de infrastructuur dusdanig dat de
informatieprocessen effectief ondersteund worden?
Tabel 2: Voorbeelden Verbindingen tussen domeinen
16 Deze hele korte samenvatting is voornamelijk gebaseerd op http://www.archivists.org/glossary/term_
details. asp?DefinitionKey=2380.
26
FRANS SMIT KRIJGEN ARCHIEFINSPECTEURS KIEUWEN?
Organisational/
VVcréèo, Mual^^
Memory
H^epreset itational
Acto(s) Ats
Institution
Functions
Purposes
'it(s)
XArchivajy
Document
Records
Archive,
Archives
Diagram 2. Schema van het Records Continuum 18
17 Er kan wel sprake zijn van een 'levenscyclus' van beheeromgevingen van informatie. Als de informatie van
een beheeromgeving wordt omgezet naar een andere, dan is er sprake van een einde en een begin van dat
informatiebeheer.
18 Afbeelding afkomstig van: http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/
recordscontinuum-fuppl.html.
27
