Informatie werkt samen, elimineert obstakels
en wisselt van mechanische en biologische
informatiedragers
De archiefinspecteur dient ertoe bij te dragen dat kennis later en elders opnieuw
gecommuniceerd kan worden volgens een van tevoren bepaald kwaliteitsniveau.
De archiefinspecteur moet er ook aan bijdragen dat juist niet kan gebeuren dat de
maatschappij verlangt dat vastgelegde informatie vernietigd moet worden.
In de digitale wereld, en in de lijn van het betoog van James Gleick, is dat vernietigen
overigens erg lastig geworden. Informatie heeft zoveel mogelijkheden om voort te
bestaan dat vernietiging nauwelijks meer gegarandeerd kan worden. Informatie gaat
zijn glazen, onnavolgbare gang en vindt steeds minder obstakels en controlemoge
lijkheden op zijn weg. Het is als water dat stroomt waar het niet gaan kan.
In die nieuwe situatie moeten traditionele betrokkenen als beheerders en toezicht
houders hun bestaansreden opnieuw aantonen. In de volgende paragrafen wordt
gepoogd om toezichthouders daarin te helpen en te voorzien van inzichten uit
andere vakgebieden.
De stellingen:
Informatie is een activiteit die, eenmaal vastgelegd,
zich moeilijk meer laat stoppen.
Alle professionals moeten in de infosphere hun bestaansreden
aantonen. Inclusief toezichthouders.
Informatiemanagement en het Records Continuum
De tweede afslag die genomen wordt, gaat over informatiemanagement. Dat is het
geheel van beleid, maatregelen en uitvoering ten aanzien van creatie, verwerking,
beheer en gebruik van informatie in een organisatie. En dan met name: ten aanzien
van de relaties tussen die onderwerpen.
Door middel van informatiemanagement proberen organisaties informatie opti
maal in te zetten in hun werkprocessen. Een in Nederland steeds vaker gebruikte
methode voor informatiemanagement is het Amsterdams 9-vlak.15 Het 9-vlakis een
instrument voor analyse en voor beleidsbepaling. Het bestaat uit domeinen en uit
de verbindingen daartussen. Het doel van informatiemanagement volgens dit model
bestaat uit het optimaliseren van de kwaliteit van de verbindingen. In het 9-vlak
worden de domeinen Business, Informatie en Communicatie, en Technologie
onderscheiden. Ieder domein kent een strategisch (richten), een tactisch (inrich
ten) en een uitvoerend (verrichten) niveau. De kracht van het 9-vlak ligt in de schei
ding van informatie en technologie. Business heeft informatie nodig om te kunnen
functioneren. Technologie kan dat mogelijk maken.
Als analyse-instrument heeft het 9-vlak zich inmiddels ruim bewezen. Het wordt in
veel opleidingen voor informatiemanagement gebruikt. Er zijn bedrijven die door
middel van het 9-vlak beschrijven welke diensten zij kunnen leveren. Het loont
daarom de moeite om te bepalen in welke domeinen en verbindingen archieftoezicht
een rol zou moeten spelen. Op die manier wordt het mogelijk om te bepalen waar
archieftoezicht zich tegenwoordig mee bezig dient te houden.
Bijgaand schema met een aantal voorbeelden maakt duidelijk dat archieftoezicht
houders zich met feitelijk alle vlakken en verbindingen in het model bezig dienen te
houden.
VERGEZICHT
15 Zie onder andere Rik Maes, Informatiemanagement in kaart gebracht, PrimaVera Working Paper, Universiteit
van Amsterdam, Department of Information Management, Amsterdam, 2003.
24
FRANS SMIT KRIJGEN ARCHIEFINSPECTEURS KIEUWEN?
Richten
(strategisch)
Inrichten
(Taktisch)
Business
Informatie
Communicatie
Technologie
Verrichten
(Uitvoerend)
Diagram i. het 9-vlak
Domein 9-vlak
Voorbeelden
Richten van business
Inrichten van business
Verrichten van de business
Richten van informatie en
communicatie
Inrichten van informatie
en communicatie
Verrichten van informatie
en communicatie
Richten van technologie
Inrichten van technologie
De missie en visie van de organisatie en de plaats die informatie
beheer daarin krijgt
De aanwezigheid van gekwalificeerd personeel en benodigde
middelen; de aanwezigheid van processen en procedures
Informatiedienstverlening uit, en op basis van, archief
De visie op en strategie voor informatiebeheer en compliance;
de visie op whereabouts en op gebruik social media; de randvoor
waarden aan informatie-architectuur
De inrichting van de informatie-architectuur; de inrichting van
het metadataschema: toepassingsprofiel; de inrichting van
beheerprocessen
Opnemen, beheren, beschikbaar stellen van informatie
Het beleid t.a.v. open source en t.a.v. de kwaliteit van opslag
media, software en hardware
De toepassing van gecertificeerde software, de inrichting van
de ICT-architectuur, de toepassing van open bestandsformaten,
het gebruik van cloudoplossingen
Verrichten van technologie Het beheer van software, hardware en opslagmedia t.b. v.
opnemen, beheren en beschikbaar stellen archief
Tabel iVoorbeelden 9-vlaks domeinen
25
