steeds een zaak van disciplines die elkaar veel te weinig opzoeken. De laatste jaren
wordt onder andere door Luciano Floridi gewerkt aan een integrale informatiefilo
sofie.4 Daarin wordt het denken over informatie voorzien van een logisch funda
ment en wordt onder andere een informatie-ethiek ontwikkeld. Ook Floridi is ervan
overtuigd dat er een fundamentele maatschappelijke verandering plaatsvindt. Hij
relateert die direct aan de groei van ICT. Hij spreekt van een vierde revolutie: de
Information Revolution. Daarin hebben 'inforgs' als 'semantic machines' (mensen en
apparaten) de macht in een nieuwe maatschappelijke dimensie, de 'infosphere'. Dit
is volgens Floridi geen sciencefiction, het is de nieuwe realiteit.5
Inhoudelijker dichter bij huis, maar wel verwant aan dit denken, was David Bearman
al in 1994 overtuigd van de noodzaak tot een fundamenteel andere rol voor de archi
varis. Die noodzaak werd hem ingegeven door een onderzoek naar hoe de integriteit
en authenticiteit van records in een ICT omgeving het beste kunnen worden gegaran
deerd. Zijn stelling is dat recordmanagers en archivarissen hun aandacht van de
uitkomst van het beheer het archief) moeten verleggen naar de kwaliteit van het
systeem, waarin wordt beheerd. In Bearman's woorden: the responsibilities of
records managers and archivists will shift from physical custody to administrative
and intellectual control. "6 Het gaat met andere woorden niet meer om de locatie en
de inhoud van de bewaarplaats, maar om alle organisatorische maatregelen die
gericht zijn op het informatiebeheer.7 De archivaris is dan geen hoeder en toezicht
houder van een hoeveelheid informatie, maar van een kwaliteitssysteem. Die
gedachte betekent zelfs nu nog, bijna 20 jaar later, een flinke mutatie in het denken
en voelen van veel recordmanagers en archivarissen.8
Vanuit het denken van Baricco als cultuurfilosoof, Floridi als informatiefilosoof en
Bearman als archieftheoreticus tracht ik antwoorden te vinden op de volgende
vraag: "Welke effectieve rol kan archieftoezicht nu en in de toekomst spelen in het
verbeteren en borgen van de kwaliteit van informatiebeheer?"
Ik heb de volgende afbakeningen toegepast. Ten eerste gaat het mij in eerste instantie
om archieftoezicht bij lagere, Nederlandse overheden. De reden daarvoor is simpel
en praktisch: ik ben werkzaam bij een gemeente en dit artikel is mede een reflectie
op de ervaringen die ik daar heb opgedaan. Maar wellicht zijn de observaties en de
stellingen ook herkenbaar en bruikbaar in andere organisaties.
Een tweede afbakening betreft de richting, waarin ik antwoorden zoek. Het gaat
hier voornamelijk om het systeem met de achterliggende definities en de concepten
van informatiebeheer. Er zijn nog vele andere wegen om antwoorden te vinden. Die
zijn te vinden in bijvoorbeeld de zoektocht naar kerncompetenties, het verkennen
van bedrijfsculturen, een kritische reflectie van de huidige wet- en regelgeving of een
inventarisatie van benodigde hulpmiddelen. Al deze invalshoeken zijn wat mij
betreft van groot belang, maar de lezer zal ze hier in mindere mate aantreffen.
Hier beperk ik me tot een systeembenadering en volg ik een aantal richtingaanwij
zers. Achtereenvolgens nemen we vier afslagen: de definitie van informatie, informa-
tiemanagement, information governance en kwaliteitsmanagement. Iedere afslag
levert een of meer stellingen op. Die worden aan het einde gebundeld. Die bundel
vormt dan het antwoord dat dit betoog wil geven op de hierboven gestelde vraag. We
gaan dus in dit artikel zijwaarts, geheel in lijn met Baricco' s barbaren, maar wel met
de wens om vooruit te komen. Over die paradox volgt aan het slot meer.
Informatie gaat zijn glazen gang
De eerste afslag die we nemen gaat over de kern van het obj eet waar we toezicht op
houden: informatie. Er zijn woorden, waarbij iedereen meteen een beeld heeft en
waarvan iedereen vervolgens een net even andere definitie geeft. Informatie is zo'n
woord. De International Standards Organization biedt uitkomst om een gemeen
schappelijk inzicht te ontwikkelen. De ISO norm 5127 geeft de volgende kernachtige
en daarmee mooie definitie: "Information is knowledge that is communicated".9
ISO 5127 leidt ons dan verder door ook een definitie te geven van "recorded informa
tion". Dat is "information stored in, on, or by a data medium". Een verdere stap wordt
gegeven door de definitie van record: "set of data on one person or object, selected and
presented for a predefined specific purpose".
Deze laatste definitie is vanuit archivistisch oogpunt niet bepaald zuiver. Bearman
hanteert een definitie die mijns inziens even kort als doeltreffend is: Recorded
transactions are information communicated to other people in the course of business
via a store of information available to them".10 En, dichterbij huis, vinden we een
zeer welluidende definitie: "Een archiefstuk is de manifestatie van een handeling".11
De definities van begrippen als informatie, gegevens, archiefbescheiden en records
zijn nog lang niet gestandaardiseerd.12 Een recente inventarisatie van definities in de
Nederlandse wetgeving in het kader van het project Baseline Informatiehuishouding
van Gemeenten laat een schrikbarend beeld zien.13
Misschien moeten we ons maar neerleggen bij het problematische karakter van een
definitie van informatie. Informatie is een van die begrippen die zich alleen maar
door middel van zijn eigen bestaan laat verklaren en begrijpen.
Gelukkig valt er bij de meeste definities wel een terugkerend element te onderken
nen. De definities van ISO 5127, van David Bearman en van Peter Horsman implice
ren het idee van informatie als een handeling. Informatie is een activiteit. Het
vastleggen van die activiteit zorgt ervoor dat die op verschillende tijden en plaatsen
opnieuw kan plaatsvinden. Kennis moet opnieuw gecommuniceerd kunnen worden.
Dat is de reden voor het vormen van archief.
De geschiedenis van informatie, volgens onderzoeksjournalist James Gleick, is de
geschiedenis van het wegnemen van de obstakels voor het verspreiden van informa
tie.14 Informatie (gecommuniceerde kennis) vecht altijd voor overleving. Informatie
gebruikt alle mogelijke middelen om dat te bereiken. Informatie werkt samen,
elimineert obstakels en wisselt van mechanische en biologische informatiedragers.
23
VERGEZICHT
4 Zie bijvoorbeeld: Luciano Floridi, The Philosophy of Information, Oxford, 2011; Idem, Informationa very short
introduction, Oxford, 2010 en de website http://www.philosophyofinformation.net/. NB: Deze en alle
verdere weblinks gezien juni 2013.
5 Zie Floridi, Information, a very short introduction, p. 14-16 e.v.
6 David Bearman, Electronic evidence, strategies for managing records in contemporary organizations, Pittsburgh,
1994, p.86.
7 Zo ongeveer als bedoeld door ISO 15489.
8 Zie bijvoorbeeld de discussies rond het e-depot, waarin nog te vaak voetstoots wordt aangenomen dat de
informatie-logistieke arrangementen uit het papieren tijdperk in de 'infosphere' moeten worden geïmiteerd.
22
FRANS SMIT KRIJGEN ARCHIEFINSPECTEURS KIEUWEN?
9 Alle hier gebruikte citaten uit NEN ISO 5127: Information and documentation - Vocabulary, First edition, 2001;
p. 8 e.v.
10 Bearman, p. 94. Bearman vindt blijkbaar communicatie geen onderdeel van informatie; ISO 5127 wel.
11 Met dank aan Rienk Jonker die mij deze definitie, in 2009 door Peter Horsman gegeven, aan de hand deed.
12 Zo geven internationale standaarden als Moreq2010 (zie http://moreq2010.eu/) en ISO 16175 verschillende
definities, en wijkt het INTERPares project daar ook weer vanaf (http://www.interpares.org/ip2/ip2_term_
fdisplay.cfm?tid=1121&pageID=2).
13 De inventarisatie is niet gepubliceerd. Meer informatie over de Baseline Informatiehuishouding van
Gemeenten staat hieronder in dit artikel.
14 Gleick, James, The Information, a history, a theory, a flood, Londen, 2011.
