Maar wat is het object van inspectie? Om de stofmetafoor van zolder te halen:
inspecteren of er stof ligt op de bovenste plank van het depot? Of de stukken die
moeten worden overgebracht wel zijn ontdaan van metalen bindingen (lees: nietjes
en paperclips) en verpakt in zuurvrije mappen en dozen? Of de hoogte van de
drempel een tsunami kan tegenhouden? Die tsunami gevaren blijven, denk maar
aan de Sint-Elisabeths vloed in 1421 en de Watersnoodramp in 1953. Tiel werd in
1995 geëvacueerd. Geen tsunami weliswaar, maar nat was het. Digitaal archief kent
geen nietjes, wordt niet in (fysieke) mappen gestopt, laat staan in dozen. Of 'enen en
nullen' tegen water bestand zijn, weet ik niet. Maar een vraag die uit het voorgaande
voortkomt, is wel of bits en bytes aan inspectie moeten worden onderworpen of
zij door de toezichthouder daadwerkelijk moeten worden bekeken?
De hoeveelheid materiaal dat ontstaat en wordt ontvangen is alleen maar toegeno
men en neemt alleen maar toe. Het materiaal heeft inmiddels vormen aangenomen
die niet meer aan visuele inspectie zijn te onderwerpen: van SMS- of MMS-bericht,
Blog en Tweet. Het materiaal wordt bovendien hoe langer hoe vaker opgeslagen op
plaatsen waar mensen (dus ook inspecteurs en toezichthouders) zich helemaal geen
fysieke toegang tot kunnen verschaffen. Met de toename van verschillende commu
nicatiemiddelen en stroomlijning van het berichtenverkeer is het einde de eerste
decennia niet in zicht. Voor zover er ooit al een einde in zicht zal komen.
Informatiestromen die lang geleden niet meer via geëigende kanalen (type- en post
kamer) van A naar B gingen, komen weer in het domein van het professionele
informatiebeheer. 'Nieuwe media' worden 'oude-media' of met 'oude-media' gelijk
gesteld. Werd een e-mail ruim tien jaar geleden nog gezien als een 'veredeld telefoon
gesprek', het is nu een volwaardig document, een record, een archiefstuk bij 'de
administratie' en een archiefstuk bij 'instellingen van het openbare archiefwezen'
in spe. In de laatste twee gevallen natuurlijk alleen als de inhoud daarvan onder de
definitie (archivistisch en/of archiefwettelijk) kan worden gebracht. Dus ook een
e-mail is een object van toezicht. Het SMS- of MMS-bericht, de Blog of Tweet
idem dito en van hetzelfde laken een pak.
Van depot naar de architectuur rondom opslag
Een van de doelen van goed informatie- en archiefbeheer is ervoor te zorgen dat de
informatieobjecten die als informatie en archief worden beheerd, voldoen aan een
aantal kwaliteitskenmerken. Legio kwaliteitskenmerken zouden kunnen worden
geformuleerd. Hier beperk ik mij, zoals uit het getoonde figuur blijkt, tot de kenmer
ken genoemd in de internationale norm voor informatie- en archiefmanagement
NEN-ISO 15489-1. Die norm kent vier kwaliteitskenmerken: betrouwbaarheid,
authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid.13 De kwaliteit van de stukken hangt
samen met de kwaliteit van het archiveringsysteem. Het zal niet verwonderen dat de
kwaliteit van dat systeem gelijk evenredig is aan de kwaliteit van de organisatie in
het algemeen.14 Het gaat bij het systeem c.q. de organisatie volgens de internationale
norm om betrouwbaarheid, integriteit, overeenstemming met de eisen (complian
cy), bereik en systematiek.
Wat is in dit kader dan het obj eet van inspectie als dat object zelf niet meer tastbaar
of visueel waarneembaar aanwezig is? Wat is het object als niet meer de fysieke
opslagruimte maar een e-depot of een non-custodiale omgeving als 'plaats' geldt waar
de digitale documenten zijn 'opgeborgen' Zoals gezegd blijft de drempelhoogte-
bepaling staan. Maar verder? Omdat het mijns inziens niet meer zinvol is om naar de
data (in de betekenis van de records, informatieobjecten, documenten, archiefstuk
ken) te kijken, winnen metadata en architectuur van belang.
Naast de metadata die 'iets zeggen' over de authenticiteit, integriteit en bruikbaar
heid van de stukken (zie verderop), vallen direct de structuren van 'de organisatie
eromheen' in het oog. Tot het fundament van die 'organisatie eromheen' hoort ook
de architectuur, waarin is vastgelegd - als het goed is - wie, wat, waar, wanneer en
waarom doet. Begin bij het bouwen van een huis nooit met het dak; vergeet je het
fundament dan is de kans groot dat er een luchtkasteel verrijst. Onderwerp 'de
architectuur' aan inspectie en je bent bezig met programma-handleidingen, techni
sche schetsen, procedures, handboeken, rapporten, programma's van aanpak,
programma' s van implementatie en niet te vergeten van onderhoud. Voor het beoor
delen van dit soort stukken hoef je geen ICT-er te zijn, hoewel enige kennis van de
materie wel handig is. Waarom kijken naar 'stof op de plank' (met excuses voor het
wederom gebruiken van deze metafoor), als er ook een 'stofzuig-procedure' is,
waarin de kwaliteit en kwantiteit van 'het zuigen' is geregeld. Vanzelfsprekend is het
hebben van een procedure niet voldoende. Voldoet de procedure, is de procedure wel
geïmplementeerd, wordt ernaar gewerkt? Worden de verrichte handelingen gedocu
menteerd? Is de organisatie met haar systeem compliant aan de regels? Aan haar
eigen regels, uitgangspunten, doel, missie, etc.? Wellicht is het in dit kader natuurlijk
zinvol om steekproefsgewijs bijvoorbeeld de applicatie aan onderzoek te onderwer
pen. Doet het systeem wat het moet doen en doet het niet wat het niet mag?
en toch kijken naar de kwaliteit van stukken
van data naar metadata
Ik stel dat het in een digitale omgeving belangrijker is om naar de architectuur en
de metadata te kijken dan naar de data zelf. Onderwerp daarom die metadata naast
'de architectuur' aan een kritische blik. Metadata? Daar zijn er zoveel van. Welke
neem je, wat is het uitgangspunt? Wat beoordeel je? Mogelijk zijn hier de kwaliteits
kenmerken van een document in de genoemde internationale norm van belang:
betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid van de stukken.
De Franse historicus Jacques Le Goff stelt dat "geen document onschuldig is" en
dus moet worden beoordeeld, er over moet worden geoordeeld.15 We kunnen er
zeker niet klakkeloos van uitgaan dat, wat wèl is vastgelegd op een gegevensdrager,
ook per definitie een betrouwbare weergave is van 'de' werkelijkheid en dat niet altijd
wordt vastgelegd op een wijze, waarop het wel zou moeten. Er wordt dus wel vast
gelegd, maarniet datwat je zou verwachten. Soms gebeurt dat onbewust, soms ook
bewust en is er sprake van misleiding. Dat laatste is ter beoordeling van de historicus
VERGEZICHT
13 Voor de betekenis zie: Nederlandse norm NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie - informatie-
en archiefmanagement. Deel 1: Algemeen (ISO 15489-1:2001, IDT), November 2001, 7.2.
14 Zie: NEN-ISO 15489-1 (nl) 8.2.
18
HANS WAALWIJK HET OBJECT VAN ARCHIEFTOEZICHT
15 In het Italiaanse origineel uit 1977 staat 'nesun documento innocente', in de Franse en Engelse vertaling
respectievelijk 'Aucun document n'est innocent' en 'no document is innocent', en in de Duitse 'Keine Quelle ist
unschuldig'De woorden 'document' en 'bron' zijn niet noodzakelijk synoniem, zeker niet binnen de context
van het betoog van Le Goff. Zie: Jacques Le Goff, Storia e Memoria, Torino, 19826, p. 95; Histoire et mémoire,
Paris, 1988, p. 304, History and Memory (translated [from the Italian] by Steven Rendall and Elizabeth
Claman), New York, 1992, p. 184; Geschichte und Gedachtnis (aus dem Französischen von Elisabeth
Hartfelder), Frankfurt am Main, 19992, p. 234.
19
