Van documenten naar records VERGEZICHT Primair of secudair proces Data/gegevens vorm en inhoud Informatie systeem Context creëren, ontvangen Contextualiseren plaatsen binnen proces, documenteren Decontextualiseren ontrekken aan het proces Informatie object vorm en inhoud (Re)contextualiseren opslaan Archivering systeem Archiefstuk vorm en inhoud Archief bestanddeel vorm en inhoud Archief- aggegatie vorm en inhoud Re-contextualiseren ontvangen, (her)ontsluiten, (her) ordenen, (her) klasseren, (her) classificeren, bergen Betrouwbaarheid Decontextualiseren waarderen, aanmerken als archiefstuk, 'verplaatsen' van informatiesysteem naar archiveringsysteem Recontextualiseren 'ontvangen' in archiveringsysteem vanuit informatiesysteem Contextualiseren ontsluiten, ordenen, klasseren, classificeren, bergen De-contextualiseren waarderen, selecteren, verwijderen (verplaatsen, vernietigen, overbrengen, vervreemden, aan derden in beheer geven), reproduceren, vervangen Juridisch bewijs Authenticiteit Bepalingen in wet- en regelgeving Integriteit Bruikbaarheid Diagram i. Gegevens in omgeving en kwaliteit. Relatie werkproces, informatiesysteem en archiveringsysteem. De vier kwaliteitsaspecten overeenkomstig betekenis daarvan in NEN-ISO 15489-1. 16 HANS WAALWIJK HET OBJECT VAN ARCHIEFTOEZICHT inrichting van registraturen, om vervolgens het 'oude' materiaal van het 'heel-oude' materiaal te scheiden. De registratuur is dan het 'oud-archief' van de administratie, het archief als het 'oud-archief' van de registratuur. Terug naar de natuur. Jean-Jeacques Rousseau zal glimlachen,8 Hilary Jenkinson mag zich in zijn graf omdraaien.9 Het beheren van digitale archieven bij een archiefbewaarplaats als archivistisch cultureel erfgoed kan niet zonder kennis van de administratie en van de betreffende stukken in context. Juridische kennis is daarbij mijns inziens onont beerlijk. Een open deur natuurlijk, maar kennelijk is een en ander lang niet altijd gemeengoed voor professionals aan beide zijden van de waterscheiding tussen administratie en openbaar archiefwezen. Ondanks het gebruik van het begrip records in de Engelstalige archiefliteratuur voor 'modern archives' en het onderschrijven van het belang van veelvuldig contact tussen 'record creator' en 'archivist' door Theodore Schellenberg,10 lijkt het er op dat het gebruik van het begrip records binnen de informatie- en communicatietechnologie (ICT) en de introductie en implementatie van ICT in de Nederlandse samenleving de trigger is om dit tamelijk abstracte en moeilijk in het Nederlands te vertalen begrip te gaan hanteren. Verschillende pogingen om het begrip records te vertalen ten spijt,11 moet worden vastgesteld dat records als term niet alleen als archiefstuk is te gebruiken, maar ook naast het begrip archief, archiefstuk, archief gegevens is komen te staan. In ieder geval kan worden geconstateerd dat het in het Nederlands wat abstracte begrip in relatie wordt gebracht met techniek en digitaal archiefbeheer. Archiefbeheer dat alsdan weer een relatie heeft met (kantoor)automatisering en de automatisering van workflow. We zijn digitaal! Met deze verschuiving van het obj eet van archivering van document naar record, mogelijk van archief naar gegevens, van analoog naar digitaal, van berg- en opslag ruimte naar e-depot, van beheer in een 'eigen' omgeving naar een post-custodial en zelfs een non-custodial omgeving, ligt abstractie van het object van inspectie ook voor de hand. Gememoreerd is al dat als er niets gebeurt, de samenleving op den duur aan het dementeren slaat.12 Op den duur? Het proces van automatisering is al in de jaren 1970 begonnen "en er is al heel veel weg", zo is te lezen in menig inspectierap port (van rekenkamer tot archiefinspectie). 8 De door de Geneefse filosoof en 'verlichter' Jean-Jacques Roussau (1712-1778) letterlijk bedoelde 'terugkeer naar de natuur' hier in overdrachtelijke zin opgevat. 9 De Britse archivaris Hilary Jenkinson (1882-1961) was van mening dat 'het archief' zich niet diende te bemoeien met 'de administratie'. Dat is althans een aspect van zijn visie op het archiefbeheer in de Manual of Archive Administration uit 1922. 10 Zie het hoofdwerk van de Amerikaanse archivaris Theodore Schellenberg (1903-1970); T.R. Schellenberg, Modern Archives. Principles and Techniques, Melbourne, 1958 [1956], p. 15-16. 11 Bijvoorbeeld: Peter Horsman, 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard' in P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (Red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, Jaarboek 1999 van de Stichting Archiefpublicaties, 's-Gravenhage, 1999, p. 231-242; aldaar p. 239; Peter Horsman, 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard' in Theo Thomassen, Bert Looper, Jaap Kloosterman (Red.), Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven, Jaarboek 2001 van de Stichting Archiefpublicaties, 's-Gravenhage, 2001, p. 259-267, aldaar p. 265; A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, 's-Gravenhage, 2003, bijlage: Vertaling van enkele Engelse termen. 12 Ik ga hier maar voorbij aan de discussie of de woorden "dementerende overheid" van het in noot 6 genoemde rapport van de Rijksarchiefinspectie gelukkig gekozen zijn. Zie hiervoor in ieder geval Kamerstukken II 2004/2005, 29 800 VIII, nr. 233, p. 3 en p. 5. 17

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 10