Professionaliseren Archiefinspectie:
Beter goed gejat dan slecht bedacht!
In het artikel van Jeroen van Oss in dit jaarboek wordt opgeroepen om als archief
inspectie strategieën, methoden en aanpak onderling uit te wisselen om effectiever
en beter te gaan werken. Frans Smit geeft aan dat effectief archieftoezicht niet zonder
invloeden van buiten kan en dat in verwante kennisgebieden als informatiemanage
ment, kwaliteitsmanagement en 'information governance' de voedingsbodem
ligt om archieftoezicht in een moderne context het juiste gewicht te geven. Arnoud
Glaudemans bevraagt de actualiteit en praktische toepasbaarheid van artikel 32 lid 2
van de Archiefwet, waar ook na Oosting de toezichttaak van de archivaris bij de
gemeente wordt geregeld. Deze bijdrage biedt net als genoemde artikelen aanvul
lende handvaten voor de archiefinspectie.
De Werkgroep Kwaliteitsmodel Archiefinspectie WKA) is eind 2010 gestart
als werkgroep van het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs WGA)
De werkgroep vond zijn oorsprong in het halfjaarlijkse overleg van de Noord-
Hollandse archiefinspecteurs, waar het thema van inspectie en kwaliteitsmodellen
op de agenda stond. Dat mondde uit in het plan om voor dit thema landelijk
- bij het WGA - een werkgroep op te starten.1 Daarvoor schreef Frans Smit samen
met Stinie Francke, Roland Bisscheroux en Arnoud Glaudemans 'Naar een landelijk
kwaliteitsmodel voor gemeentelijke archiefinspectie'het startdocument voor de WKA.
Toen het WGA begin 2011 verder ging onder de vlag van BRAIN, werd de WKA
onderdeel van de sectie Inspectie van BRAIN.2
De afgelopen twee jaar zijn de eerste producten ontstaan die de archiefinspecteur
kan gebruiken om zijn werk gemakkelijk te maken. In dit artikel vatten wij deze
producten samen en schetsen wij de roadmap voor de komende paar jaar.
Bij de verdere ontwikkeling van het procesmodel en van inspectie-instrumenten
kunnen wij hulp gebruiken. Wij willen aan iedereen vragen, die daaraan een bijdrage
wil leveren (archiefinspecteur of juist niet), om zich bij ons aan te sluiten ofte
melden wat hij/zij kan betekenen voor de professie van de archiefinspecteur. De
komende jaren werken we dan gezamenlijk aan het professionaliseren van de archief
inspectie.
Manifest voor het kwaliteitsmodel Inspectie
Als eerste heeft de werkgroep doelen vastgelegd in het 'Manifest voor het kwaliteits
model inspectie'.3 Hierin wordt uiteengezet, waarom een kwaliteitsmodel noodzake
lijk is voor archiefinspecteurs. Op 28 november 2011 is het Manifest gepresenteerd
aan archiefinspecteurs tijdens de Kwaliteitsdag van BRAIN. Om het te presenteren
is een filmpje gemaakt.4
Het Manifest
De kwaliteit van onze overheid wordt sterk bepaald door de kwaliteit van de
informatiehuishouding. De kern daarvan wordt onder meer gevormd door
archief. In een archief worden in principe alle handelingen vastgelegd die de
overheid uitvoert met betrekking tot bestuur, dienstverlening, handhaving,
beheer, ontwikkeling en bedrijfsvoering. Burgers kunnen met behulp van het
archief recht en bewijs zoeken. De overheid kan efficiënt en betrouwbaar
werken en kan zich transparant verantwoorden door middel van een hoog
waardig archief. En in een duurzaam archief wordt historische informatie
bewaard voor toekomstige generaties.
Wie bepaalt wanneer sprake is van een goed archief? Dat is allereerst de
democratisch gekozen wetgever. In onder andere de Archiefwet (en onder
liggende besluiten en regelingen) zijn kwaliteitscriteria vastgelegd. Daarnaast
zijn steeds meer internationale en nationale standaarden vastgesteld, die
verder houvast bieden en soms ook als eis zijn opgenomen in wet- en regel
geving. En tenslotte bestaan er tradities van archiefbeheer en -ontsluiting
die sterk bepalen hoe archief wordt gevormd, beheerd en ontsloten.
Gemeenten in Nederland dienen in een Archiefverordening vast te leggen
hoe zij zorg dragen voor een goed beheerd en toegankelijk archief. In het
verlengde van die verordening besluit het College van B&W als zorgdrager
hoe het beheer van het gemeentelijke archief georganiseerd wordt.
De kwaliteitszorg voor het archief is een verantwoordelijkheid van de
gemeente zelf. Bovendien kent de gemeente een toezichthouder:
de gemeentearchivaris. Uiteraard is de kwaliteitszorg voor het archief ook
object van dat toezicht. De gemeente kent daardoor drie knooppunten van
zorg voor de kwaliteit van het archief: de werkplek waar archief wordt
gecreëerd; de kwaliteitszorg voor dat archief; en het toezicht daarop. Dit zijn
'three lines of defense' binnen een gemeente, om moderne governance-
termen te gebruiken.
De gemeentearchivaris mag de toezichtstaak mandateren aan een of meer
medewerkers. Die worden doorgaans archiefinspecteurs genoemd. De resul
taten van dat toezicht worden rechtstreeks aan de zorgdrager, het College
van B&W, gerapporteerd.
De kwaliteit van het archief en van de omgang met het archief staan derhalve
centraal in het werk van gemeentelijke archiefinspecteurs. Zij zien er op toe
hoe hoog die kwaliteit is. Zij dragen eraan bij dat het goede behouden blijft en
dat waar nodig verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Dat doen ze door
controles uit te voeren en door aanbevelingen te doen. Dat gebeurt op
verzoek van bijvoorbeeld het bestuur en dat gebeurt op eigen initiatief.
WERKGROEP KWALITE I T S MODEL ARCHIEFINSPECTIE
1 Verslag van de vergadering van de Noord-Hollandse archiefinspecteurs d.d. 11 november 2010.
2 De WKA bestaat op dit moment uit: Frans Smit, Arnoud Glaudemans, Jeroen van Oss, Jan Beens, Peter
Diebeis, Marius Jansen en Annemieke Adema. In het verleden hebben Stinie Francke en Roland Bisscheroux
ook deelgenomen aan bijeenkomsten van de WKA.
3 Het manifest is geschreven door Frans Smit, met medewerking van Arnoud Glaudemans, Stinie Francke en
Roland Bisscheroux.
4 Zie: http:/Avww.youtube.com/watch?v=ZWKwutI6hwo.
212
WERKGROEP KWALITEITSMODEL ARCHIEFINSPECTIE PROFESSIONALISEREN ARCHIEFINSPECTIE:
BETER GOED GEJAT DAN SLECHT BEDACHTI
213
