basis van de inspectietaak, de nodige onafhankelijkheid. De positie is daar anders, en beter, dan bij andere afdelingen of functionarissen in de tweede linie. Combineer inspectie- en auditactiviteiten uit tweede en derde line of defense. Wees echter in alles helder (planning, communicatie, rapportage etc.) of de activiteit uit tweede of derde line of defense wordt ingezet. Werk richting samenwerking en een heldere taakverdeling met andere aanwezige afdelingen of functionarisen in de tweede line of defense (en als aanwezig, met de interne auditor). Processtappen bij inspecties/audits De uitwerking van processtappen met bijbehorende rollen en verantwoordelijk heden in het procesmodel archiefinspectie laat ik hier achterwege, die is elders in dit jaarboek te vinden. Dat model is ontleend aan het zes-stappen-model in het hier boven reeds genoemde handboek van internal auditing.5 Maak en communiceer de inspectie(jaar)planning en stem deze zo mogelijk af. Het zes-stappen-model is op het eerste gezicht 'nogal logisch' - dat is dus goed en maakt het navolgenswaardig. Er zit echter iets nieuws in, nl. dat inspecteur en geïnspecteerde (auditor en auditee) een gezamenlijk gedragen norm ('Soll') vaststel len. Bezie je de archiefinspectie vanuit de (Archief)wet dan is het zo dat die norm er al is (niet gezamenlijk vastgesteld, maar de organisatie wettelijk opgelegd) Voldoen aan de wet kan echter op verschillende manieren - op basis van verschillen de normen - praktisch ten uitvoer gelegd worden, bijvoorbeeld door meer of juist minder uitgewerkte interne regelingen en procesbeschrijvingen voor vervanging, vernietigen, kwaliteitssysteem (et cetera; vergelijk de KPI's van de VNG). Als een archiefinspectie verder reikt dan alleen toetsen van rechtmatigheid - maar ook tot aanbevelingen tot verbeteringen op andere vlakken leidt, bijvoorbeeld de efficiency - is een afgestemde norm zeker noodzakelijk. Zorg voor het intern (laten) vaststellen van een geheel van interne, praktische normen voor archief- en informatiebeheer aan de hand waarvan het voldoen aan de Archiefwet praktisch uitvoerbaar wordt (internal control measures in het schema). Zorg voor het intern (laten) vaststellen van de doelen van het archief- en informatiebeheer anders dan rechtmatigheid en zorg aansluitend voor een geheel van interne, praktische normen, opdat die doelen praktisch haalbaar zijn (internal control measures in het schema). Een uitvloeisel van de gewijzigde focus van (of paradigmawisseling binnen) de inspectiepraktijk is dat niet meer primair naar output wordt gekeken Methoden, technieken, middelen De werkgroep, die werkt aan het procesmodel archiefinspectie, verzamelt (en maakt soms) middelen die nuttig kunnen zijn bij de inspectiepraktijk volgens hetzes-stap- pen-model. Verdere behandeling hiervan laat ik hier achterwege, die is elders in dit jaarboek te vinden. Een uitvloeisel van de gewijzigde focus van (of paradigmawisseling binnen) de inspectiepraktijk is dat niet meer primair naar output wordt gekeken, maar naar hoe die output tot stand komt (beleid, organisatie, interne regels, procesinrichting et cetera): de inrichting van de beheersing en sturing. Binnen moderne digitale proces georiënteerde (overheids)organisaties is die verandering van focus onvermijdelijk. Benader ook output (voldoen aan de Archiefwet) via throughput (inrichting van de systemen en van de beheersing en sturing ervan) Voor de inrichting van beheersing en sturing bestaat een keur aan modellen (COSO, EFQM, INK, KAD).6 Met name het KAD-model (Kwaliteit Administratieve Dienstverlening) is in de inspectiepraktijk bijzonder bruikbaar.7 In dit model worden van processen vier aspecten onderscheiden, die hun eigen set van (maat)regelen behoeven: invoer, doorvoer, procesverbetering en uitvoer. In de KAD-theorie is nader uitgewerkt op welk aspect van een proces een gesteld doel (bijvoorbeeld efficiency) welk effect heeft en speciale (maat)regelen behoeft. Het KAD-model is bijzonder geschikt voor de inspectie of auditing van de vastlegging van verantwoordings informatie (archivering) binnen het digitale verloop van een primair proces. PROFESSIONALISERING 5 A. Driessen en A. Molenkamp, a.w., p. 326 e.v. 210 ARNOUD GLAUDEMANS DE LEERGANG OPERATIONAL AUDITING EN DE PRAKTIJK VAN ARCHIEFINSPECTIE 6 Zie bijvoorbeeld www.valuebasedmanagement.net. 7 Zie bijvoorbeeld http://www.kadplus.nl/. 211

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 107