De indruk bestaat, dat veel regelgeving niet echt 'leeft' bij een aanzienlijk aantal
archiefvormers. De eerdergenoemde 'Zelfevaluatie Informatiehuishouding' van het
Gemeentearchief Rotterdam probeert hier door de combinatie van optionele en
graduele antwoorden duidelijkheid over te krijgen.
Organisaties en omstandigheden veranderen voortdurend. Het zal daardoor niet
altijd mogelijk zijn om een checklist in exact dezelfde vorm gedurende langere tijd te
gebruiken. De checklist mag daarom niet statisch zijn: bevindingen, ervaringen en
veranderende omstandigheden zouden moeten leiden tot aanpassing ervan.20 Het
vaker toepassen van dezelfde checklist kan bovendien leiden tot 'gewenning': je kunt
gemakkelijk overschrijven wat in de eerdere versie was ingevuld. Het is de vraag of
met die antwoorden nog recht wordt gedaan aan de actuele situatie. Om dit te voor
komen kan het zeker zinvol zijn regelmatig een andere invalshoek te kiezen, een
onregelmatige frequentie of een andere methode van inspectie.21
Vaak heeft een inspecteur contact met een beperkt aantal personen in een organi
satie. De checklist wordt dan ingevuld door of in een gesprek met deze personen.
Hun zicht op de organisatie die wordt onderzocht kan echter beperkt of vertekend
zijn en daarmee ook de antwoorden in de checklist.22
Inspecteurs richten zich vaak op het ontdekken van zwakke plekken in een organi
satie. Checklists kunnen daarbij een zinvol hulpmiddel zijn. Niet alleen om ze te
ontdekken, maar ook om te controleren of actie is ondernomen naar aanleiding
van eerder ontdekte verbeterpunten. Naast de checklist kan informatie uit eerdere
verslagen en rapporten, of rapporten van andere controleurs, zoals auditors of
Rekenkamers hier een goede bijdrage leveren.23
De checklist moet dus eigenlijk
het beginpunt zijn van een inspectie,
niet het document onder
het eindresultaat
De beschouwing leidt tot een oordeel
Waarom werken inspecteurs nu zo vaak met checklists? Misschien omdat we dat zo
gewend zijn, maar zeker is ook, dat ze een zinvolle bijdrage kunnen leveren aan ons
werk.24 De checklist is een goed hulpmiddel voor audits en inspecties, maar zeker
niet alleen zaligmakend. Het gebruik ervan kan leiden tot een snel overzicht van
zwakke plekken, vergelijkbaarheid met de situatie in een andere organisatie of op een
eerder moment. Het gebruik van een checklist zou vergezeld moeten gaan van andere
inspectietechnieken en -strategieën. De checklist moet dus eigenlijk het beginpunt
zijn van een inspectie, niet het document onder het eindresultaat.
Het invullen of beantwoorden van de vragen zou idealiter moeten leiden tot reflectie
van de kant van de archiefvormer. Voor de inspecteur zal een ingevulde lijst vaak
aanleiding moeten zijn voor verdere vragen en onderzoeken. Gezond verstand en een
zekere mate van achterdocht zijn daarbij zinvolle wegwijzers.
De Archiefregeling vergt van archiefvormers zelf de invoering en handhaving van
een toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer.25 De kans is groot, dat de
archiefvormende organisaties hiervoor audits gaan toepassen. Het gebruik van
checklists zou dan kunnen verschuiven van de toezichthouders naar de auditors.
METHODEN EN TECHNIEKEN
20 Driessen/Molenkamp, a.w., p. 299.
21 Gris Seoane, a.w., p. 135.
22 Gris Seoane, a.w., p. 135.
23 Gris Seoane, a.w., p. 135.
24 A. Gawande, a.w., p. 121.
25 Archiefregeling, Staatscourant 6 januari 2010, nr. 70, artikel 16.
204
PAUL HUISMANS EN INGMAR KOCH EFFE CHECKEN!
205