De indruk bestaat, dat veel regelgeving niet echt 'leeft' bij een aanzienlijk aantal archiefvormers. De eerdergenoemde 'Zelfevaluatie Informatiehuishouding' van het Gemeentearchief Rotterdam probeert hier door de combinatie van optionele en graduele antwoorden duidelijkheid over te krijgen. Organisaties en omstandigheden veranderen voortdurend. Het zal daardoor niet altijd mogelijk zijn om een checklist in exact dezelfde vorm gedurende langere tijd te gebruiken. De checklist mag daarom niet statisch zijn: bevindingen, ervaringen en veranderende omstandigheden zouden moeten leiden tot aanpassing ervan.20 Het vaker toepassen van dezelfde checklist kan bovendien leiden tot 'gewenning': je kunt gemakkelijk overschrijven wat in de eerdere versie was ingevuld. Het is de vraag of met die antwoorden nog recht wordt gedaan aan de actuele situatie. Om dit te voor komen kan het zeker zinvol zijn regelmatig een andere invalshoek te kiezen, een onregelmatige frequentie of een andere methode van inspectie.21 Vaak heeft een inspecteur contact met een beperkt aantal personen in een organi satie. De checklist wordt dan ingevuld door of in een gesprek met deze personen. Hun zicht op de organisatie die wordt onderzocht kan echter beperkt of vertekend zijn en daarmee ook de antwoorden in de checklist.22 Inspecteurs richten zich vaak op het ontdekken van zwakke plekken in een organi satie. Checklists kunnen daarbij een zinvol hulpmiddel zijn. Niet alleen om ze te ontdekken, maar ook om te controleren of actie is ondernomen naar aanleiding van eerder ontdekte verbeterpunten. Naast de checklist kan informatie uit eerdere verslagen en rapporten, of rapporten van andere controleurs, zoals auditors of Rekenkamers hier een goede bijdrage leveren.23 De checklist moet dus eigenlijk het beginpunt zijn van een inspectie, niet het document onder het eindresultaat De beschouwing leidt tot een oordeel Waarom werken inspecteurs nu zo vaak met checklists? Misschien omdat we dat zo gewend zijn, maar zeker is ook, dat ze een zinvolle bijdrage kunnen leveren aan ons werk.24 De checklist is een goed hulpmiddel voor audits en inspecties, maar zeker niet alleen zaligmakend. Het gebruik ervan kan leiden tot een snel overzicht van zwakke plekken, vergelijkbaarheid met de situatie in een andere organisatie of op een eerder moment. Het gebruik van een checklist zou vergezeld moeten gaan van andere inspectietechnieken en -strategie├źn. De checklist moet dus eigenlijk het beginpunt zijn van een inspectie, niet het document onder het eindresultaat. Het invullen of beantwoorden van de vragen zou idealiter moeten leiden tot reflectie van de kant van de archiefvormer. Voor de inspecteur zal een ingevulde lijst vaak aanleiding moeten zijn voor verdere vragen en onderzoeken. Gezond verstand en een zekere mate van achterdocht zijn daarbij zinvolle wegwijzers. De Archiefregeling vergt van archiefvormers zelf de invoering en handhaving van een toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer.25 De kans is groot, dat de archiefvormende organisaties hiervoor audits gaan toepassen. Het gebruik van checklists zou dan kunnen verschuiven van de toezichthouders naar de auditors. METHODEN EN TECHNIEKEN 20 Driessen/Molenkamp, a.w., p. 299. 21 Gris Seoane, a.w., p. 135. 22 Gris Seoane, a.w., p. 135. 23 Gris Seoane, a.w., p. 135. 24 A. Gawande, a.w., p. 121. 25 Archiefregeling, Staatscourant 6 januari 2010, nr. 70, artikel 16. 204 PAUL HUISMANS EN INGMAR KOCH EFFE CHECKEN! 205

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 104