Effe checken!
Checklists zijn er in vele vormen. Alledaagse voorbeelden zijn 'nog te doen'-lijstjes,
boodschappenlijstjes en 'Ik-ga-op-vakantie-en-neem-mee-lijstjes'. In die betekenis
bestaan checklists waarschijnlijk al eeuwen.
In de luchtvaart werd de checklist in 1937 geïntroduceerd, toen uit onderzoek na een
gecrashte testvlucht (1935) bleek dat het vliegen met het nieuwe toestel, een B-17
van Boeing, te veel handelingen van de piloten vergde om te onthouden.1 Ook in
de medische wereld zijn behandelingen als operaties vaak dermate veelomvattend
en risicovol, dat men graag een checklist gebruikt om deze tot een goed einde te
brengen.2
In deze laatste twee voorbeelden ondersteunen de checklists het succesvol volbren
gen van een procedure. Ze kunnen echter ook worden gebruikt om een moment
opname te maken van en een oordeel te geven over een bepaalde situatie,
bijvoorbeeld de staat van een archiefruimte of de informatiehuishouding in een
organisatie. Daarom ook worden ze regelmatig toegepast door inspecteurs en
auditors. In toenemende mate zelfs, zo lijkt het, nu door digitaal werken en hybride
of digitale archiefvorming de informatiehuishouding ingewikkelder wordt.
De doelstelling is geformuleerd
Het aantal checklists en het gebruik ervan mag groeien, reflectie op het gebruik
ervan vindt zelden haar weg naar een publicatie. Doel van dit artikel is te onder
zoeken hoe checklists werken en of het wel altijd het betrouwbare en juiste meet
instrument is, waar we het voor aanzien. Uiteraard zullen we ons hier vooral
richten op het gebruik binnen de 'informatiehuishouding'
De checklist is gedefinieerd
Een korte rondgang op Internet levert verschillende definities van een checklist:
"A checklist is a type of informational job aid used to reduce failure by compensating
for potential limits of human memory and attention. "3
Deze definitie gaat sterk uit van het gebruik van een checklist als hulpmiddel bij het
correct uitvoeren van een serie handelingen, zoals de eerdergenoemde voorbeelden
in de luchtvaart en de ziekenhuizen. De Nederlandse Wikipedia komt al dichter bij
wat in de inspectie als checklist wordt gebruikt: "Een checklist is een lijst van punten
die gecontroleerd moeten worden, en die moet ingevuld worden door de persoon
belast met de controle, op basis van zijn/haar vaststellingen. "4
In het Duits wordt er trouwens nadrukkelijk een onderscheid gemaakt tussen een
Checklist en een Prüffragenkatalog. Het doel van de Checklist is daarbij vooral
om volledigheid vastte stellen, terwijl de Prüffragenkatalog vooral bedoeld is om
kwalitatieve tekorten vast te stellen.5
In het kader van dit artikel zien we de checklist als een vereenvoudiging van de
complexe werkelijkheid tot enkele belangrijk geachte aspecten. Een ontleding van
de realiteit in kleine eenheden, gebruikt ter controle op conformiteit aan wet- en
regelgeving, volledigheid en/of kwaliteit.
De typen van de checklist zijn bekend
Gris Seoane onderscheidt zes typen van checklists:6
1. Optioneel. Dit type checklist biedt een keuze uit: ja/ nee niet van toepassing.
2. Alternatief, waarin een keuze wordt geboden uit twee tegengestelde of comple
mentaire antwoorden. Een voorbeeld is te vinden in de checklist 'Eisen te stellen
aan een DMS/RMA in 100 vragen' van de Erfgoedinspectie, waar wordt gevraagd
of de hard- en software is geplaatst bij de organisatie zelf of elders.7
3. Gradueel. Hierbij wordt op een schaal aangegeven in hoeverre aan de vraag of
eis wordt voldaan.
4. Meerkeuze. Er worden meerdere antwoordmogelijkheden geboden in situaties
waar alle of de meest voorkomende reacties bekend zijn. Meestal moet een cate
gorie 'overig' in dit type van controlelijst worden opgenomen, waarin onvoor
ziene antwoorden als vrije tekst kunnen worden ingevuld.
5. Vragenlijst. Er worden vragen gesteld waarop een kort antwoord wordt verwacht.
Voor langere antwoorden is vaak een veld voor opmerkingen opgenomen in deze
lijsten. Deze vragen kunnen een gesloten of een open karakter hebben.
6. Vertakt of onderling verbonden, ook wel bekend als beslisboom. Een opeenvolgen
de serie van vragen, waarbij op basis van één antwoord opties worden verstrekt
in de vorm van takken of verbindingen. Elke keus van reactie wordt beperkt door
het vorige antwoord. De structuur voor reactie is opeenvolgend. Een bekend
voorbeeld hiervan in Nederland is de zogenaamde werknemersverklaring.
Veel checklists zijn combinaties van deze typen. Meestal worden dan optionele, alter
natieve en meerkeuze elementen afwisselend in één checklist gebruikt. Op een
andere manier combineert de checklist 'Zelfevaluatie Informatiehuishouding' van het
Gemeentearchief Rotterdam de typen optioneel en gradueel.8 Eerst wordt met een
keuze ja/nee aangegeven of de onderzochte organisatie voldoet aan een bepaalde
regel, doordat de afspraken hierover zijn vastgelegd. Daarna wordt bij elke keuze aan
gegeven hoe in de organisatie met deze afspraken wordt omgegaan. Elk gecontroleerd
punt kent op deze manier zowel een optioneel als een gradueel element.
PAUL HUISMANS EN INGMAR KOCH
1 John Schamel, How the Pilot's Checklist Came About, http://www.atchistory.org/History/checklst.htm
geraadpleegd op 2 april 2012.
2 Atul Gawande,'The Checklist. If something so simple can transform intensive care, what else can it do?', The
New Yorker, http://www.newyorker.com/reporting/2007/12/10/071210fa_fact_gawande#ixzz0oyK6Sins,
geraadpleegd op 2 april 2012.
3 http://en.wikipedia.org/wiki/Checklist, geraadpleegd op 2 april 2012.
200
PAUL HUISMANS EN INGMAR KOCH EFFE CHECKEN!
4 http://nl.wikipedia.org/wiki/Controlelijst, geraadpleegd op 2 april 2012.
5 http://de.wikipedia.org/wiki/Fragenkatalog, geraadpleegd op 2 april 2012.
6 Gris Seoane, P.J., 'Use and limitations of checklists. Other strategies for audits and inspections' in The
Quality Assurance Journal, 2001, p. 133-136; A.J.G. Driessen en A. Molenkamp, Operational auditing:
een managementkundige benadering van internal auditing, Deventer, 20043 (1993 J1, p. 298-300.
7 Erfgoedinspectie, Eisen te stellen aan een DMS/RMA in 100 vragen, Word versie 0.5, d.d. 8 augustus 2006,
vraag 10.
8 http://appl.gemeentearchief.rotterdam.nl/vzi/index.cfm?itm_id=27; geraadpleegd op 2 april 2012.
201