Effe checken! Checklists zijn er in vele vormen. Alledaagse voorbeelden zijn 'nog te doen'-lijstjes, boodschappenlijstjes en 'Ik-ga-op-vakantie-en-neem-mee-lijstjes'. In die betekenis bestaan checklists waarschijnlijk al eeuwen. In de luchtvaart werd de checklist in 1937 geïntroduceerd, toen uit onderzoek na een gecrashte testvlucht (1935) bleek dat het vliegen met het nieuwe toestel, een B-17 van Boeing, te veel handelingen van de piloten vergde om te onthouden.1 Ook in de medische wereld zijn behandelingen als operaties vaak dermate veelomvattend en risicovol, dat men graag een checklist gebruikt om deze tot een goed einde te brengen.2 In deze laatste twee voorbeelden ondersteunen de checklists het succesvol volbren gen van een procedure. Ze kunnen echter ook worden gebruikt om een moment opname te maken van en een oordeel te geven over een bepaalde situatie, bijvoorbeeld de staat van een archiefruimte of de informatiehuishouding in een organisatie. Daarom ook worden ze regelmatig toegepast door inspecteurs en auditors. In toenemende mate zelfs, zo lijkt het, nu door digitaal werken en hybride of digitale archiefvorming de informatiehuishouding ingewikkelder wordt. De doelstelling is geformuleerd Het aantal checklists en het gebruik ervan mag groeien, reflectie op het gebruik ervan vindt zelden haar weg naar een publicatie. Doel van dit artikel is te onder zoeken hoe checklists werken en of het wel altijd het betrouwbare en juiste meet instrument is, waar we het voor aanzien. Uiteraard zullen we ons hier vooral richten op het gebruik binnen de 'informatiehuishouding' De checklist is gedefinieerd Een korte rondgang op Internet levert verschillende definities van een checklist: "A checklist is a type of informational job aid used to reduce failure by compensating for potential limits of human memory and attention. "3 Deze definitie gaat sterk uit van het gebruik van een checklist als hulpmiddel bij het correct uitvoeren van een serie handelingen, zoals de eerdergenoemde voorbeelden in de luchtvaart en de ziekenhuizen. De Nederlandse Wikipedia komt al dichter bij wat in de inspectie als checklist wordt gebruikt: "Een checklist is een lijst van punten die gecontroleerd moeten worden, en die moet ingevuld worden door de persoon belast met de controle, op basis van zijn/haar vaststellingen. "4 In het Duits wordt er trouwens nadrukkelijk een onderscheid gemaakt tussen een Checklist en een Prüffragenkatalog. Het doel van de Checklist is daarbij vooral om volledigheid vastte stellen, terwijl de Prüffragenkatalog vooral bedoeld is om kwalitatieve tekorten vast te stellen.5 In het kader van dit artikel zien we de checklist als een vereenvoudiging van de complexe werkelijkheid tot enkele belangrijk geachte aspecten. Een ontleding van de realiteit in kleine eenheden, gebruikt ter controle op conformiteit aan wet- en regelgeving, volledigheid en/of kwaliteit. De typen van de checklist zijn bekend Gris Seoane onderscheidt zes typen van checklists:6 1. Optioneel. Dit type checklist biedt een keuze uit: ja/ nee niet van toepassing. 2. Alternatief, waarin een keuze wordt geboden uit twee tegengestelde of comple mentaire antwoorden. Een voorbeeld is te vinden in de checklist 'Eisen te stellen aan een DMS/RMA in 100 vragen' van de Erfgoedinspectie, waar wordt gevraagd of de hard- en software is geplaatst bij de organisatie zelf of elders.7 3. Gradueel. Hierbij wordt op een schaal aangegeven in hoeverre aan de vraag of eis wordt voldaan. 4. Meerkeuze. Er worden meerdere antwoordmogelijkheden geboden in situaties waar alle of de meest voorkomende reacties bekend zijn. Meestal moet een cate gorie 'overig' in dit type van controlelijst worden opgenomen, waarin onvoor ziene antwoorden als vrije tekst kunnen worden ingevuld. 5. Vragenlijst. Er worden vragen gesteld waarop een kort antwoord wordt verwacht. Voor langere antwoorden is vaak een veld voor opmerkingen opgenomen in deze lijsten. Deze vragen kunnen een gesloten of een open karakter hebben. 6. Vertakt of onderling verbonden, ook wel bekend als beslisboom. Een opeenvolgen de serie van vragen, waarbij op basis van één antwoord opties worden verstrekt in de vorm van takken of verbindingen. Elke keus van reactie wordt beperkt door het vorige antwoord. De structuur voor reactie is opeenvolgend. Een bekend voorbeeld hiervan in Nederland is de zogenaamde werknemersverklaring. Veel checklists zijn combinaties van deze typen. Meestal worden dan optionele, alter natieve en meerkeuze elementen afwisselend in één checklist gebruikt. Op een andere manier combineert de checklist 'Zelfevaluatie Informatiehuishouding' van het Gemeentearchief Rotterdam de typen optioneel en gradueel.8 Eerst wordt met een keuze ja/nee aangegeven of de onderzochte organisatie voldoet aan een bepaalde regel, doordat de afspraken hierover zijn vastgelegd. Daarna wordt bij elke keuze aan gegeven hoe in de organisatie met deze afspraken wordt omgegaan. Elk gecontroleerd punt kent op deze manier zowel een optioneel als een gradueel element. PAUL HUISMANS EN INGMAR KOCH 1 John Schamel, How the Pilot's Checklist Came About, http://www.atchistory.org/History/checklst.htm geraadpleegd op 2 april 2012. 2 Atul Gawande,'The Checklist. If something so simple can transform intensive care, what else can it do?', The New Yorker, http://www.newyorker.com/reporting/2007/12/10/071210fa_fact_gawande#ixzz0oyK6Sins, geraadpleegd op 2 april 2012. 3 http://en.wikipedia.org/wiki/Checklist, geraadpleegd op 2 april 2012. 200 PAUL HUISMANS EN INGMAR KOCH EFFE CHECKEN! 4 http://nl.wikipedia.org/wiki/Controlelijst, geraadpleegd op 2 april 2012. 5 http://de.wikipedia.org/wiki/Fragenkatalog, geraadpleegd op 2 april 2012. 6 Gris Seoane, P.J., 'Use and limitations of checklists. Other strategies for audits and inspections' in The Quality Assurance Journal, 2001, p. 133-136; A.J.G. Driessen en A. Molenkamp, Operational auditing: een managementkundige benadering van internal auditing, Deventer, 20043 (1993 J1, p. 298-300. 7 Erfgoedinspectie, Eisen te stellen aan een DMS/RMA in 100 vragen, Word versie 0.5, d.d. 8 augustus 2006, vraag 10. 8 http://appl.gemeentearchief.rotterdam.nl/vzi/index.cfm?itm_id=27; geraadpleegd op 2 april 2012. 201

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 102