Van documenten naar records
VERGEZICHT
Primair of secudair proces
Data/gegevens
vorm en inhoud
Informatie
systeem
Context
creëren, ontvangen
Contextualiseren
plaatsen binnen proces,
documenteren
Decontextualiseren
ontrekken aan het proces
Informatie
object
vorm en inhoud
(Re)contextualiseren
opslaan
Archivering
systeem
Archiefstuk
vorm en inhoud
Archief
bestanddeel
vorm en inhoud
Archief-
aggegatie
vorm en inhoud
Re-contextualiseren
ontvangen, (her)ontsluiten,
(her) ordenen, (her) klasseren,
(her) classificeren, bergen
Betrouwbaarheid
Decontextualiseren
waarderen, aanmerken als
archiefstuk, 'verplaatsen'
van informatiesysteem
naar archiveringsysteem
Recontextualiseren
'ontvangen' in
archiveringsysteem vanuit
informatiesysteem
Contextualiseren
ontsluiten, ordenen, klasseren,
classificeren, bergen
De-contextualiseren
waarderen, selecteren, verwijderen
(verplaatsen, vernietigen,
overbrengen, vervreemden, aan
derden in beheer geven),
reproduceren, vervangen
Juridisch
bewijs
Authenticiteit
Bepalingen
in wet- en
regelgeving
Integriteit
Bruikbaarheid
Diagram i. Gegevens in omgeving en kwaliteit. Relatie werkproces, informatiesysteem en archiveringsysteem.
De vier kwaliteitsaspecten overeenkomstig betekenis daarvan in NEN-ISO 15489-1.
16
HANS WAALWIJK HET OBJECT VAN ARCHIEFTOEZICHT
inrichting van registraturen, om vervolgens het 'oude' materiaal van het 'heel-oude'
materiaal te scheiden. De registratuur is dan het 'oud-archief' van de administratie,
het archief als het 'oud-archief' van de registratuur. Terug naar de natuur.
Jean-Jeacques Rousseau zal glimlachen,8 Hilary Jenkinson mag zich in zijn graf
omdraaien.9 Het beheren van digitale archieven bij een archiefbewaarplaats als
archivistisch cultureel erfgoed kan niet zonder kennis van de administratie en van
de betreffende stukken in context. Juridische kennis is daarbij mijns inziens onont
beerlijk. Een open deur natuurlijk, maar kennelijk is een en ander lang niet altijd
gemeengoed voor professionals aan beide zijden van de waterscheiding tussen
administratie en openbaar archiefwezen.
Ondanks het gebruik van het begrip records in de Engelstalige archiefliteratuur voor
'modern archives' en het onderschrijven van het belang van veelvuldig contact tussen
'record creator' en 'archivist' door Theodore Schellenberg,10 lijkt het er op dat het
gebruik van het begrip records binnen de informatie- en communicatietechnologie
(ICT) en de introductie en implementatie van ICT in de Nederlandse samenleving
de trigger is om dit tamelijk abstracte en moeilijk in het Nederlands te vertalen
begrip te gaan hanteren.
Verschillende pogingen om het begrip records te vertalen ten spijt,11 moet worden
vastgesteld dat records als term niet alleen als archiefstuk is te gebruiken, maar ook
naast het begrip archief, archiefstuk, archief gegevens is komen te staan. In ieder
geval kan worden geconstateerd dat het in het Nederlands wat abstracte begrip in
relatie wordt gebracht met techniek en digitaal archiefbeheer. Archiefbeheer dat
alsdan weer een relatie heeft met (kantoor)automatisering en de automatisering
van workflow. We zijn digitaal!
Met deze verschuiving van het obj eet van archivering van document naar record,
mogelijk van archief naar gegevens, van analoog naar digitaal, van berg- en opslag
ruimte naar e-depot, van beheer in een 'eigen' omgeving naar een post-custodial en
zelfs een non-custodial omgeving, ligt abstractie van het object van inspectie ook voor
de hand. Gememoreerd is al dat als er niets gebeurt, de samenleving op den duur aan
het dementeren slaat.12 Op den duur? Het proces van automatisering is al in de jaren
1970 begonnen "en er is al heel veel weg", zo is te lezen in menig inspectierap
port (van rekenkamer tot archiefinspectie).
8 De door de Geneefse filosoof en 'verlichter' Jean-Jacques Roussau (1712-1778) letterlijk bedoelde 'terugkeer
naar de natuur' hier in overdrachtelijke zin opgevat.
9 De Britse archivaris Hilary Jenkinson (1882-1961) was van mening dat 'het archief' zich niet diende te
bemoeien met 'de administratie'. Dat is althans een aspect van zijn visie op het archiefbeheer in de Manual
of Archive Administration uit 1922.
10 Zie het hoofdwerk van de Amerikaanse archivaris Theodore Schellenberg (1903-1970); T.R. Schellenberg,
Modern Archives. Principles and Techniques, Melbourne, 1958 [1956], p. 15-16.
11 Bijvoorbeeld: Peter Horsman, 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard' in P.J. Horsman,
F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (Red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, Jaarboek 1999 van
de Stichting Archiefpublicaties, 's-Gravenhage, 1999, p. 231-242; aldaar p. 239; Peter Horsman, 'Engelstalige
archieftermen in het Nederlands verklaard' in Theo Thomassen, Bert Looper, Jaap Kloosterman (Red.),
Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven, Jaarboek 2001 van de Stichting Archiefpublicaties,
's-Gravenhage, 2001, p. 259-267, aldaar p. 265; A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en
Vlaanderen, 's-Gravenhage, 2003, bijlage: Vertaling van enkele Engelse termen.
12 Ik ga hier maar voorbij aan de discussie of de woorden "dementerende overheid" van het in noot 6 genoemde
rapport van de Rijksarchiefinspectie gelukkig gekozen zijn. Zie hiervoor in ieder geval Kamerstukken II
2004/2005, 29 800 VIII, nr. 233, p. 3 en p. 5.
17