Aan de 24 archiefdiensten met een acquisitieprofiel zijn vervolgens nog een aantal
vragen voorgelegd over de manier waarop het in de praktijk wordt gebruikt. De eerste
vraag betrof de doelgroep van het acquisitieprofiel. Hierbij hadden de deelnemers
aan de vragenlijst de keuze uit één of meer van drie antwoorden, namelijk: het acqui
sitieprofiel is bedoeld ter informatie van de eigen medewerkers, ter informatie van de
eigenaars van particuliere archieven of ter informatie van andere archiefdiensten.
Uit de antwoorden blijkt dat alle 24 acquisitieprofielen zijn bedoeld voor de mede
werkers van de eigen archiefdienst. De profielen zijn beduidend minder bedoeld voor
extern gebruik. Er zijn 9 archiefdiensten (of 38%) waarbij het acquisitieprofiel ook
bedoeld is ter voorlichting van de eigenaars van particuliere archieven. Voor de
eigenaars van particuliere archieven kan een dergelijk document van belang zijn, om
van te voren te kunnen bepalen of ze met hun archief bij een bepaalde archiefdienst
terechtkunnen. Bij slechts 4 van de 24 (17%) is het ook bedoeld ter informatie van
andere archiefdiensten. Voor andere archiefdiensten kan het handig zijn om van het
acquisitiebeleid van andere diensten af te weten, om doublures of juist hiaten te
voorkomen.
De deelnemende archiefdiensten met acquisitieprofiel is daarnaast gevraagd in hoe
verre er in de praktijk van het acquisitieprofiel gebruik wordt gemaakt. Ook dit was
een meerkeuzevraag, waarbij kon worden aangegeven of er vaak, regelmatig, weinig
of vrijwel niet van het profiel gebruik wordt gemaakt. Geen van de archiefdiensten
koos voor deze laatste mogelijkheid. De helft van de respondenten gebruikt het
acquisitieprofiel regelmatig, bij zeven archiefdiensten (29%) wordt weinig gebruik
gemaakt van het profiel en bij een minderheid van vijf van de archiefdiensten (21%)
wordt het acquisitieprofiel vaak gebruikt.
Vervolgens is de archiefdiensten gevraagd waar het acquisitieprofiel in de praktijk
voor gebruikt wordt. Hierbij kon weer worden gekozen uit één of meer van vijf moge
lijke antwoorden, te weten: voor passieve acquisitie, voor actieve acquisitie, om te
bepalen welke archieven voor dequisitie (afstoting) in aanmerking komen, het
wordt door eigenaars van particuliere archieven geraadpleegd of voor nog (vrij in te
vullen) andere doeleinden. Uit de antwoorden blijkt dat de belangrijkste functie van
de acquisitieprofielen is voor passieve en actieve acquisitie. Elk van de profielen
wordt voor tenminste één van deze twee doeleinden gebruikt, en een meerderheid
van veertien (58%) voor beide. Vijf archiefdiensten (21%) gebruiken het profiel
alleen voor actieve acquisitie, en weer vijf alleen voor passieve acquisitie. Omdat een
acquisitieprofiel een beeld geeft van wat een archiefdienst wel en niet in huis wil
hebben kan het ook gebruikt worden voor dequisitie, namelijk het afstoten van
archieven die niet in de collectie thuis horen. De helft van de acquisitieprofielen
wordt daar dan ook in de praktijk voor gebruikt. Een andere manier waarop de acqui-
sitieprofielen gebruikt kunnen worden is om eigenaars van particuliere archieven te
informeren. Zoals hierboven bij de doelgroepen van acquisitieprofielen te lezen was
is het profiel bij negen archiefdiensten onder andere hiervoor bedoeld. Er zijn echter
slechts twee archiefdiensten (8%) waarbij het profiel in de praktijk daadwerkelijk
door eigenaars van particuliere archieven wordt geraadpleegd. Eén archiefdienst
(4%) gebruikt het nog voor een ander doeleinde, namelijk als voorbeeld voor andere
archiefdiensten en voor een cursus aan de archiefschool.
Onderlinge afstemming
De Raad voor Cultuur pleit in haar besteladvies uit 2010 voor samenwerking bij
acquisitie door onderlinge taakverdeling en concentratie op bepaalde gebieden, om
onnodige doublures te voorkomen.9 Samenwerking kan onderlinge concurrentie
tussen instellingen voorkomen en een evenwichtiger spreiding van het bezit van
particuliere archieven bewerkstelligen.10 Afstemming is niet alleen nodig tussen
archiefdiensten onderling, maar ook met categoriale instellingen.
Om te bepalen in hoeverre er al sprake is van samenwerking, is aan de onderzochte
archiefdiensten de vraag voorgelegd of zij in hun acquisitieprofiel rekening gehouden
hebben met het acquisitiebeleid van andere archiefdiensten. Dat is bij 14 van de 24
archiefdiensten, oftewel 58% het geval. In een daaropvolgende vraag is aan deze 14
archiefdiensten middels een open vraag verzocht toelichting te geven over de manier
waarop dit is gebeurd. Uit de antwoorden blijkt dat de afstemming vooral plaats
vindt op basis van geografische factoren. De helft van de veertien archiefdiensten
geeft aan dat de acquisitie gericht is op het eigen geografische werkgebied. Archieven
die geen betrekking hebben op het eigen werkgebied komen niet voor acquisitie in
aanmerking en worden eventueel doorverwezen naar een andere archiefdienst. Een
aantal archiefdiensten noemt daarnaast provinciale convenanten die de acquisitie
tussen archiefdiensten binnen een provincie regelen. Verder wordt door twee
diensten gekeken naar het belang van het aangeboden archief: alleen archieven van
lokaal, regionaal of landelijk belang komen voor acquisitie in aanmerking.
Thematische factoren worden aanzienlijk minder, slechts twee maal, genoemd. De
afweging of een archief moet worden geacquireerd dat geografisch gezien wel onder
het werkgebied valt, maar thematisch gezien wellicht beter bij een daarop gespeciali
seerde archiefdienst of categoriale instelling terecht kan is lastig. Uit de antwoorden
wordt niet precies duidelijk hoe daarmee om wordt gegaan. Twee archiefdiensten
geven expliciet aan dat bij het opstellen van het plan gekeken is naar de acquisitiepro
fielen van andere archiefdiensten, een andere geeft aan te hebben gekeken naar het
verzamelbeleid van andere instellingen. Uit de bronvermeldingen bij sommige acqui
sitieprofielen blijkt echter dat het aantal archiefdiensten dat in ieder geval gekeken
heeft naar de acquisitieprofielen van anderen groter is dan alleen deze drie.
Effectiviteit
Een belangrij k doel van de vragenlij st was te onderzoeken hoe het zit met de effecti
viteit van acquisitieprofielen. Het is lastig daar een concreet antwoord op te geven.
Daarom is in de eerste plaats gekeken naar de invloed van acquisitieprofielen op de
samenstelling van de collectie. De respondenten konden aangeven in hoeverre de
samenstelling van hun collectie is beïnvloed door het acquisitieprofiel: sterk, rede
lijk, weinig, niet of onbekend. Uit de antwoorden blijkt dat de acquisitieprofielen wel
degelijk hebben bijgedragen aan de samenstelling van de collectie, hoewel de mate
waarin verschilt. Van de 24 archiefdiensten antwoordden er twee (8%) dat de
samenstelling van hun collectie sterk beïnvloed is door het acquisitieprofiel. Dertien
archiefdiensten (54%) zijn van mening dat de invloed van het profiel redelijk was.
Acht archiefdiensten (33%) antwoordden dat de samenstelling van de collectie
slechts weinig werd beïnvloed, bij één archiefdienst was de invloed onbekend.
MAATSCHAPPELIJK EN PARTICULIER ARCHIEF
88
CAROLINE DE HART EEN KWESTIE VAN KIEZEN
9 Raad voor Cultuur, Besteladvies Archieven, 's-Gravenhage, 2010, p. 11.
10 Bongenaar, H., Beschermingsmogelijkheden voor particuliere archieven, Leiden, 2011
(ongepubliceerde doctoraalscriptie, online te raadplegen in de scriptie databank van de UvA:
www.scriptiesonline.uba.uva.nl/), p. 37.
89
